Der Anordnungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. In der Regel ist der Projektleiter/Kostenstellenverantwortliche auch der Anordnungsbefugte. Die Befugnis zur Anordnung umfasst die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Anordnung zur Buchung (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena). 

Der Feststellungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. Die Feststellungsbefugnis umfasst die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena).

Vertretungen sind i.d.R. relevant bei Genehmigungsaufgaben von Feststellungs- und Anordnungsbefugten. Sie können Ihre Vertretungen in der Inbox der Fiori App pflegen, in dem Sie oben rechts auf ihr Profil klicken und in dem Dropdown Menü den Listeneintrag "Meine Vertreterinnen auswählen" anklicken. In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend 

Es ist möglich geplante und ungeplante Vertretungen einzurichten, siehe weitere FAQ.

Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen.

Es ist möglich geplante und ungeplante Vertretungen einzurichten.

Damit ist folgendes gemeint:

• Geplante Vertretung: Die zur Vertretung vorgesehene Person ist immer aktiv und über offene Aufgaben (z.B. Genehmigung einer Bestellung) informiert. Sie kann die Aufgaben als Vertreter:in jederzeit für Sie als verantwortliche Person abarbeiten. In diesem Fall werden beide Personen durch die Inbox von SAP über Aufgaben informiert.
• Ungeplante Vertretung: Die für ungeplante Fälle als Vertretung vorgesehene Person ist zur Vertretung vorgemerkt, sieht dies selbst in SAP und kann sich selbst "aktiv" schalten, wenn Sie als verantwortliche Person ungeplant ausfallen. So lange sie sich nicht aktiv schaltet, erhält sie keine der anfallenden Aufgaben zugewiesen. 

In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend 

Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen.

Grundsätzlich sollte dieser Situation durch die Einrichtung einer dauerhaften (d.h. ungeplanten) Vertretung vorgebeugt werden. Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter: E-Learning Übersicht übergreifend 
Bitte erstellen Sie ein Ticket im Service Desk unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Das ist üblicherweise ein Problem des Browsers, so dass Sie die Seite neu laden müssen über "refresh". Auch Abhilfe schaffen kann das Leeren des  "Cache". Danach sollte die Fiori App aktualisiert sein und Sie können erneut beginnen, Ihre Vertreter:innen zu verwalten.