Geschäftspartner werden ausschließlich im Dezernat 2 angelegt.

Bereits bei der Erstellung einer BANF wird ein Geschäftspartner benötigt. Besteht die Notwendigkeit einen neuen Geschäftspartner anzulegen, bitten wir Sie uns dies über das Ticketsystem anzuzeigen.

Es werden 2 Formulare zur Verfügung gestellt (natürliche Personen und Organisationen)

Das Antragsformular im Ticketsystem erreichen Sie unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/946

Alle im verganenen Jahr häufig genutzte Lieferanten sind zum 01.01.2024 in SAP hinterlegt worden. Insgesamt haben wir 4.500 Lieferantenkontakte angelegt. Sollte Ihr Wunschlieferant als sogenannter Geschäftspartner noch nicht in SAP angelegt sein, gehen Sie bitte wie beschrieben vor.

Anwendung für Vorgänge bei denen zu erwarten ist, dass Ein- und/oder Auszahlungen nur ein einziges Mal erfolgen werden z. B. bei der Auszahlung von Probandengeldern: Die Anwendungsfälle sind bitte direkt mit dem Dezernat Finanzen und Beschaffung, Abt. Finanzbuchhaltung, SG Debitoren/Kreditoren abzustimmen.

Ab dem 01.01.2024 werden die sogenannten Sammelanordnungen (bisheriges Verfahren) nicht mehr möglich sein. Dies wirkt sich auch auf den Prozess zur Vereinnahmung von Promotionsgebühren aus. Das zukünftige Vorgehen ist noch nicht abschließend geklärt. 

Übergangslösung:

Für die Promotionsgebühren, die gleich zu Beginn 2024 nach er bisherigen Vorgehensweise bei uns eingehen werden, soll der „Buchungsbegleitschein Einnahmen“ (abrufbar im HanFRIED unter HanFRIED/Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung/Ausgangsrechnungsbearbeitung) genutzt werden. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie – sobald Sie Kenntnis davon haben – den o.g. Buchungsbegleitschein ausgefüllt an das Dezernat 2 senden, damit der Zahlungseingang ordnungsgemäß verbucht werden kann

Grundsätzlich können nur PSP-Elemente bewirtschaftet werden, die auch ein Budget zugewiesen bekommen haben.
Zukünftig wird es in SAP eine sogenannte aktive Verfügbarkeitskontrolle (AVK) geben, welche dem Mittelbewirtschafter anzeigt, ob für den zu buchenden Vorgang genügend Budget vorhanden ist. 

Zur Produktivsetzung dieser Funktion (AVK) werden wir informieren.

Es gilt die Beschaffungsrichtlinie und der Anwendungshinweis in der jeweils aktuellen Version (HanFRIED):

• Beschaffungsrichtlinie: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/allgemeines-und-spezielles-hochschulrecht/spezielles-hochschulrecht-fsu-jena/richtlinien/beschaffungsrichtlinie.pdf
• Anwendungshinweis und Begleitschein Auslagenersatz: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13865&medialist_path=1%7C13835#block_body_1

Vorgehen zur Abrechnung:

• Einreichung des neuen Formulars für Auslagenersatz durch den Erstattungssuchenden zzgl. der buchungsbegründenden Unterlagen und Zahlungsnachweise als Scan über rechnungseingang@uni-jena.de
  • Formular "Begleitschein Anwendungshinweis" unter https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13865&medialist_path=1%7C13835#block_body_1
• Bitte reichen Sie das Formular mit den buchungsbegründungen Dokumenten als ein PDF an die o.g. E-Mail ein und erstellen Sie daas PDF mit dem Formular als erste Seite, damit die elektronische Verarbeitung nach Eingang Ihrer "Rechnung" störungsfrei erfolgen kann.
• Der Vorgang wird dann über den regulären Genehmigungsprozess durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten freigegeben (elektronisch).
• Hinweis: Eine Zeichnung in eigener Sache ist untersagt. Das heißt: Erstattungssuchender und Feststellungsbefugter/Anordnungsbefugte dürfen nicht personenhleich sein.

Reiseaufwendungen für Gäste können, analog dem Prozess für "Auslagenersatz", mit dem im Hanfried zu Verfügung gestellten Rechnungsformblatt abgerechnet werden. Bitte senden Sie das ausgefüllte Rechnungsformblatt, in dem PDF als erste Seite einfügen, mit den buchungsbegründenden Reisebelegen der Gäste auch an die oben genannte E-Mailadresse.

• Der Vorgang wird dann über den regulären Genehmigungsprozess durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten freigegeben (elektronisch).
• Hinweis: Eine Zeichnung in eigener Sache ist untersagt. Das heißt: Erstattungssuchender und Feststellungsbefugter/Anordnungsbefugte dürfen nicht personenhleich sein.

Anwendungsfälle

Das Verfahren der Kostenabrechnung ist anzuwenden, wenn eine natürliche selbständig tätige Person (Auftragnehmer ) verpflichtet werden soll, eine Dienst-, Werk- oder andere Leistung zu erbringen, die nicht Gegenstand eines Arbeitsverhältnisses mit der Universität Jena ist. Das Verfahren ist aber auch dann zutreffend, wenn ein Einzelunternehmer für die FSU tätig wird, also z. B. ein Einzelkaufmann (e. K.), ein Mitglied einer sog. BGB-Gesellschaft (GbR) etc.

Für Gäste besteht die Möglichkeit, dass die kompletten Aufwendungen für die Reise, zunächst direkt durch den Gast unter dem Gesichtspunkt der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit selbst getragen werden. Die Reiseaufwendungen können dann komplett über das Rechnungsformblatt (Rechnungsvorlagen im HanFRIED) mit der Universität Jena abgerechnet werden. Hierzu muss das Einladungsschreiben zusammen mit sämtlichen Belegen, aus denen die Aufwendungen hervorgehen, in Kopie der Rechnung beigefügt werden.

 Verfahren

Grundsätzlich werden Kostenabrechnung wie eine Rechnung behandelt. Die Kostenabrechnung muss die Bestellnummer oder das PSP-Element aufweisen. Die Kostenabrechnung und die weiteren dazugehörigen Dokumente sind vom Abrechnenden direkt an rechnungseingang@uni-jena.de zu senden. Es gelten die Hinweise wie auch bei den Eingangsrechnungen.

Geldannahmestellen

Für die Geldannahmestellen wurden neue „Verteiler“ erstellt.

Diese werden aktuell den Kassenverantwortlichen zur Verfügung gestellt.

Die Abrechnung erfolgt wie gewohnt, lediglich die Kontierungselemente ändern sich.

Bitte reichen Sie Ihre Abrechnungen in Papierform im Dezernat Finanzen und Beschaffung ein.

Achtung:

Für die Kartenzahlungen gibt es gesonderte Verteiler. Ihre Abrechnung muss also aufgeteilt werden in Barzahlungen und Kartenzahlungen. Dies ist begründet in den unterschiedlichen Abrechnungsverfahren durch die Banken und Provider und der im neuen SAP-System hinterlegten Buchungssystematik.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte!