Kontakt

Der Block »Kontakt«stellt eine kompakte Übersicht über Mitarbeitende dar. Er ist mit der Mitarbeiterdatenbank der Universität Jena verbunden. Dies erspart einerseits Ihnen die Arbeit, alle Daten einer Person händisch eingeben zu müssen. Zusätzlich wird stets Aktualität der Kontaktblöcke gewährt, da sich die Angaben in den Kontaktblöcken automatisch aktualisieren, sobald sich diese in der Mitarbeiterdatenbank ändern.

INHALTSVERZEICHNIS

Verwendung

Leichte und aktuelle Darstellung von Mitarbeitenden: Der Block »Kontakt« ist mit der Mitarbeiterdatenbank der Universität Jena verbunden. Dies erspart einerseits Ihnen die Arbeit, alle Daten einer Person händisch eingeben zu müssen. Zusätzlich wird stets Aktualität der Kontaktblöcke gewährt, da sich die Angaben in den Kontaktblöcken automatisch aktualisieren, sobald sich diese in der Mitarbeiterdatenbank ändern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Fügen Sie den Block Kontakt hinzu - und rufen Sie für weitere Bearbeitung das Einstellungsmenü auf (Zahnradsymbol).
2. Unter dem Feld »Typ« können Sie nun zwischen zwei Kontakten wählen: interner Kontakt (@uni-jena.de E-Mail Adresse) und externer Kontakt (keine @uni-jena.de E-Mail Adresse).
3. Interne Miterarbeitende/ interner Kontakt

   •  Suchen Sie die jeweilige beschäftigte Person aus, indem Sie das Feld »Suchbegriff« mit dem Vor- und Nachnamen der gewünschten Person ausfüllen und auf »Suchen« klicken. 
   • War die Suche erfolgreich, ist das Feld »Mitarbeiter« grün umrandet und Ihnen werden alle Mitarbeitende mit dem eingegebenen Vor- und Nachnamen aufgelistet. Sollte die Suche nach Mitarbeitenden nicht erfolgreich gewesen sein, wird das Feld rot umrandet.
   • Wählen Sie die richtige Person aus, indem Sie auf den Pfeil neben »Mitarbeiter« klicken. 
   • Es erscheint das Dropdownmenü »Institution«. Dort wählen Sie die Institution der beschäftigten Person aus, für die die entsprechenden Kontaktdaten angezeigt werden sollen. Besonders wichtig ist das für Mitarbeitende, die mehreren Institutionen zugeordnet sind.
     
     • Es erscheint nun die Checkbox »Einrichtung anzeigen«. Aktivieren Sie diese, um die Institution der mitarbeitenden Person im Kopf des Kontaktblocks anzuzeigen.
   • Optional können Sie die Felder Thema, Subthema, Funktion und Alternative E-Mail befüllen. Das Feld Funktion wird automatisch mit dem Inhalt ausgefüllt, den Sie in der Mitarbeiterdatenbank angegeben haben. Sie können diesen aber hier im Feld überschreiben.
   • Klicken Sie nun auf »Übernehmen«, um den Kontaktblock zu erstellen.
   • Sie sehen nun den Kontaktblock mit den Kontaktdaten der gesuchten Person und einen Link zum Lageplan, sofern für die mitarbeitende Person ein Büro eingetragen wurde.
4. externe Mitarbeitende/ externer Kontakt

   • Es öffnet sich ein Dialogfenster mit den Reitern »Allgemein«, »Kontakt« und »Adresse«.
   • Alle Felder sind Freitextfelder und können nach Belieben ausgefüllt werden.
   • Alle Felder (außer Name, Vorname und E-Mail-Adresse) sind grundsätzlich optionale Felder. Teilweise sind sie aber voneinander abhängig. Das heißt, wenn Sie in der Adresse z.B. das Feld »Straße« ausfüllen oder den Haken bei Lageplan setzen, werden die Felder »Postleitzahl« und »Ort« automatisch zu Pflichtfeldern.
   • Sie haben bei einem externen Kontakt die Möglichkeit, einen Link zu Ihrer Einrichtung einzufügen. 
     Wählen Sie dazu aus, ob Sie einen internen oder externen Link einfügen möchten.
     • interner Link:
       Wählen Sie eine Zielseite aus dem Seitenbaum Ihres Mandanten aus. Sie können über das Feld »Erweiterung« eine bestimmte Stelle auf Ihrer Zielseite verlinken.
     • externer Kontakt:
       Tragen Sie die vollständige URL Ihrer Zielseite im Feld »Link« ein.
5. Sie haben dann die Wahl zwischen vier verschiedenen Designs. Das Design bestimmt, welche Angaben angezeigt werden. Die Möglichkeit der Designauswahl dient der Übersichtlichkeit und somit auch der Benutzerfreundlichkeit Ihrer Seite. Wählen Sie daher nur das Design aus, welches die für Sie relevanten Informationen darstellt. 
   
   1. Automatisch

      Bei dem Design »Automatisch« werden alle vorhandenen Informationen angezeigt. Dadurch kann das Aussehen des Blocks je nach Person variieren. 

   2. Small, Medium und Large

      Bei diesen Designs werden nur spezifische Informationen angezeigt (siehe Tabelle). Jedoch nur, wenn diese eingetragen wurden.

6. Sie können zudem ein Kontaktbild einfügen. Die Vorgehensweise ist für interne und externe Mitarbeitende identisch:
   • Bitte gehen Sie in den Multimediabereich Ihres Mandanten. Sie finden dort den Ordner »Mitarbeiterfotos«. Laden Sie bitte ein Bild der gewünschten Person in diesen Ordner.
   • HINWEIS: Urheberrecht beachten!
   • Bearbeiten Sie nun das Originalbild (keinen Ausschnitt erstellen!) und schneiden es oben links auf die Größe »Portrait - 7:9« zurecht.
   • Gehen Sie in den Reiter »Information« und geben dem Bild als Namen die E-Mail-Adresse der abgebildeten Person.
   • Das Bild wird nun vom Kontaktblock automatisch erkannt und eingefügt.

Informationen je Design

Anwendungsbeispiele

Zusätzliche Hinweise 

Alternative Blöcke

Alternativ zum ... sind folgende Blöcke unter bestimmten Voraussetzungen zur Darstellung Ihrer Informationen ebenfalls geeignet:

• Block X

  Beschreibung von Block X

Ergänzende Beiträge

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