Zur Verbesserung der langfristigen Gültigkeit aller CMS-Links wird die URL-Generierung am umgestellt. In der Zeit von 7:00 – 10:00 Uhr wird dafür das Redaktionssystem gesperrt.
Die Änderung der URL-Generierung führt zu einer neuen URL-Struktur aller CMS-Links.
Bisher wird der vollständige Hierarchiepfad inklusive des Namens einer Seite in der URL abgebildet, sofern keine Meta-URL definiert wurde.
Das hat zur Folge, dass sich die URL einer Seite bei folgenden Aktivitäten im CMS ändert und dadurch bereits bestehende Links ggf. nicht mehr funktionieren:
- Eine Seite wird in der Seiten-Hierarchie der Homepage verschoben.
- Ein Seite wird umbenannt.
- Eine Seite erhält eine Meta-URL oder eine bestehende Meta-URL wird entfernt.
Da insbesondere die ersten beiden Punkte alltägliche Pflege-Aktivitäten darstellen, führen Verweislinks oft ins Leere, wenn sie bei o. g. Änderungen nicht ebenfalls angepasst werden.
Besonders Links außerhalb des CMS-Systems werden oder können bei solchen Änderungen häufig nicht berücksichtigt werden (PDF-Dokumente, Word-Dokumente, externe Systeme ...).
Dies führt im Laufe der Zeit dazu, dass immer mehr Links existieren, die nicht mehr gültig sind (sogenannte Dead Links). Dies ist nicht nur für alle Redakteure ärgerlich, sondern vor allem auch für alle Besucher unserer Seiten.
Um dies zu vermeiden und gleichzeitig Kurz-URLs zu ermöglichen, wird es Anpassungen in der URL-Struktur geben.
Anstatt den vollständigen hierarchischen Pfad einer Seite in einer URL abzubilden, wird ein eindeutiger Identifikator in die URL aufgenommen.
Der Name einer Seite bleibt in der URL weiterhin erhalten, wird aber zu einem optionalen Bestandteil.
| Ein konkretes Beispiel soll dies anhand der Startseite des Bereichs Webentwicklung und Webservices verdeutlichen: |
|---|
aktuelle URL (mit vollständigem Hierarchie-Pfad): |
zukünftige URL ab dem 04.06.2024 (mit eindeutigem Identifikator): |
Unabhängig davon, wo sich eine CMS-Seite im System befindet und wie sie im System benannt ist, kann die URL aufgrund des eindeutigen Identifikators (hier 10125) immer aufgelöst werden. Da der Namensbestandteil in der URL optional ist, kann die URL auch ohne ihn eindeutig aufgelöst werden. Daher wäre auch die folgende URL valide und würde zur o. g. Seite weiterleiten: https://uni-jena.de/10125
Dieser Umstand kann genutzt werden, um besonders kurze URLs auf externen (Social-)Plattformen oder Printmedien zu verteilen und somit nicht auf einen URL-Shortener angewiesen zu sein.
WICHTIG!
Um die Funktionalität bestehender URLs zu gewährleisten, werden diese auch weiterhin aufgelöst und auf die neue URL-Struktur umgeleitet.
Nach Änderung der URL-Struktur, wird empfohlen, nur noch die neue URL-Form zu verwenden, um dauerhafte URLs zu ermöglichen.
Eine Übersicht, über welche URLs eine Seite erreichbar ist, findet sich nach Einführung der neuen URL-Struktur im Redaktionssystem unter dem CMS-Reiter »URLs«.
URLs, die in absehbarer Zeit nicht mehr unterstützt werden, sind zusätzlich mit dem Label »veraltet« gekennzeichnet und sollten daher auch nicht in Umlauf gebracht werden.
Alle aufgeführten URL-Varianten funktionieren auch mit dem Präfix »www.« und leiten auf die neue URL-Form (ohne »www.«) weiter.
Die neue URL-Form wird nach wenigen Tagen/Wochen auch von Suchmaschinen wie Google oder Bing übernommen.
Bei Fragen zur URL-Generierung oder zum CMS im Allgemeinen wenden Sie sich bitte an den Service Desk.
Bei unseren regelmäßigen Überprüfungen haben wir festgestellt, dass Tausende von Dateien (Multimedia-Objekte) im CMS nicht mehr verwendet werden, aber dennoch die Ressourcen des Systems beanspruchen.
In der Regel handelt es sich dabei um Dateien, die nicht mehr benötigt werden, aber aus technischen Gründen vom CMS-System verwaltet werden müssen.
Dies führt zu einer erhöhten Belastung des CMS-Systems. Die Folge ist eine Verlangsamung des gesamten Systems für alle Redakteure.
Um dem entgegenzuwirken, werden ab dem nächsten Release (voraussichtlich am 06.02.2024) alle Dateien im Multimedia-Bereich, die folgende Kriterien erfüllen, automatisch in den Papierkorb verschoben:
- Datei ist in keine Webseite im Desktop-Bereich eingebunden (z. B. in Bildergalerie, Videogalerie etc.) UND
- Datei wurde seit mehr als einem Jahr nicht mehr aktualisiert / bearbeitet UND
- Datei ist seit mehr als einem Jahr inaktiv und somit außerhalb des redaktionellen Bereichs nicht zugänglich
Die Dateien verbleiben dann für weitere 90 Tage im Papierkorb, bevor sie endgültig gelöscht werden.
Jeder Redakteur hat die Möglichkeit, Dateien aus dem Papierkorb innerhalb des oben genannten Zeitraums wiederherzustellen.
Dieser Vorgang ist keine einmalige Aktion, sondern wird regelmäßig durchgeführt.
Die bisherige Dokumentation der CMS-Blöcke wurde in das Produkt Atlassian Knowledge Base überführt. In Zukunft wird auch die übrige CMS-Dokumentation in der Knowledge Base von Atlassian verwaltet.