Vorgänge die noch im alten System (QIS-RKA) beantragt werden, müssen auch weiterhin im QIS-RKA bearbeitet und abgerechnet werden.

Neue Dienstreiseanträge (ab 02.01.2024) müssen in SAP gestellt werden.

Grundsätzlich können Sie bei der Anmeldung in der SAP Web-Anwendung (Fiori App) die englische Sprache auswählen. Durch diese Einstellung werden die digitalen Formulare und Feldbezeichnungen in englischer Sprache ausgegeben. Allerdings werden möglicherweise nicht alle notwendigen Inhalte angezeigt.

  Aus diesem Grund empfehlen wir dringend die deutschsprachige Anzeige der Oberfläche zu aktivieren bzw. aktiviert zu lassen.

Nach Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) sollten Sie als Anwendung auf der Startseite die Kachel "Meine Dienstreiseanträge" sehen und durch Linksklicken aufrufen können.

Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP

Nein, es können keine Dienstreiseanträge genehmigt werden, die in der Vergangenheit liegen.

Als Hilfskraft stellen Sie Ihren Dienstreiseantrag auch in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App).

Der Prozess zu den Reisekostenanträgen von Gästen, Stipendiaten, Studierende bleibt papiergebunden und ist mit dem bisherigen Prozess identisch.

Ja, "Weiterbildungsreisen" sind im Schema vorgesehen und bei Antragsstellung auswählbar.

Der Exkursionsleiter (i.d.R. Mitarbeiter der Universität Jena) stellt einen regulären Dienstreiseantrag über die SAP-Web-Anwendung (Fiori App).

Die Reisen der Studierenden werden nicht beantragt. Die Abrechnung erfolgt (sofern erforderlich) auf Papier (wie bisher).

Die Belastung des Projektes/Einrichtung mit den voraussichtlichen Reisekosten wird über die Eingabe des entsprechenden PSP-Elements gesteuert. das PSP-Element muss bei Dienstreiseantrag angegeben werden.
Die voraussichtlichen Kosten werden dann als Mittelbindung (Festlegung), einem sogenannten Obligo, gebucht. Mit der Reisekostenabrechnung werden die tatsächlich angefallen Kosten dem Projekt/Einrichtung belastet.

Nein, Sie bekommen keine Benachrichtigungen. Über Nachrichten zu Ihrer Antrag oder andere Aufgaben, wie die Freigabe eines Antrags, gibt es systemseitig keine Benachrichtigungen. Bitte schauen Sie routinemäßig in Ihre Inbox der SAP-Web-Anwendung (Fiori App).

Ja, hierfür muss der Mitarbeitende Sie als Reiseassistenz einrichten.

Die Vorgehensweise und Anleitung "Reiseassistenz einrichten" finden Sie im E-Learning/Handout unter: E-Learning Übersicht Dienstreisen

   Alle Reisenden müssen die Reiseassistenz persönlich einrichten.

Im Zuge der Eingabe der voraussichtlichen Kosten können Sie unter dem Reiter "Reisedienstleistungen" die Kosten eintragen und gleichzeitig begründen.

Im Zuge der Eingabe der voraussichtlichen Kosten können Sie unter dem Reiter "Reisedienstleistungen" die Begründung angeben. Sollte das vorgesehene Kommentarfeld nicht ausreichen, ist es möglich, die Begründung im allgemeinen Kommentarfeld einzugeben.

Bei der Eingabe des Reiseziels geben Sie in dem Feld "Einsatzort" die Einrichtung an, an der das Dienstgeschäft erledigt wird. Wenn Sie keinen Einsatzort in diesem Sinne haben, z.B. wenn Sie im Gelände arbeiten, geben Sie hier stattdessen das Hotel an, in dem Sie übernachten.

Bitte nutzen Sie das allgemeine Kommentarfeld auf der Hauptseite des Antrages für alle Erläuterungen und Ergänzungen, die Sie an keiner anderen Stelle hinterlegen können.
Ergänzen Sie hier bspw. Ausführungen zum Reisezweck, Begründungen für die Nutzung des PKW, Antrag auf höhere Übernachtungskosten, Ausführungen zur privaten Fahrtkostenersparnis, usw..

Ja, eine Anleitung zur Einrichtung einer Vertretung (Vertretung für Genehmigungsaufgaben der Vorgesetzten) finden Sie unter: E-Learning Übersicht Dienstreisen