Für die dezentralen Anwendungen, welche seit 02.01.2024 in SAP zur Verfügung stehen, gibt es E-Learnings (Schritt für Schritt-Anleitungen), die Sie zum Selbstlernen auf der E-Learning Plattform datango aufrufen können. 

Die E-Learning Plattform datango erreichen Sie über folgenden Link: https://datango.uni-jena.de/login.html

Darüber hinaus stehen die Aufzeichnungen und Präsentationen der virtuellen Schulungsveranstaltungen bereit unter https://www.uni-jena.de/universitaet/praesidium/kanzler/erp-projekt/erp-meldungen/virtuelle-schulungsveranstaltungen

Zur Klärung von ihren Fragestellungen im Umgang mit dem neuen SAP System werden wir von Januar bis März 2024 Sprechstunden anbieten. Termine hierzu finden Sie unter: https://www.uni-jena.de/universitaet/praesidium/kanzler/erp-projekt/erp-meldungen/sap-sprechstunden

Ausblick:

Das SAP System wird zukünftig weiterentwickelt und ausgebaut. Das bedeutet, dass auch die Funktionen in den dezentralen Bereichen sukzessive ausgeweitet werden.

In Planung sind beispielsweise:

• Rechnungsausgang/Faktura App
• Pflege von Feststellungsbefugten/Anordungsbefugte an den PSP-Elementen durch Kostenstellenverantwortliche und Projektleiter
• Budgetumbuchungen
• Anlagenbuchhaltung (Umsetzungen/Aussonderungen)
• Personalübersicht für Fakultäten und Einrichtungen
• Personaleinstellung (Beginn mit Pilot: Auszubildende)
• Vertrags- und Dienstverhältnisse anpassen (z.B. Vertragsverlängerungen, Entfristung, Umsetzung, Austritt)
• Stammdatenpflege (z.B. Familienverhältnisse, Bankverbindung, Anschrift)
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankmeldung)
• u. a. digitale Antragsprozesse

Im Vorfeld der Produktivsetzung werden wir Sie hierzu entsprechend befähigen.

Hier finden Sie eine Übersicht aller E-Learnings, die Sie im datango Collaborator aufrufen können, um die Transaktionen in der Fiori App selbstständig zu lernen. Das selbstständige Lernen anhand der E-Learnings können Sie zu jeder Zeit während der Arbeitszeit durchführen. Den Zugang und die Handouts zu den E-Learnings finden Sie unter folgenden Links:

• E-leanrings im Bereich Finanzen und Beschaffung: E-Learnings und Handbücher
• E-leanrings im Bereich Personal und Reisekosten: E-Learnings und Handbücher

Übersicht der E-Learnings:

Ja, die SAP-Lots:innen, Key User und das Service Desk im URZ stehen gerne für Ihre Fragen zur Verfügung. Bitte nutzen Sie das Ticketsystem (links), wenn Ihr Problem nicht notwendigerweise ad hoc zu lösen sein sollte. Wir haben gleichzeitig ein System installiert, dass eine schnelle Bearbeitung zum Ziel hat.

Das Projekt hat eine Supportstruktur aufgebaut: Bei Fragen zu speziellen Transaktionen in SAP können Sie sich als dezentrale Fachanwender:in an die Lots:innen wenden, die ihnen ad hoc an Ihrem Arbeitsplatz helfen können. Bei weiteren Fragen gibt es das Ticket System zum Servicedesk  https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk. Hier werden die Anfragen an die Spezialisten weitergeleitet.

Zukünftig nach den ersten Monaten Anlaufzeit grundsätzlich ja, direkt nach Produktivstart möchten wir Sie bitten die Supportstrukturen in Anspruch zu nehmen, da die Kolleg:innen in allen Dezernaten und Instituten gleichermaßen im neuen System Routine erlangen müssen und wenig Zeit haben, über die eigenen Aufagben hinaus, weitere Beratungen durchzuführen.

Aufgrund der anspruchsvollen Zeit direkt zu Beginn und in den ersten Wochen nach Produktivstart von SAP ist es einfacher für Sie, sich direkt an den Support zu wenden, die viele typische Probleme kennen und einfacher lösen können, sich in den unterschiedlichen SAP-Modulen, den Anwendungen in der Fiori App sehr gut auskennen.

Als persönliche Ansprechpartner:innen in den Instituten und Fakultäten können die Lots:innen Ihnen direkt vor Ort Unterstützung bieten. Als zentrale Anwender:in können Sie die Key-User auch telefonisch kontaktieren, um schnelle Hilfe zu bekommen. Zusätzlich können Sie themnspezifisch die FAQs zu Rate ziehen oder die E-Learnings aufrufen, um z.B. durch eine bestimmte Transaktion durchgeführt zu werden.

Ja, Sie können sich jederzeit an den Support wenden. Natürlich kann es sein, dass die Kolleg:innen gerade im Gespräch mit anderen Anwender:innen sind, gleichzeitig gibt es keine Einschränkung zur Kontaktaufnahme während der Kernarbeitszeit. Sollten Sie telefonisch niemanden erreichen, bitte nutzen Sie den Ticketservice. Die Tickets werden schnellstmöglich bearbeitet und den Spezialisten übergeben, der / die Sie dann kontaktieren wird.

Nein, die Kolleg:innen können in beiden Umgebungen helfen. Sollte sich eine zu spezielle Frage ergeben, so können jederzeit vom Support weitere Spezialisten involviert werden. Die Key User können im Zwiefel auch beurteilen, ob ein technisches Problem vorliegt und Ihre Anfrage schnell weiterleiten.

Ja, die Tansaktionen und die Workflows sind auch im Support bekannt, so dass sich hier schnelle eine Lösung zu Ihrem Problem finden lassen sollte.

Sie finden die Liste der Warengruppen hier (link). Bitte gehen Sie zu dem E-Learningtool datango und rufen sich die entsprechende Lektion auf (link) oder laden Sie sich das entsprechende Handout herunter. Sollten Sie darüber hinaus weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Lots:innen in der Dezentralen, oder an die Key-User in der Zentralen. Hier finden Sie den Link zum Ticket-System (link).

Als Zusatzangebot zu den weiteren Supportstrukturen in der Anfangszeit können Sie sich unter der eigens geschalteten Leitung in den ersten Wochen des neuen Jahres 2024, täglich in der Zeit von 9:00 bis 12:00, mit Ihren Fragen wenden. Die Kolleg:innen helfen Ihnen bei der Einrodnung der Fragen und Antworten und helfen bei der Weiterleitung Ihrer Fragen an das Ticketsystem. Folgende Telefonummer können sie in dem genannten Zeitraum kontaktieren: 03641 9 419305.

Als Zusatzangebot in der Anfangsphase zwischen Januar 2024 und März 2024 bieten wir Ihnen themenspezifische virtuelle Sprechstunden an, in denen Sie in den direkten Austausch mit Spezialisten gehen können und Ihre konkreten Anliegen beantwortet werden. Die Anwendung im System kann über die Bildschirmteilung zeitgleich gezeigt und erklärt werden. Sie werden über ein Rundschreiben zusätzlich informiert werden und die Veröffentlichung der Zomlinks erfolgt auf der Webseite des projektes ERP-Einführung hier: LINK

Sogenannte SAP-Lots:innen sind Ratgeber:innen, die in dem direkten Austausch für die Kolleg:innen in einer Fakutät oder eines Instituts bei grundlegenden Fragen unterstützen können. Sie geben Tipps für die Arbeit in der Fiori App oder verweisen oder leiten Ihre Anfragen an die nächste Stufe im Support, den Key-Usern in den Dzernaten weiter. eine Liste, wer bei Ihnen als Lots:in zur Verfügung steht, soll intitutsweise/fakultätsübergreifend bekannt gemacht werden. Es gibt keine zentrale Liste der NAmen, da die Lots:innen nur sehr niederschwellig, neben Ihren normalen Aufgaben, helfen können.

Ja, unter folgendem Link https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk können Sie den Servicedesk zu SAP spezfischen Fragen aufrufen.

dritte Antwort

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