Zusammenfassung
Hier finden alles rund um das Thema Rechnungseingang für die Bearbeitung und Freigaben.
Fragen und Antworten
Allgemeine Fragen
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Zunächst muss eine Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) erfolgen. Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP Die Genehmigungsaufgaben für den Rechnungseingang können Sie als Anordnungsbefugter oder Feststellungsbefugter in der Inbox aufrufen. |
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Rechnungen müssen vom Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten des jeweiligen PSP-Elements genehmigt werden. |
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Jedem PSP-Element ist jeweils ein Feststellungsbefugter und ein Anordnungsbefugter zugeordnet. Eine Übersicht (PSP-Elemente_Verantwortliche) finden Sie im HanFRIED unter: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C14095&medialist_path=1%7C13835%7C13855#block_body_1 |
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Vertretungen sind i.d.R. relevant bei Genehmigungsaufgaben von Feststellungs- und Anordnungsbefugten. In der SAP-Web-Anwendung (SAP Fiori-App) können sie in ihren Profileinstellungen Vertreter:innen einrichten. Die Vorgehensweise und Anleitung zur Anlage von Vertreter:innen finden Sie im E-Leanring/Handout unter: E-Learning Übersicht übergreifend |
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Ja, die Änderung der Feststellungsbefugten/Anordnungsbefugten können durch den Projektleiter/Kostenstellenverantwortlichen veranlasst werden. Hierfür ist über den Service Desk ein Ticket zu erstellen unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/950 |
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Grundsätzlich sollten alle Rechnungen zentralen im Dezernat 2 eingehen. Dort werden die Rechnungen vorerfasst und in den elektronischen Bearbeitungs-Workflow gegeben. |
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Sollten Sie die Rechnung selbst per E-Mail oder in Papierform erhalten, leiten Sie die Rechnung bitte umgehend zum Zentralen Rechnungseingang weiter, damit diese im System vorerfasst werden kann. Hinweis: Das Dezernat 2 behält sich vor Rechnungen aufgrund falscher Rechnungsadresse zurückzuweisen. Die zentrale Rechnungsanschrift der Uni Jena lautet: Friedrich-Schiller-Universität Jena |
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Im Bestellprozess bekommt der Lieferant die Referenznummer (Bestellnummer) mitgegeben. Über die Bestellnummer kann die Rechnung dann eindeutig zugeordnet werden. |
Fragen zum Genehmigungsvorgang
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Ja, Sie können sich die Rechnung im System als Anhang aufrufen und sich in der Übersichtsmaske zu dem zu prüfenden Beleg alle relevanten Buchungsdaten ansehen. |
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In bestimmten Situationen kann es erforderlich werden sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen im Sinne einer Massenverarbeitung in SAP anzulegen und zu bearbeiten. Hierfür steht ein excelbasiertes Upload-Programm zur Verfügung. Die Vorgehensweise und Anleitung im E-Leanring/Handout finden Sie unter: E-Learning Übersicht Buchhaltung |
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Bitte erstellen Sie ein Ticket im Service Desk unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130?requestGroup=414 |
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Das Steuerkennzeichen wird bereits im zentralen Rechnungseingang vorerfasst und festgelegt. |
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Idealerweise wurde der Lieferschein bereits bei der Wareneingangsbestätigung durch den Bedarfsanforderer hinzugefügt. |
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Die Rollen im Workflow leiten sich aus dem PSP-Element ab. Es kann sein, dass die Rechnung mit einem nicht korrekten PSP-Element erfasst wurde. |
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Über die Ablehnung der Freigabe/Genehmigung wird die Rechnung zurück in die Kreditorenbuchhaltung (Dezernat 2) gegeben, so dass die Kolleg:innen eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten anfordern können. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Ablehnung einer Genehmigungsaufgabe bei Rechnungen einen Kommentar mit Ihrer Begründung für die Ablehnung hinzufügen müssen. |
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Nein, der Buchungsbegleitschein wird nicht mehr genutzt, da Sie alle Eingaben/Genehmigungen im SAP-System (SAP-Web-Anwendung (FioriApp) vornehmen können. |