Hier finden Sie alles rund um das Thema Dienstreiseantrag.
Fragen und Antworten
Allgemeine Fragen
Nach Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) sollten Sie als Anwendung auf der Startseite die Kachel "Meine Dienstreiseanträge" sehen und durch Linksklicken aufrufen können.
Vorgänge die noch im alten System (QIS-RKA) beantragt werden, müssen auch weiterhin im QIS-RKA bearbeitet und abgerechnet werden.
Neue Dienstreiseanträge (ab 02.01.2024) müssen in SAP gestellt werden.
Grundsätzlich können Sie bei der Anmeldung in der SAP Web-Anwendung (Fiori App) die englische Sprache auswählen. Durch diese Einstellung werden die digitalen Formulare und Feldbezeichnungen in englischer Sprache ausgegeben. Allerdings werden möglicherweise nicht alle notwendigen Inhalte angezeigt.
Aus diesem Grund empfehlen wir dringend die deutschsprachige Anzeige der Oberfläche zu aktivieren bzw. aktiviert zu lassen.
Die Belastung des Projektes/Einrichtung mit den voraussichtlichen Reisekosten wird über die Eingabe des entsprechenden PSP-Elements gesteuert. Das PSP-Element muss bei Dienstreiseantrag angegeben werden. Die voraussichtlichen Kosten werden dann als Mittelbindung (Festlegung), einem sogenannten Obligo, gebucht. Mit der Reisekostenabrechnung werden die tatsächlich angefallen Kosten dem Projekt/Einrichtung belastet.
Bei der Konzeption ist bewußt darauf verzichtet worden, die Kostenschätzung als Pflichfeld zu definieren. Die Entscheidung gibt den dezentralen Usern die Flexibilität, die Handhabung der Kostenschätzung bei Dienstreiseantragstellung individuell handzuhaben.
Um die Mittelbindung für die beantragte Reise vorzunehmen und das Obligo zu bilden, empfiehlt es sich, allen Kolleg:innen mitzugeben, die Kostenschätzung unbedingt zu pflegen. Damit ist die Budgetkontrolle möglich und jährliche Übertragungen von Mitteln können korrekt erfolgen. Das Obligo wird überjährig fortgeschrieben, wenn die Antragstellung beispielsweise im Jahr 2024 liegt und die Abrechnung erst im Jahr 2025 erfolgt.
Als Genehmiger bekommen Sie systemseitige Benachrichtigungen per E-Mail wenn Aufgaben zur Genehmigung in ihrer SAP-Inbox vorliegen.
Zunächst werden Ihnen nur 500 Namen angezeigt. Dies können Sie beliebig ändern:
Des Weiteren empfehlen wir als erstes ein "*" (Sternchen) in das Suchfeld einzutragen und dann den Namen der Person. So ignoriert die Suche Groß- und Kleinschreibung und Vollständigkeit des Namen.
Ja, Reisen können storniert (gelöscht) werden. Dies kann nur durch die Reisekostenstelle erfolgen. Bitte informieren Sie die Reisekostenstelle über ein Ticket im SAP-Service-Desk der Reisekostenstelle unter Angabe der Reisenummer aus dem System sowie der Personalnummer, damit die zuständigen Sachbearbeiter:innen die Reise einfach auffinden können und die Reise stornieren können.
Der noch sichtbare Button "Löschen" ist zwar (noch) sichtbar, aber ohne Funktion. Der Button wird kurzfristig in der Fiori App entfernt.
Nein, es können keine Dienstreiseanträge genehmigt werden, die in der Vergangenheit liegen.
In dem Fall bittet die Reisekostenstelle darum, dass Sie entweder über ein Ticket oder in den direkten Kontakt mit den Kolleg:innen treten. Da die ehemaligen Kolleg:innen nicht mehr im SAP als Mitarbeitende geführt werden, kann die Reise nicht direkt von Ihnen im System bearbeitet werden. In dringenden Fällen können Sie auch telefonischen Kontakt mit der Reisekostenstelle aufnehmen.
Fragen zu Sichtrechten in SAP
Nein, als Nutzer:in kann man das Antragsdatum nach Genehmigung nicht einsehen. Die Reisekostenstelle bleibt das Antragsdatum indes sichtbar.
Leider ist die Funktion wie im QIS-RKA nicht im SAP möglich. Sie sehen als Reiseassistenz nur die Reisen, die Sie auch selber angelegt/gestellt haben.
Nein, eine solche Übersicht steht im System nicht zur Verfügung.
Die Übergabe an die Nachfolger:in kann nur durch die Reisenden selber erfolgen, indem diese die Reiseassistenzen einrichten. Die Reisenden löschen also die bisherige Reiseassistenz und geben die Nachfolger:in als neue Reiseassistenz zu dem vereinbarten Stichtag ein.
Fragen zur Antragstellung verschiedener Personenkreise
Als Hilfskraft mit bestehendem Arbeitsvertrag stellen Sie Ihren Dienstreiseantrag auch in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App), sofern Sie einen Zugang zu SAP haben. Bis dahin stellen Sie bitte weiterhin Ihre Dienstreiseanträge in Papierform.
Der Prozess zu den Reisekostenanträgen für Studierende bleibt papiergebunden und ist mit dem bisherigen Prozess identisch.
Reiseaufwendungen für Gäste können mit dem im Hanfried zu Verfügung gestellten Rechnungsformblatt abgerechnet werden. Bitte senden Sie das ausgefüllte Rechnungsformblatt mit den buchungsbegründenden Reisebelegen der Gäste (in einem pfd-Dokument) an rechnungseingang@uni-jena.de
Der Vorgang wird dann über den regulären Genehmigungsprozess durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten freigegeben (elektronisch).
Soll ein Honorar oder ein Honorar+Reisekosten erstattet werden, ist vorher eine BANF anzulegen.
Der Gast wird dann als Geschäftspartner bzw. Lieferant angelegt.
Die Kosten einer BANF müssen nicht zu 100% mit der Rechnung überein stimmen, dann notfalls etwas mehr blockieren, wenn dann die Rechnung dazu kommt wird das überschüssige Obligo doch automatisch wieder ausgebucht.
Auch die Reiseaufwendungen von Stipendiaten (betrifft auch Honours -Programm) werden über den Gästeprozess abgebildet. Erstattungsfähig sind ausschließlich Reiseaufwendungen in Anlehnung an das Thüringer Reisekostengesetz (siehe oben).
Die Abrechnung von Reiseaufwendungen Externer (Gäste und Stipendiaten) erfolgt über den Rechnungseingangsworkflow. Die Einbeziehung der Reisekostenstelle ist dabei nicht vorgesehen.
Ja, "Weiterbildungsreisen" sind im Schema vorgesehen und bei Antragsstellung auswählbar.
Der Exkursionsleiter (i.d.R. Mitarbeiter der Universität Jena) stellt einen regulären Dienstreiseantrag über die SAP-Web-Anwendung (Fiori App).
Die Reisen der Studierenden werden nicht beantragt. Die Abrechnung erfolgt (sofern erforderlich) auf Papier (wie bisher).
Ja, hierfür muss der Mitarbeitende Sie als Reiseassistenz einrichten.
Die Vorgehensweise und Anleitung "Reiseassistenz einrichten" finden Sie im E-Learning/Handout unter: E-Learning Übersicht Dienstreisen
Alle Reisenden müssen die Reiseassistenz persönlich einrichten.
Konkrete Fragen zur Antragstellung in SAP
In dem System sind alle notwendigen persönlichen Daten systemseitig vorausgefüllt, so dass Sie nur die zukünftige Reise betreffenden Informationen im System (in den Pflichtfeldern) pflegen müssen. Es besteht auch die Möglichkeit, begleitende Dokumente zu dem Antrag hochzuladen.
Es wird empfohlen, zuerst die Rahmendaten einzugeben, also Reisezeitraum, Reisegrund, Reiseziel, und das PSP-Element. Danach sollte der Antrag erst einmal gesichert werden (ohne Versenden). Dadurch wird eine Reisenummer generiert, und man kann den Antrag später weiterbearbeiten.
Gleichzeitig können die eingerichteten Reiseassitenzen dann weitere Informationen, wie beispielsweise die Finanzierungsquelle, das PSP-Element, für die Antragsteller:in pflegen, sofern die Antragsteller:in diese nicht kennt oder die Finanzierungsquelle noch geklärt werden muss.
Diese Vorgehensweise verringert auch das Risiko, im Falle einer Fehlermeldung den Antrag neu eingeben zu müssen.
Vorschüsse können in der Bearbeitung des Antrags im SAP-System mit beantragt werden. Dazu ist es notwendig, dass Sie die voraussichtlichen Kosten angeben. Vorschüsse können gezahlt werden, wenn die voraussichtlichen Kosten 200,00 Euro übersteigen.
Die Abrechnung mit Kreditkarte ist weiterhin möglich, also auch, wenn Sie einen Vorschuss beantragen. Aktuell weisen wir den Vorschuss in Höhe der beantragten Kosten an, so dass Sie die Gutschrift in der beantragten Höhe bestenfalls vor Antritt der Reise auf Ihrem Konto erhalten sollten.
Ja, sie können während der Bearbeitung des Antrags im SAP-System auch private Reiseunterbrechungen angeben. Dazu fügen Sie im Antrag weitere Orte, die Sie als Reiseziele angeben wollen, hinzu.
Im Zuge der Eingabe der voraussichtlichen Kosten können Sie unter dem Reiter "Reisedienstleistungen" die Kosten eintragen und gleichzeitig begründen.
Sollte die Zeichenanzahl zur Begründung nicht ausreichen, bitte das Kommentarfeld zur Begründung nutzen, hier ist die Zeichenanzahl nicht so limitiert.
Wenn alle Pflichtfelder im Dienstreiseantrag vollständig und korrekt ausgefüllt werden, beantragt die Reisekostenstelle die Entsendung automatisch. Sie bekommen die Bescheinigung per E-Mail, wenn diese rechtzeitig vor Beginn der Reise durch den Versicherungsträger bereit gestellt wird. Im Bedarfsfall kann die Bescheinigung auch im Nachhinein zur Verfügung gestellt werden, z.B. wenn ausländische Behörden diese anfordern.
Aktuell werden aus Ressourcengründen von der Reisekostenstelle keine Entsendebescheinigungen (A1-Bescheinigungen) bereitgestellt. Nur nach konkreter Nachfrage und im Nachhinein.
Bitte nutzen Sie das allgemeine Kommentarfeld auf der Hauptseite des Antrages für alle Erläuterungen und Ergänzungen, die Sie an keiner anderen Stelle hinterlegen können. Ergänzen Sie hier bspw. Ausführungen zum Reisezweck, Begründungen für die Nutzung des PKW, Antrag auf höhere Übernachtungskosten, Ausführungen zur privaten Fahrtkostenersparnis, usw..
Das System merkt sich bereits zuvor eingegebene Daten zu vergangenen Reisen, so zum Beispiel auch das PSP-Element. Über die sogenannten "Wertehilfen" wird eine Dropdown-Liste geöffnet, aus der Sie vorangegangene Daten mit Linksklick auswählen können. Das zu befüllende Feld wird dann automatisch mit den Daten gepflegt.
Reisegenehmigungen für einen langen Zeitraum sind möglich, der Zeitraum ist aktuell jedoch auf 3 Monate eingeschränkt. Dies hat folgenden Grund: Das System lässt keine anderen Reiseanträge zu, wenn eine Person in einem lange laufenden Reiseantrag eine Genehmigung erhalten hat. Das bedeutet, dass eine Reise für die genannten 3 Monate andere Reiseanträge in diesem Zeitraum verhindern würde.
Wenn Sie eine lange laufende Reise beantragen möchten, in deren Zeitraum immer wieder kurze Reisen fallen (z.B. Feldeinsätze), melden Sie sich bitte bei der Reisekostenstelle. Für diese Fälle wird ein alternativer Weg außerhalb SAP gefunden.
Ja, das ist möglich.
In dem Screenshot sind Anträge im Status "Ausstehend" angezeigt. Wenn Sie hier auf die entsprechende Zeile klicken, werden Sie in eine Übersicht geleitet, in der in Rot der Antrag abgelehnt wurde und in Grau die Genehmigung ausstehend ist. Der Vorgesetzte ist in der Übersicht einsehbar, so dass Sie auf die Person persönlich zugehen können.
Fragen zu Nachträgen bei einem Antrag
Sofern Sie den Dienstreiseantrag bisher nur gesichert und noch nicht gesendet haben, können Sie noch Änderungen vornehmen. Wenn Sie eine Reise nur sichern, wird der Genehmigungsworkflow noch nicht gestartet. Sobald Sie "sichern" und "senden" geklickt haben, ist keine Änderung mehr möglich, der angestoßene Workflow kann nicht mehr unterbrochen werden.
Sofern wichtige Informationen zu der Reise fehlen, können Sie Ihre:n Vorgesetzte:n bitten, die Reise abzulehnen. Sie müssen dann einen neuen Dienstreiseantrag stellen, in dem Sie alle Angaben vervollständigen können.
"Ablehnen" ersetzt im SAP das aus HIS bekannte "Zurückgeben". Wenn ein Antrag oder eine Abrechnung "abgelehnt" wird, dann finden Sie diesen wieder in Ihren Anträgen/ Abrechnungen, und können ihn nach der Korrektur/ Ergänzung wieder in den Workflow geben. Es kommt dabei natürlich auf den Grund der Ablehnung an.
Die Ablehnungen finden Sie nur in den Textdateien, wenn Sie in die Fiori App gehen und sich den Antrag erneut anzeigen lassen. In der E-Mail einen Hinweis zu abgelehnten Dienstreiseanträgen zu generieren, ist systemseitig leider nicht möglich. Wir empfehlen, die Nachverfolgung immer in der Fiori App vorzunehmen.
Es ist nicht möglich, das PSP-Element eines bereits genehmigten Dienstreiseantrags im SAP nachträglich zu ändern.
Nutzung eines PKW
Bitte geben Sie die Nutzung im Dienstreiseantrag an, kalkulieren Sie die geschätzten Kosten auch für die anfallenden Mietkosten und beantragen in der richtigen Höhe den Vorschuss. Sie können die Anmietung des Fahrzeugs dann selbstständig vornehmen und die Rechnung / Tankkosten entsprechend in Ihrer Dienstreiseabrechnung abrechnen. Gleichzeitig müssen Sie wegen des gewährten Vorschusses nicht in Vorlage gehen.
Bitte lassen Sie sich als Rechnungsempfänger bei der Autovermietung eintragen. Als Leistungsempfänger bitte unbedingt die Uni Jena bei der Autovermietung hinterlegen, damit die Rechnung auf Uni Jena gestellt wird! Die Kosten sind nur in dem Falle erstattbar!
Hinweis: Sie müssen für die Anmietung eines Fahrzeugs keine BANF anlegen!
Im Zuge der Eingabe der voraussichtlichen Kosten können Sie unter dem Reiter "Reisedienstleistungen" die Begründung angeben. Sollte das vorgesehene Textfeld nicht ausreichen, pflegen Sie die Begründung bitte im allgemeinen Kommentarfeld, hier stehen mehr Zeichen zur Eingabe zur Verfügung. Die Reiseostenstelle sieht das allgemeine Kommentarfeld auch und kann so die Begründung einsehen.
Ja, bei angegebener Begründung/Kommentar wird immer die große Entschädigung beantragt.
Es muss nur eine Begründung gegeben werden, wenn es sich um eine Fahrt mit PKW handelt.
Die Nutzung eines Mietwagens ist hier empfehlenswert, diese kann direkt im Antrag angegeben werden, ist gleichzeitig später abrechenbar.
Fragen zur Genehmigung
Der Vorgesetzte gemäß der Organisationstruktur der Universität Jena bekommt den Dienstreiseantrag auf elektronischem Wege zur Genehmigung vorgelegt. Der Vorgesetzte findet den Vorgang dann in seiner Inbox in der SAP Web-Anwendung (Fiori App). In einem nächsten Schritt wird der Dienstreiseantrag an die Reisekostenstelle (Dezernat 5) elektronisch zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.
Ja, eine Anleitung zur Einrichtung einer Vertretung (Vertretung für Genehmigungsaufgaben der Vorgesetzten) finden Sie unter: E-Learning Übersicht Dienstreisen
Es ist nicht ersichtlich in welcher Funktion die Genehmigung erfolgt (ob als Vertretung oder direkt).
Geplante Vertretung: Für bestimmte Zeit aktiv.
Ungeplante Vertretung: Nach Aktivierung durch den zu Vertretenden kommen Anträge bei den Vertreter:innen an.
Das E-Learning "Vertreter:innen einrichten (für Genehmigungsaufgaben der Vorgesetzten)" finden Sie hier: E-Learning Übersicht übergreifend
Die Reisen tauchen doppelt auf, wenn die Genehmigerstufen (GS) 1 und GS 2 von der gleichen Person besetzt sind.
Wenn mehrere PSP Elemente im Antrag genannt sind, kann es je nach Verantwortlichkeit an diesen PSP-Elementen sogar sein, dass ein Antrag noch häufiger auftaucht (als GS1 für PSP-Element 1 und GS1 für PSP-Element 2).
Mittels "Protokoll einblenden" unten rechts in der In- oder Outbox können die erfolgten Schritte zur Information eingesehen werden.
Ja, in der ersten Maske haben Sie eine Übersicht über alle Dienstreiseanträge, die Sie gestellt haben.
Folgende Status sind gepflegt:
Offene Dienstreiseanträge: Der Dienstreiseantrag wurde noch nicht abschließend versendet und in den Genehmigerworkflow gegeben
In Genehmigung: schwarz
Genehmigte Dienstreiseanträge: grün
Abgelehnte Dienstreiseanträge: rot
Ausstehende Genehmigungen (der Genehmigungsworkflow ist noch nicht abgeschlossen): orange
Wenn Sie den Dienstreiseantrag gesichert und gesendet haben, können Sie in dem Feld "Genehmigender" nachverfolgen, an wen der Dienstreiseantrag geleitet wird.
Wird der Name grün dargestellt, hat der / die Betreffende zugestimmt. Wird der Name rot dargestellt, hat der / die Betreffende abgelehnt.
Der Status der Genehmigungsschritte im Kontext der Dienstreise ist in Ihrer Inbox sichtbar. Dazu klicken Sie den entsprechenden Vorgang an und wählen die Option „Protokoll einblenden“ aus. In dem sich öffnenden Fenster sehen Sie auf der rechten Seite eine Ansicht darüber, wer welche Schritte in der Genehmigung vollzogen hat.
Die Abkürzungen haben folgende Bedeutung: GS steht für Genehmigerstufen in dem Freigabeworkflow:
GS1: Vorgesetzte
GS2: Genehmigung Finanzierung
GS3: Reisekostenstelle
Fragen zu Fehlermeldungen
Das Problem ist lösbar durch Aktualisieren der Seite bzw. Wechsel zwischen gestellten Anträgen. Eine andere Möglichkeit ist ebenso, den Browser Cache leeren. Die Fehlermeldung wird derzeit auch von IBM geprüft, um den Fehler auszuschalten.
Aus diesem Grund empfehlen wir dringend die deutschsprachige Anzeige der Oberfläche zu aktivieren bzw. aktiviert zu lassen.
