Zusammenfassung
Sie möchten im Team wichtig Informationen bündeln, Aufgaben teilen oder eine E-Mail-Adresse für dienstliche Tätigkeiten gemeinsam nutzen? Der funktionsgebundene Account ist vergleichbar mit Ihrem persönlichen Account, ist jedoch nicht personengebunden und kann für bestimmte Tätigkeiten (z. B. gemeinsame E-Mail-Nutzung im Sekretariat, eines Projekts oder eines Ausschusses) von mehreren Personen verwendet werden.
Die Verwendung eines funktionsgebundenen Accounts ist nur Beschäftigten der Universität vorbehalten. Anderen Universitätsangehörigen kann in begründeten Ausnahmefällen ein funktionsgebundener Account bereitgestellt werden. Die Benennung einer für den Account verantwortlichen Person ist zwingend erforderlich. Die verantwortliche Person darf die Zugangsdaten an andere Personen weitergeben, muss jedoch jederzeit wissen, wer die Zugangsdaten zum Account besitzt.
- Institute
- Einrichtungen und Gremien (z.B. Fachschaftsräte)
- Arbeitsbereiche
- Gruppen (z.B. Projekte)
- Sekretariate
Gründe für einen funktionsgebundenen Account
Folgende Aspekte können u.a. für einen Funktionalaccount sprechen:
- Grundsätzlich wird durch institutionelle Accounts die Aufgabenteilung und der Informationsfluss innerhalb eines Teams bzw. eines Bereichs erleichtert.
- Gerade der einheitlicher Zugriff auf Anwendungen oder Hardware ist dabei besonders relevant, da flexibel auf eine geänderte Situationen reagiert werden kann. Beispielsweise kann eine Krankheits- / Urlaubsvertretung ohne größeren technischen Aufwand umgesetzt werden.
- Die Bearbeitung von E-Mails gewinnt an Bedeutung, je mehr E-Mails eintreffen. Ohne einen aussagekräftigen Betreff oder einer entsprechenden Kennzeichnung sind Zuordnungen mit Aufwand möglich. Über eine funktionsgebundene Email-Adresse gehen Nachrichten zentral ein, können von allen Berechtigten eingesehen und je nach Schwerpunkt bearbeitet werden.
- Durch die Hinterlegung von spezifischen Rechten können funktionsgebundene Accounts die Rechteverwaltung maßgeblich vereinfachen.
Beantragung von Funktional-Accounts
Die Beantragung von funktionsgebundenen Accounts für Einrichtungen und Instituten erfolgt über das ServiceDesk-Formular "Account für funktionsgebundene Zwecke" .
Wechsel des Login-Verantwortlichen
Bei der Beantragung des Funktionalaccounts wird ein Login-Verantwortlich vermerkt. Sollte ein Wechsel nötig sein, kann dies über das ServiceDesk-Formular "Account für funktionsgebundene Zwecke" mitgeteilt werden. Hierfür sollten die entsprechenden Daten des neuen Login-Verantwortlichen und der betroffenen Account vermerkt werden.
Titel: "Account für funktionsgebundene Zwecke"
Stand: 21.11.2023
