Der Anordnungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. In der Regel ist der Projektleiter/Kostenstellenverantwortliche auch der Anordnungsbefugte. Die Befugnis zur Anordnung umfasst die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Anordnung zur Buchung (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena). 

Der Feststellungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. Die Feststellungsbefugnis umfasst die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena).

Vertretungen sind i.d.R. relevant bei Genehmigungsaufgaben von Feststellungs- und Anordnungsbefugten. Sie können Ihre Vertretungen in der Inbox der Fiori App pflegen, in dem Sie oben rechts auf ihr Profil klicken und in dem Dropdown Menü den Listeneintrag "Meine Vertreterinnen auswählen" anklicken. In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend 

Es ist möglich geplante und ungeplante Vertretungen einzurichten, siehe weitere FAQ.

Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen.

• Vertretungen in "Meine Inbox"
  • Gelten nur für Freigaben bei Beschaffungsvorgängen, Dienstreisen und Maßnahmenanforderungen
    
  • Es ist keine Differenzierung nach Rollen möglich
  • Bei einer geplanten Vertretung ist die Rolle auf aktiv gestellt
    
  • Geplante Vertretungen können nicht mit Unterbrechungen angelegt werden, wenn bsplw. Mitarbeitende durch zwei verschiedene Kolleg:innen vertreten werden sollen (Kollege A in der ersten und dritten Woche des Urlaubs, und Kolleg:in B in der zweiten Woche des Urlaubs). Hier müssen beide Kolleg:innen als Vertretung gepflegt werden.
  • Bei ungeplanten Vertretungen, muss die Rolle durch den Vertreter im System aktiviert werden

In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend 

Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen.

Die Einrichtung von Vertretungen für Feststellungs- und Anordnungsbefugte für die Rechnungsbearbeitung ist in der xSuite Inbox vorzunehmen

• Vertretungen in xSuite Inbox
  • Betrifft die Vertretung zur Rechnungsbearbeitung
  • Hier ist eine Differenzierung nach Rollen möglich 
  • Gleichzeitig gibt es keine Differenzierung zwischen geplant und ungeplant 
    
  • Es ist möglich die Vertretung befristet oder unbefristet (Endedatum z.B.  31.12.2099) einzustellen
    

 In dem Handout "Anlage Vertreter:innen Eingangsrechnungen (xSuite)" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung:  E-Learning Übersicht Buchhaltung (lfd. Nr. 3)

Das ist üblicherweise ein Problem des Browsers, so dass Sie die Seite neu laden müssen über "refresh". Auch Abhilfe schaffen kann das Leeren des  "Cache". Danach sollte die Fiori App aktualisiert sein und Sie können erneut beginnen, Ihre Vertreter:innen zu verwalten.