E-Mailversand über Mailinglisten (Mailman)

Anwendungsszenarien

Mailman-Mailinglisten sind geeignet für:

• Gezielte Verteilung von Information an relativ feste Personenkreise innerhalb und außerhalb der Universität (z.B. für Veranstaltungsinformationen, Bekanntmachungen oder regelmäßige Newsletter)
• Versand von E-Mails an größere Adressatenkreise (Arbeitsgruppen, Institute, studentische Initiativen) über eine spezielle Mail-Adresse ohne jeden einzelnen Empfänger zu adressieren.
• E-Mail-Kommunikation innerhalb einer geschlossen Gruppe
  

Diese eignen sich nicht für:

• Austausch von größeren Datenmengen (siehe Uni-Cloud)
  
• gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten (siehe Confluence - Wissensspeicher und Teamplattform)
• gemeinsame Nutzung einer funktionsgebunder E-Mail-Adresse (siehe Account für funktionsgebundene Zwecke)
• Senden einer Rundmail an eine bestimmte Personengruppe der Universität (siehe Mailverteiler (Cumulus))

Verantwortlichkeiten

Wir bieten Ihnen:

• Bereitstellung einer Weboberfläche für den administrativen Zugang zur Konfiguration der Mailingliste und zum Verwalten von Mitgliedern der Mailingliste
• Support bei Fragen und Problemen
• regelmäßige Wartung und Aktualisierung des Dienstes

Bitte beachten Sie:

• Als Inhaber der Mailingliste sind Sie für die Freischaltung von Mitgliedern selbständig verantwortlich
• Moderierte Listen umfassen eine inhaltliche Freigabe von Nachrichten und eingehende E-Mails müssen von den berechtigten Moderatoren freigeschaltet werden
• Mailinglisten dürfen ausschließlich für Aufgaben in Studium, Lehre, Forschung, Verwaltung oder sonstige universitätsinterne Angelegenheiten genutzt werden.

Nutzerdaten

Sicherung und Wiederherstellung

• Die an die Mailingliste geschickte E-Mail wird im Normalfall sofort zugestellt. Das URZ hält standardmäßig keine Sicherungen der gesendeten E-Mails vor. Die an den Verteiler verschickte E-Mail liegt im Posteingang/-ausgang der Absender und Empfänger und unterliegt dem dortigen Datensicherungskonzept
• Jede Mailingliste kann mit einer Archivfunktion versehen werden. E-Mails können dann über die Weboberfläche für den administrativen Zugang eingesehen werden
• Mit dem Löschen der Mailingliste werden alle Informationen zu den Mitgliedern und bei aktivierter Archivfunktion alle archivierten Mails gelöscht

Datenschutz und Informationssicherheit

• Je nach Konfiguration der Mailingliste sind die E-Mail-Adressen der Mitglieder für alle Mitglieder der Mailingliste einsehbar.
• Es besteht die Möglichkeit, dass der Administrator der Liste die E-Mail-Adressen der Mitglieder für alle eingeloggte Nutzer einsehbar schaltet.

Lebenszyklus von Inhalten

• Der administrative Zugang ist an die Gültigkeit Ihres Uni-Accounts gebunden. Nach Ablauf Ihres Uni-Accounts (z.B. nach Exmatrikulation oder Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses) werden alle dem Account zugehörigen Mailinglisten, inkl. aller Informationen zu den Mitgliedern und ggf. archivierte Mails gelöscht. Die Daten werden nicht gelöscht solange es einen weiteren zuständigen Administrator mit gültigem Uni-Account gibt.

Hilfe und Support

Onlineanfragen: Hier geht's zum URZ Service Desk