Fragen und Antworten
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Der Anordnungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. In der Regel ist der Projektleiter/Kostenstellenverantwortliche auch der Anordnungsbefugte. Die Befugnis zur Anordnung umfasst die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Anordnung zur Buchung (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena). |
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Der Feststellungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. Die Feststellungsbefugnis umfasst die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena). |
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Die Anlage von Vertretungen sind sowohl für "Meine Inbox" als auch für die xSuite Inbox möglich und notwendig.
Es ist möglich geplante und ungeplante Vertretungen einzurichten, siehe weitere FAQ.
Die Einrichtung von Vertretungen für Feststellungs- und Anordnungsbefugte für die Rechnungsbearbeitung ist in der xSuite Inbox vorzunehmen
Bitte beachten Sie, dass sich die Vertretungen "nur" auf Workflowaufgaben beziehen (Freigabe- und Genehmigungsaufgaben). Sichtrechte für Budgets (BUDCON) werden nicht übertragen. |
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Es ist möglich geplante und ungeplante Vertretungen in "Meine Inbox" einzurichten. Damit ist folgendes gemeint:
In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen. |
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Bei der Pflege der Vertretungen für die Rechnungsbearbeitung in der xSuite Inbox zeigt sich folgendes Bild: Folgende Rollen werden in der Rechnungseingangsbearbeitung vergeben und entsprechend Ihren Berechtigungen sollten die Vertretungen jeweils die richtige Rolle zugewiesen bekommen: Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter der laufenden Nr. 3 unter: E-Learning Übersicht Buchhaltung |
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Grundsätzlich sollte dieser Situation durch die Einrichtung einer dauerhaften (d.h. ungeplanten) Vertretung vorgebeugt werden.
Konnten vorab keine Vertretungen eingerichtet werden, erstellen Sie bitte |
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Das ist üblicherweise ein Problem des Browsers, so dass Sie die Seite neu laden müssen über "refresh". Auch Abhilfe schaffen kann das Leeren des des "Cache". Danach sollte die Fiori App aktualisiert sein und Sie können erneut beginnen, Ihre Vertreter:innen zu verwalten. |
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Beispiel: Person B vertritt Person A. Person B richtet einen weiteren Vertreter ein (Person C). Bekommt Person C damit auch die Vorgänge von Person A in die Inboxen? Das SAP System verhält sich hier unterschiedlich. Es muss zwischen "Meine Inbox" und der "xSuite Inbox" differenziert werden.
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