Zum Senden von E-Mails / Rundmails an eine bestimmte Gruppe von Empfängern innerhalb der Universität erzeugt das Universitätsrechenzentrum für Sie Mailverteiler über verschiedene Eigenschaften der Adressaten (z.B. Studierende, Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter einer bestimmten Fakultät). Bitte beachten Sie, dass für Mailverteiler dieser Art eine Genehmigung erforderlich ist!

Zugang

Nach Genehmigung durch:

leiten Sie bitte die Genehmigungsmail und folgende Informationen an cumulus@uni-jena.de weiter:

  1. Name des Verteilers (mit Bezug zu Ihrer Einrichtung und der Zielgruppe, z.B. „Erstsemester_Dezernat1“. Der Name wird ggf. unsererseits angepasst)
  2. Verantwortlicher und Ansprechpartner für den Verteiler (Name und E-Mailadresse)
  3. Gültigkeitsdauer des Verteilers (z.B. Datum, 1 Woche, etc.)
  4. Absenderadresse
  5. Antwortmöglichkeiten (z.B. keine Antwort möglich, Antwort an Verantwortlichen, Antwort an Absender, etc.)
  6. Empfängergruppe (z.B. Mitarbeiter, Studierende einer bestimmten Fakultät, etc.)


Anwendungsszenarien

Der Cumulus-Mailverteiler ist geeignet für:

  • gezielte Verteilung von Informationen an bestimmte Personengruppen (z.B. Studierende, Mitarbeitende oder Mitarbeitende einer bestimmten Fakultät) oder gar an alle Angehörige der Universität

Dieser eignet sich nicht für:

  • Versenden von Informationen an externe Personen ohne eine Mail-Adresse der Uni Jena
  • E-Mail-Kommunikation innerhalb einer geschlossen Gruppe (siehe E-Mailversand über Mailinglisten)
  • Austausch von größeren Datenmengen (siehe Uni-Cloud)
  • gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten (siehe Confluence - Wissensspeicher und Teamplattform)

Verantwortlichkeiten

Wir bieten Ihnen:

  • Mailverteiler nach individueller Zusammenstellung von Angehörigen der Friedrich-Schiller-Universität Jena (ausschließlich an @uni-jena.de Mailadressen)

Nach ergfolgreicher Beantragung erhalten Sie von uns eine Nachricht mit den Daten des Mailverteilers und der für Sie erstellten E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre Rundmail senden können. Bitte heben Sie diese Mail auf und leiten Sie sie ggf. an Ihre Vertretung weiter.

Nach dem Versand Ihrer E-Mail erhalten Sie zwei weitere E-Mails von uns: Ihre Original-E-Mail und eine E-Mail mit einem Freigabe-Link. Erst nachdem Sie die Freigabe erteilt haben, beginnt der Versand der Rundmail. Nach dem Versand der E-Mail an alle Personen des Verteilers wird Ihnen eine Statusmail zugesendet. Sollten Sie nicht selbst für die Freigabe Ihrer Runsmail zuständig sein, wird das vom Cumulus-Team übernommen und Sie erhalten lediglich die Statusmail.

Das URZ empfiehlt die Einstellung von Antwort-E-Mails an eine personengebundene E-Mail-Adresse und nicht an die Verteiler-E-Mail-Adresse, da sonst die Möglichkeit besteht, dass Antwortmails im Spamordner zugestellt werden. 

Bitte beachten Sie:

  • Mailverteiler, welche Mitarbeitende als Zielgruppe haben, müssen über den Kanzler oder seine Vertretung beantragt werden.
  • Für Studierende wenden Sie sich bitte an das Dezernat 1.

Anwendungsszenarien

Der Cumulus-Mailverteiler ist geeignet für:

  • gezielte Verteilung von Informationen an bestimmte Personengruppen (z.B. Studierende, Mitarbeitende oder Mitarbeitende einer bestimmten Fakultät) oder gar an alle Angehörige der Universität

Dieser eignet sich nicht für:

  • Versenden von Informationen an externe Personen ohne eine Mail-Adresse der Uni Jena
  • E-Mail-Kommunikation innerhalb einer geschlossen Gruppe (siehe E-Mailversand über Mailinglisten)
  • Austausch von größeren Datenmengen (siehe Uni-Cloud)
  • gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten (siehe Confluence - Wissensspeicher und Teamplattform)

Verantwortlichkeiten

Wir bieten Ihnen:

  • Mailverteiler nach individueller Zusammenstellung von Angehörigen der Friedrich-Schiller-Universität Jena (ausschließlich an @uni-jena.de Mailadressen)

Nach ergfolgreicher Beantragung erhalten Sie von uns eine Nachricht mit den Daten des Mailverteilers und der für Sie erstellten E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre Rundmail senden können. Bitte heben Sie diese Mail auf und leiten Sie sie ggf. an Ihre Vertretung weiter.

Nach dem Versand Ihrer E-Mail erhalten Sie zwei weitere E-Mails von uns: Ihre Original-E-Mail und eine E-Mail mit einem Freigabe-Link. Erst nachdem Sie die Freigabe erteilt haben, beginnt der Versand der Rundmail. Nach dem Versand der E-Mail an alle Personen des Verteilers wird Ihnen eine Statusmail zugesendet. Sollten Sie nicht selbst für die Freigabe Ihrer Runsmail zuständig sein, wird das vom Cumulus-Team übernommen und Sie erhalten lediglich die Statusmail.

Das URZ empfiehlt die Einstellung von Antwort-E-Mails an eine personengebundene E-Mail-Adresse und nicht an die Verteiler-E-Mail-Adresse, da sonst die Möglichkeit besteht, dass Antwortmails im Spamordner zugestellt werden. 

Bitte beachten Sie:

  • Mailverteiler, welche Mitarbeitende als Zielgruppe haben, müssen über den Kanzler oder seine Vertretung beantragt werden.
  • Für Studierende wenden Sie sich bitte an das Dezernat 1.

Nutzerdaten

Sicherung und Wiederherstellung

  • Die an den Mailverteiler geschickte E-Mail wird im Normalfall sofort zugestellt. Eine dauerhafte Speicherung oder Archivierung der E-Mail durch das URZ erfolgt nicht
  • Die an den Verteiler verschickte E-Mail liegt im Posteingang/-ausgang der Absender und Empfänger und unterliegt dem dortigen Backup-Konzept

Datenschutz und Informationssicherheit

  • nicht zutreffend

Lebenszyklus von Inhalten

  • Die Funktion des Versenden an den Mailverteiler besteht entsprechend der Angaben der Beantragung in Punkt: Gültigkeitsdauer des Verteilers 
  • Mailverteiler können nach diesem Zeitpunkt auf Anfrage an cumulus@uni-jena.de und erneuter Genehmigung wieder reaktiviert werden



Hilfe und Support

Onlineanfragen: Hier geht's zum URZ Service Desk

Adresse:

            Eingang B, Raum 1209
            Ernst-Abbe-Platz 4
            07743 Jena

Telefon: +49 3641 9-404777

Öffnungszeiten: Mo.-Fr. von 7:30 – 21:30 Uhr

Weitere Informationen:

Anlaufstellen für Fragen, Hilfe und Support

Link zur Nutzerordnung des Universitätsrechenzentrums (Anmeldung notwendig)

Betriebs- und Servicezeiten

  • Betriebszeiten: 24 x 7 x 365

  • Servicezeiten: Mo. – Do. 8:30-15:00 Uhr, Fr. 8:30-13:00 Uhr

  • Wartungsfenster: Mittwoch 17:00-22:00 Uhr, Donnerstag 6:30-10:30 Uhr


Titel: "Mailverteiler (Cumulus)"

Stand: 12.09.2023

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