Fragen und Antworten


Der FAQ-Bereich bietet Ihnen ad hoc die Möglichkeit Antworten zu Ihren Fragestellungen und Problemen zu finden.

Darüber hinaus erhalten Sie technischen und fachlichen Support über den Service Desk der Uni Jena: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Zudem gibt es in einigen Einrichtungen der Uni Jena SAP-Lots:innen. SAP-Lots:innen sind Kolleg:innen vor Ort, welche Ihnen auf kollegialer Ebene eine erste Hilfestellung geben können. Sollte es in ihrem Bereich ein(e) SAP-Lots:in geben, wurden Sie darüber bereichsintern informiert.

In den ersten Wochen und Monaten werden wir zudem durch das Angebot einer telefonischen Anlaufstelle und Sprechstunden zusätzlichen Support leisten:

Bitte geben Sie ein Ticket auf unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Die Berechtigungen müssen vom Verantwortlichen des PSP-Elements (Kostenstellenverantwortliche, Projektleiter:in) beantragt werden. Die Beantragung erfolgt über den Service Desk der Uni Jena unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/907

Folgende Berechtigungen sind relevant für SAP-Funktionen für die dezentralen Einheiten:

  • BUDCON ohne Personalkosten
  • BUDCON mit Personalkosten 
  • Faktura APP (Rechnungsausgang) → noch nicht produktiv, Produktivsetzungstermin wird noch bekannt gegeben
  • Bedarfsanforderung/Wareneingang

Hinweis: Die Berechtigung zur Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen ist eine Standardfunktion und wird jeder/jedem Mitarbeiter:in der Uni Jena mit Zugang zum SAP-System eingerichtet.


Für die dezentralen Anwendungen, welche seit 02.01.2024 in SAP zur Verfügung stehen, gibt es E-Learnings (Schritt für Schritt-Anleitungen), die Sie zum Selbstlernen auf der E-Learning Plattform datango aufrufen können. 

Die E-Learning Plattform datango erreichen Sie über folgenden Link: https://datango.uni-jena.de/login.html

Darüber hinaus stehen die Aufzeichnungen und Präsentationen der virtuellen Schulungsveranstaltungen bereit unter https://www.uni-jena.de/universitaet/praesidium/kanzler/erp-projekt/erp-meldungen/virtuelle-schulungsveranstaltungen

Zur Klärung Ihrer Fragestellungen im Umgang mit dem neuen SAP System werden wir von Januar bis März 2024 Sprechstunden anbieten. Termine hierzu finden Sie unter: https://www.uni-jena.de/universitaet/praesidium/kanzler/erp-projekt/erp-meldungen/sap-sprechstunden


Ausblick:

Das SAP System wird zukünftig weiterentwickelt und ausgebaut. Das bedeutet, dass auch die Funktionen in den dezentralen Bereichen sukzessive ausgeweitet werden.

In Planung sind beispielsweise:

  • Rechnungsausgang/Faktura App
  • Pflege von Feststellungsbefugten/Anordnungsbefugte an den PSP-Elementen durch Kostenstellenverantwortliche und Projektleiter:innen
  • Budgetumbuchungen
  • Anlagenbuchhaltung (Umsetzungen/Aussonderungen)
  • Personalübersicht für Fakultäten und Einrichtungen
  • Personaleinstellung (Beginn mit Pilot: Auszubildende)
  • Vertrags- und Dienstverhältnisse anpassen (z.B. Vertragsverlängerungen, Entfristung, Umsetzung, Austritt)
  • Stammdatenpflege (z.B. Familienverhältnisse, Bankverbindung, Anschrift)
  • Abwesenheiten (Urlaub, Krankmeldung)
  • u. a. digitale Antragsprozesse

Im Vorfeld der Produktivsetzung werden wir Sie hierzu entsprechend befähigen.

Hier finden Sie eine Übersicht aller E-Learnings, die Sie im datango Collaborator aufrufen können, um die Transaktionen in der Fiori App selbstständig zu lernen. Das selbstständige Lernen anhand der E-Learnings können Sie zu jeder Zeit während der Arbeitszeit durchführen. Den Zugang und die Handouts zu den E-Learnings finden Sie unter folgenden Links:


Übersicht der E-Learnings:

Übergreifend
Anlage von Vertreter:innen
Dienstreisen
Dienstreiseantrag
Dienstreiseabrechnung
Genehmigung Dienstreiseantrag/-abrechnung
Vorgesetzte Vertretung
Beschaffung

Persönliche Einstellungen 

(Empfohlen vor der erstmaligen Erstellung einer Bedarfsanforderung (BANF))

Bedarfsanforderungen (BANF)/Bestellungen anlegen
Nachträgliche Bestellungen
Status der Genehmigungen bei Bestellanforderungen (BANFen)
Kurzanleitung: Bestellung in externen, nicht an SAP angebundenen Katalogen/Plattformen
Zusatzinformationen zu Besonderheiten für Mitarbeitende im Dezernat 4, Bau und Liegenschaften
Bedarfsanforderungen/Bestellungen freigeben
Übersichten zu Bestellanforderungen
Wareneingang bestätigen
Buchhaltung
Rechnungseingang - Genehmigung Feststellungsbefugter
Rechnungseingang - Genehmigung Anordnungsbefugter
Excel-Upload kreditorische und debitorische Rechnungen
Haushalt und Drittmittel
Dezentraler Budgetbericht BUDCON
Schaltflächen im Budgetbericht
Layout Budcon anpassen
Vergleich: SuperX und Budcon
Maßnahmenanforderung (Drittmittel) genehmigen

Zukünftig und nach den ersten Monaten Anlaufzeit grundsätzlich ja. Der primäre Weg sollte aber zukünftig immer über den Service Desk der Uni Jena gehen: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Insbesondere direkt nach Produktivstart bitten wir Sie, die Supportstrukturen einzuhalten, da die Kolleg:innen in allen Dezernaten und Instituten gleichermaßen im neuen System Routine erlangen müssen und wenig Zeit haben, über die eigenen Aufgaben hinaus, weitere Beratungen durchzuführen. 

In einigen Einrichtungen der Uni Jena gibt es SAP-Lots:innen. SAP-Lots:innen sind Kolleg:innen vor Ort, welche Ihnen auf kollegialer Ebene eine erste Hilfestellung geben können. Sollte es in ihrem Bereich ein(e) SAP-Lots:in geben, wurden Sie darüber bereichsintern informiert.

Zusätzlich können Sie themenspezifisch die FAQs zu Rate ziehen oder die E-Learnings aufrufen, um z.B. durch eine bestimmte Transaktion durchgeführt zu werden.

Ja, die Transaktionen und die Workflows sind auch im Support bekannt bzw. werden entsprechend an die Expert:innen weitergegeben, so dass sich hier schnell eine Lösung zu Ihrem Problem finden lassen sollte.

In den ersten Wochen und Monaten werden wir zudem durch das Angebot einer telefonischen Anlaufstelle und Sprechstunden zusätzlichen Support leisten:

In den ersten Wochen und Monaten werden wir zudem durch das Angebot von virtuellen Sprechstunden zusätzlichen Support leisten.

In den virtuellen Sprechstunden werden Ihnen Expert:innen aus den Fachbereichen der Uni Jena und SAP-Berater:innen Antworten auf ihre Fragen geben. Sie können in den direkten Austausch mit Spezialist:innen gehen, welche Ihre konkreten Anliegen beantworten können. Bei Bedarf kann die Anwendung im System über die Bildschirmteilung zeitgleich gezeigt und erklärt werden. 

In einigen Einrichtungen der Uni Jena gibt es SAP-Lots:innen. SAP-Lots:innen sind Kolleg:innen vor Ort, welche Ihnen auf kollegialer Ebene eine erste Hilfestellung geben können. Sollte es in ihrem Bereich ein(e) SAP-Lots:in geben, wurden Sie darüber bereichsintern informiert.

Die SAP-Lots:innen sind Ratgeber:innen, die in dem direkten Austausch die Kolleg:innen in einer Fakultät oder einem Institut bei grundlegenden Fragen unterstützen können. Sie geben Tipps für die Arbeit in der Fiori App oder verweisen oder leiten Ihre Anfragen an die nächste Stufe im Support weiter. Es gibt keine zentrale Liste der Namen der SAP-Lots:innen, da die Lots:innen nur sehr niederschwellig, neben Ihren normalen Aufgaben, helfen können.

Ja, den Service Desk (Ticketsystem) nutzen wir im SAP-Kontext.

Sie erreichen den Service Desk unter:  https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk

Es gibt einen zentralen SAP-Service Desk: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143


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