Geschäftspartner werden ausschließlich im Dezernat 2 angelegt.

Bereits bei der Erstellung einer BANF wird ein Geschäftspartner benötigt. Besteht die Notwendigkeit einen neuen Geschäftspartner anzulegen, bitten wir Sie uns dies über das Ticketsystem anzuzeigen.

Es werden 2 Formulare zur Verfügung gestellt (natürliche Personen und Organisationen)

Das Antragsformular im Ticketsystem erreichen Sie unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/946

Alle im verganenen Jahr häufig genutzte Lieferanten sind zum 01.01.2024 in SAP hinterlegt worden. Insgesamt haben wir 4.500 Lieferantenkontakte angelegt. Sollte Ihr Wunschlieferant als sogenannter Geschäftspartner noch nicht in SAP angelegt sein, gehen Sie bitte wie beschrieben vor.

Einmal-Geschäftspartner finden Anwendung für Vorgänge bei denen zu erwarten ist, dass Ein- und/oder Auszahlungen nur ein einziges Mal erfolgen werden z. B. bei der Auszahlung von Probandengeldern.
Die Anwendungsfälle sind bitte direkt mit dem Dezernat Finanzen und Beschaffung, Abt. Finanzbuchhaltung, SG Debitoren/Kreditoren abzustimmen.

  Hinweis: Bei der Vereinbarung von Honorarverträgen ist immer eine BANF (Bedarfsanforderung) und damit auch die Anlage eines Geschäftspartners notwendig.

Ab dem 01.01.2024 werden die sogenannten Sammelanordnungen (bisheriges Verfahren) nicht mehr möglich sein. Dies wirkt sich auch auf den Prozess zur Vereinnahmung von Promotionsgebühren aus. Das zukünftige Vorgehen ist noch nicht abschließend geklärt. 

Übergangslösung:

Für die Promotionsgebühren, die gleich zu Beginn 2024 nach er bisherigen Vorgehensweise bei uns eingehen werden, soll der „Buchungsbegleitschein Einnahmen“ (abrufbar im HanFRIED unter HanFRIED/Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung/Ausgangsrechnungsbearbeitung) genutzt werden. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie – sobald Sie Kenntnis davon haben – den o.g. Buchungsbegleitschein ausgefüllt an das Dezernat 2 senden, damit der Zahlungseingang ordnungsgemäß verbucht werden kann

Grundsätzlich können nur PSP-Elemente bewirtschaftet werden, die auch ein Budget zugewiesen bekommen haben.
Zukünftig wird es in SAP eine sogenannte aktive Verfügbarkeitskontrolle (AVK) geben, welche dem Mittelbewirtschafter anzeigt, ob für den zu buchenden Vorgang genügend Budget vorhanden ist. 

Zur Produktivsetzung dieser Funktion (AVK) werden wir informieren.

Es gilt die Beschaffungsrichtlinie und der Anwendungshinweis in der jeweils aktuellen Version (HanFRIED):

• Beschaffungsrichtlinie: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/allgemeines-und-spezielles-hochschulrecht/spezielles-hochschulrecht-fsu-jena/richtlinien/beschaffungsrichtlinie.pdf
• Anwendungshinweis und Begleitschein Auslagenersatz: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13865&medialist_path=1%7C13835#block_body_1

Vorgehen zur Abrechnung:

• Das Formular "Begleitschein Auslagenersatz" muss durch den Erstattungssuchenden zzgl. der buchungsbegründenden Unterlagen und Zahlungsnachweise eingereicht werden
  • Das Formular "Begleitschein Auslagenersatz" finden Sie unter https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13865&medialist_path=1%7C13835#block_body_1
  • Bitte schicken Sie das Formular mit den buchungsbegründungen Dokumenten als ein PDF an rechnungseingang@uni-jena.de
• Der Vorgang wird dann über den regulären Genehmigungsprozess durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten freigegeben (elektronisch)
•   wichtiger Hinweis: Eine Zeichnung in eigener Sache ist untersagt. Das heißt: Erstattungssuchender und Feststellungsbefugter/Anordnungsbefugte dürfen nicht personengleich sein
•   weiterer Hinweis: Beim Auslagenersatz wird keine BANF im Vorfeld erfasst.

Reiseaufwendungen für Gäste können mit dem im Hanfried zu Verfügung gestellten Rechnungsformblatt abgerechnet werden. Bitte senden Sie das ausgefüllte Rechnungsformblatt mit den buchungsbegründenden Reisebelegen der Gäste (in einem pfd-Dokument) an rechnungseingang@uni-jena.de

 Der Vorgang wird dann über den regulären Genehmigungsprozess durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten freigegeben (elektronisch).

Im HanFRIED finden sie entsprechende Formulare:

1. Einladungsschreiben für Gäste: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/vizepraesidium-fuer-wissenschaftlichen-nachwuchs-gleichstellung-und-diversitaet/graduierten-akademie/muster-einladungsschreiben-muster-dt-en.pdf
2. Rechnungsformblatt auf Deutsch: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/dezernat-2-finanzen-und-beschaffung/beschaffung/werk-und-dienstleistungen/musterrechnungen/kostenabrechnung-dienstleistungshonorar.pdf  bzw. auf Englisch https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/dezernat-2-finanzen-und-beschaffung/beschaffung/werk-und-dienstleistungen/musterrechnungen/kostenabrechnung-dienstleistungshonorar-englisch.pdf

   wichtig:

1. Sollen nur Reisekosten übernommen werden, ist keine Bedarfsanforderung (BANF) notwendig.
2. Sofern Reiseaufwendungen in Anlehnung an das Thüringer Reisekostengesetz erstattet werden, sind Aufwendungen wie folgt erstattungsfähig
1. Kosten für Bahnfahrten und Flugreisen in der niedrigsten Kosten der 2. Klasse
2. Privat PKW 0,20 EUR/km
3. Hotelkosten nach Städtekatalog (Jena: 80,00 EUR/Nacht)
4. Taxi/Mietwagen nur in begründeten Ausnahmefällen
5. Tagegelder werden nicht berechnet, eine Erstattung erfolgt nicht.
6. siehe auch Merkblatt für Gäste: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/dezernat-5-personal/reisekosten/merkblatt-reiseaufwendungen-gaeste.pdf
3. Soll ein Honorar oder ein Honorar+Reisekosten erstattet werden, ist vorher eine BANF anzulegen.
1. Der Gast wird dann als Geschäftspartner bzw. Lieferant angelegt.
2. Die Kosten einer BANF müssen nicht zu 100% mit der Rechnung überein stimmen, dann notfalls etwas mehr blockieren, wenn dann die Rechnung dazu kommt wird das überschüssige Obligo doch automatisch wieder ausgebucht.
4. Auch die Reiseaufwendungen von Stipendiaten (betrifft auch Honours -Programm) werden über den Gästeprozess abgebildet. Erstattungsfähig sind ausschließlich Reiseaufwendungen in Anlehnung an das Thüringer Reisekostengesetz (siehe oben).
5. Die Abrechnung von Reiseaufwendungen Externer (Gäste und Stipendiaten) erfolgt über den Rechnungseingangsworkflow. Die Einbeziehung der Reisekostenstelle ist dabei nicht vorgesehen.

Anwendungsfälle

Das Verfahren der Kostenabrechnung ist anzuwenden, wenn eine natürliche selbständig tätige Person (Auftragnehmer ) verpflichtet werden soll, eine Dienst-, Werk- oder andere Leistung zu erbringen, die nicht Gegenstand eines Arbeitsverhältnisses mit der Universität Jena ist. Das Verfahren ist aber auch dann zutreffend, wenn ein Einzelunternehmer für die FSU tätig wird, also z. B. ein Einzelkaufmann (e. K.), ein Mitglied einer sog. BGB-Gesellschaft (GbR) etc.

Für Gäste besteht die Möglichkeit, dass die kompletten Aufwendungen für die Reise, zunächst direkt durch den Gast unter dem Gesichtspunkt der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit selbst getragen werden. Die Reiseaufwendungen können dann komplett über das Rechnungsformblatt (Rechnungsvorlagen im HanFRIED) mit der Universität Jena abgerechnet werden. Hierzu muss das Einladungsschreiben zusammen mit sämtlichen Belegen, aus denen die Aufwendungen hervorgehen, in Kopie der Rechnung beigefügt werden.

 Verfahren

Grundsätzlich werden Kostenabrechnung wie eine Rechnung behandelt. Die Kostenabrechnung muss die Bestellnummer oder das PSP-Element aufweisen. Die Kostenabrechnung und die weiteren dazugehörigen Dokumente sind vom Abrechnenden direkt an rechnungseingang@uni-jena.de zu senden. Es gelten die Hinweise wie auch bei den Eingangsrechnungen.

Geldannahmestellen

Für die Geldannahmestellen wurden neue „Verteiler“ erstellt.

Diese werden aktuell den Kassenverantwortlichen zur Verfügung gestellt.

Die Abrechnung erfolgt wie gewohnt, lediglich die Kontierungselemente ändern sich.

Bitte reichen Sie Ihre Abrechnungen in Papierform im Dezernat Finanzen und Beschaffung ein.

Achtung:

Für die Kartenzahlungen gibt es gesonderte Verteiler. Ihre Abrechnung muss also aufgeteilt werden in Barzahlungen und Kartenzahlungen. Dies ist begründet in den unterschiedlichen Abrechnungsverfahren durch die Banken und Provider und der im neuen SAP-System hinterlegten Buchungssystematik.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte!

Grundsätzlich gilt, dass papierhaft vorliegende Belege auch papierhaft weiterbearbeitet werden (z.B. Kassenzettel). 

Bei einigen Lieferanten (z.B. Obi) erhält die Uni Jena Kassenzettel als Rechnungsbeleg (keine Zahlung vor Ort). Auf dem Kassenzettel sollte der Kunde, also die FSU Jena stehen.

Vorgehen bei der Abrechnung:

Bitte vermerken Sie das PSP-Element auf den Kassenzettel, geben Sie ihren vollständigen Namen in Druckschrift an und unterschreiben Sie auf dem Beleg. 

Bei Rechnungen mit Bestellbezug schicken Sie bitte den papierhaften Beleg (auch Kassenzettel) an das Dezernat 2. Bitte fügen Sie den Beleg mit dem Begleitzettel mit Bezug zu der Bestellung  mit Bestellnummer, und vermerken Sie unbedingt das PSP-Element, zu Lasten dessen die Rechnung bezahlt werden soll. Der Begleitzettel ist ohne Unterschrift gültig.

Den Begleitschein finden Sie im HanFRIED des Dezernat 2.

Post- und Telefongebühren werden künftig im SAP über eine Verteilung mit einem Umlageschlüssel auf die PSP-Elemente gebucht. Die Verteilung ist budgetwirksam. Die Angabe des PSP-Elementes auf dem Briefumschlag ist nicht erforderlich.

Dazu wird es noch ein Rundschreiben geben.

Das Formular zur internen Leistungsverrechnung soll ausgefüllt über das Ticketsystem (Service Desk) des Dezernat 2 hochgeladen werden.

Das Formular finden Sie im HanFRIED unter: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13905&medialist_path=1%7C13835#block_body_1

Das Ticket stellen Sie bitte im Service Desk des Dezernats 2 unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/957

An der Uni Jena können nur für definierte interne Leistungen innerhalb der Organisation verrechnet werden. Bitte beachten Sie hierzu den Anwendungshinweis zu Internen Leistungsverrechungen unter: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13905&medialist_path=1%7C13835#block_body_1

Bitte verfahren Sie nach folgender Vorgehensweise bei der Vergabe und der nachfolgenden Auszahlung von Stipendien:

Regelmäßige Zahlungen

Hierzu füllen Sie den Begleitschein für Dauerbuchungen aus, drucken und unterschreiben diesen und schicken den Vorgang per Hauspost  samt Anlagen an das Dezernat 2.

Den Begleitschein für Dauerbuchungen finden Sie im Hanfried: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/dezernat-2-finanzen-und-beschaffung/ausgangsrechnungsbearbeitung/buchungsbegleitschein-dauerbuchung.pdf

Einmalige Zahlungen

In diesen Fällen schicken Sie bitte die Unterlagen an die Rechnungseingangsadresse des Dezernats 2, damit die Einmal-Auszahlung erfolgen kann.

Sollten Sie die Mahnung dezentral und digital erhalten, senden Sie die Mahnung bitte an die Funktions E-Mail rechnungseingang@uni-jena.de. Bitte geben Sie in der Mail zu der Mahnung mit Bestellbezug die Bestellnummer und das PSP-Element an, bei Mahnungen ohne Bestellbezug bitte das PSP-Element (sofern die Informationen nicht auf der Mahnung als Referenz benannt sind).

Sollten Sie die Mahnung dezentral per Post in Papierform erhalten, senden Sie die Mahnung bitte per Hauspost an das Dezernat 2. Bitte geben Sie genauso bei Bestellbezug, die Bestellnummer an und das PSP-Element, ohne Bestellbezug bitte das PSP-Element (sofern auf der Mahnung nicht als Referenz angegeben). 

Sofern Sie Ihren Lieferanten über die Einführung des neuen Systems an der Uni Jena informieren möchten und auf die damit einhergehenden Verzögerungen in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen hinweisen möchten, ist hier der nachfolgende Standardtext anzuwenden:

"Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir bitten Sie um Entschuldigung, dass wir Ihre Rechnung nicht fristgerecht begleichen konnten. Aufgrund einer Systemumstellung führen fehlende Angaben (Bestellnummern bzw. PSP-Element-Nummer) auf einem Teil der Rechnungen sowie neue Abläufe in der Rechnungsfreigabe leider zu verlängerten Bearbeitungszeiten. Sie können dennoch sicher sein, dass wir auch durch personelle Verstärkung alles daran setzen, Rechnungen so schnell wie möglich zu bearbeiten und bezahlen. Wir sind fest davon überzeugt, dass wir nach der Überwindung der Anlaufschwierigkeiten im neuen System in den nächsten Wochen Zahlungen wieder pünktlich leisten können.
Viele Grüße"

Bitte legen Sie für die Gasflaschenrückgabe eine eigene BANF an. Beim Rechnungseingang kann damit ein Bestellbezug hergestellt werden und die Vorerfassung im Zentralen Rechnungseingang einfacher erledigt werden.

Als Warengruppe wählen Sie bitte "05009 Techn Gase Flaschen" aus.

Der Rückholschein des Lieferanten wird entsprechend als "Lieferschein" bewertet und muss bei der Rechnungsfreigabe vom Feststellungsbefugten im XSuite-System hochgeladen werden.