Geschäftspartner werden ausschließlich im Dezernat 2 angelegt.

Bereits bei der Erstellung einer BANF wird ein Geschäftspartner benötigt. Besteht die Notwendigkeit einen neuen Geschäftspartner anzulegen, bitten wir Sie uns dies über das Ticketsystem anzuzeigen.
Das Antragsformular im Ticketsystem erreichen Sie unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/946

Alle im verganenen Jahr häufig genutzte Lieferanten sind zum 01.01.2024 in SAP hinterlegt worden. Insgesamt haben wir 4.500 Lieferantenkontakte angelegt. Sollte Ihr Wunschlieferant als sogenannter Geschäftspartner noch nicht in SAP angelegt sein, gehen Sie bitte wie beschrieben vor.

Ab dem 01.01.2024 werden die sogenannten Sammelanordnungen (bisheriges Verfahren) nicht mehr möglich sein. Dies wirkt sich auch auf den Prozess zur Vereinnahmung von Promotionsgebühren aus. Das zukünftige Vorgehen ist noch nicht abschließend geklärt. 

Übergangslösung:

Für die Promotionsgebühren, die gleich zu Beginn 2024 nach er bisherigen Vorgehensweise bei uns eingehen werden, soll der „Buchungsbegleitschein Einnahmen“ (abrufbar im HanFRIED unter HanFRIED/Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung/Ausgangsrechnungsbearbeitung) genutzt werden. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie – sobald Sie Kenntnis davon haben – den o.g. Buchungsbegleitschein ausgefüllt an das Dezernat 2 senden, damit der Zahlungseingang ordnungsgemäß verbucht werden kann

Grundsätzlich können nur PSP-Elemente bewirtschaftet werden, die auch ein Budget zugewiesen bekommen haben.
Zukünftig wird es in SAP eine sogenannte aktive Verfügbarkeitskontrolle (AVK) geben, welche dem Mittelbewirtschafter anzeigt, ob für den zu buchenden Vorgang genügend Budget vorhanden ist. 

Zur Produktivsetzung dieser Funktion (AVK) werden wir informieren.

Es gilt die Beschaffungsrichtlinie und der Anwendungshinweis in der jeweils aktuellen Version (HanFRIED):

• Beschaffungsrichtlinie: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/allgemeines-und-spezielles-hochschulrecht/spezielles-hochschulrecht-fsu-jena/richtlinien/beschaffungsrichtlinie.pdf
• Anwendungshinweis und Begleitschein Auslagenersatz: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13865&medialist_path=1%7C13835#block_body_1

Vorgehen zur Abrechnung:

• Einreichung des neuen Formulars für Auslagenersatz durch den Erstattungssuchenden zzgl. der buchungsbegründenden Unterlagen und Zahlungsnachweise als Scan über rechnungseingang@uni-jena.de
  • Formular "Begleitschein Anwendungshinweis" unter https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13865&medialist_path=1%7C13835#block_body_1
• Der Vorgang wird dann über den regulären Genehmigungsprozess durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten freigegeben (elektronisch).
• Hinweis: Eine Zeichnung in eigener Sache ist untersagt. Das heißt: Erstattungssuchender und Feststellungsbefugter/Anordnungsbefugte dürfen nicht personenhleich sein.