Zunächst muss eine Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) erfolgen. Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP

Die Genehmigungsaufgaben für den Rechnungseingang können Sie als Anordnungsbefugter oder Feststellungsbefugter in der Inbox  aufrufen.

Rechnungen müssen vom Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten des jeweiligen PSP-Elements genehmigt werden.

Vertretungen sind i.d.R. relevant bei Genehmigungsaufgaben von Feststellungs- und Anordnungsbefugten.

In der SAP-Web-Anwendung (SAP Fiori-App) können sie in ihren Profileinstellungen Vertreter:innen einrichten.
Hierbei können Sie die Vertertung für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft einstellen.
Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir die dauerhafte Einrichtung eines oder mehrerer Vertretungen.

Die Vorgehensweise und Anleitung zur Anlage von Vertreter:innen finden Sie im E-Leanring/Handout unter: E-Learning Übersicht übergreifend

 Ja, die Änderung der Feststellungsbefugten/Anordnungsbefugten können durch den Projektleiter/Kostenstellenverantwortlichen veranlasst werden.

Hierfür ist über den Service Desk ein Ticket zu erstellen unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/950

Grundsätzlich sollten alle Rechnungen zentralen im Dezernat 2 eingehen. Dort werden die Rechnungen vorerfasst und in den elektronischen Bearbeitungs-Workflow gegeben.
Anhand der Zuordnung Ihrer Genehmigerrolle als Feststellungsbefugter oder Anordnungsbefugter zu dem in der Rechnung benannten PSP-Element erhalten Sie die Genehmigeraufgabe in der Inbox (SAP FioriApp).

Sollten Sie die Rechnung selbst per E-Mail oder in Papierform erhalten, leiten Sie die Rechnung bitte umgehend zum Zentralen Rechnungseingang weiter, damit diese im System vorerfasst werden kann.
Bitte senden Sie die Rechnung via E-Mail an rechnungseingang@uni-jena.de 

Hinweis: Das Dezernat 2 behält sich vor Rechnungen aufgrund falscher Rechnungsadresse zurückzuweisen. Die zentrale Rechnungsanschrift der Uni Jena lautet: 

Friedrich-Schiller-Universität Jena
Dezernat Finanzen und Beschaffung
Leutragraben 1
07743 Jena 

Im Bestellprozess bekommt der Lieferant die Referenznummer (Bestellnummer) mitgegeben. Über die Bestellnummer kann die Rechnung dann eindeutig zugeordnet werden.

Ja, Sie können sich die Rechnung im System als Anhang aufrufen und sich in der Übersichtsmaske zu dem zu prüfenden Beleg alle relevanten Buchungsdaten ansehen.

In bestimmten Situationen kann es erforderlich werden sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen im Sinne einer Massenverarbeitung in SAP anzulegen und zu bearbeiten. Hierfür steht ein excelbasiertes Upload-Programm zur Verfügung.

Die Vorgehensweise und Anleitung im E-Leanring/Handout finden Sie unter: E-Learning Übersicht Buchhaltung
Die Excel-Vorlage erhalten Sie auf Anfrage im Dezernat Finanzen und Beschaffung unter: dez2@uni-jena.de 

Bitte erstellen Sie ein Ticket im Service Desk unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130?requestGroup=414

Das Steuerkennzeichen wird bereits im zentralen Rechnungseingang vorerfasst und festgelegt.

Idealerweise wurde der Lieferschein bereits bei der Wareneingangsbestätigung durch den Bedarfsanforderer hinzugefügt.
Als Feststellungebefugter können Sie die Anlage zur Rechnung aber auch noch hinzufügen.
Wie Sie hierbei vorgehen, finden Sie im E-Learning bzw. Handout "Rechnungseingang Genehmigungsaufgabe ausführen Feststellungsbefugter" auf den Folien 14ff. unter: E-Learning Übersicht Buchhaltung

Die Rollen im Workflow leiten sich aus dem PSP-Element ab. Es kann sein, dass die Rechnung mit einem nicht korrekten PSP-Element erfasst wurde.
In dem Fall lehnen Sie die Freigabe mit genau dieser Begründung ab. Dann kann die Kreditorenbuchhaltung (Dezernat 2) die Kontierung prüfen.