Der Anordnungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. In der Regel ist der Projektleiter/Kostenstellenverantwortliche auch der Anordnungsbefugte. Die Befugnis zur Anordnung umfasst die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Anordnung zur Buchung (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena). 

Der Feststellungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. Die Feststellungsbefugnis umfasst die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena).

• Vertretungen in "Meine Inbox"
  • für Freigaben bei Beschaffungsvorgängen, Dienstreisen und Maßnahmenanforderungen
    
  • es ist keine Differenzierung nach Rollen (z.B. Anordnungsbefugnis und Feststellungsbefugnis) möglich
  • es wird zwischen geplanten udn ungeplanten Vertretungen differenziert
    • bei einer geplanten Vertretung ist die Vertretung für den angegeben Zeitpunkt aktiv
      
      • Hinweis: geplante Vertretungen können nicht mit Unterbrechungen angelegt werden, wenn z.B. Mitarbeitende durch zwei verschiedene Kolleg:innen vertreten werden sollen (Kolleg:in A in der ersten und dritten Woche des Urlaubs, und Kolleg:in B in der zweiten Woche des Urlaubs)
    • bei ungeplanten Vertretungen, muss die Vertretung durch den Vertreter aktiv im System aktiviert werden
      • die Vertretung kann somit aktiv oder inaktiv geschaltet werden
  • In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend 
  • Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen.

Die Einrichtung von Vertretungen für Feststellungs- und Anordnungsbefugte für die Rechnungsbearbeitung ist in der xSuite Inbox vorzunehmen

• Vertretungen in xSuite Inbox
  • betrifft die Freigaben bei der Rechnungsbearbeitung
  • es ist eine Differenzierung nach Rollen (z.B. Anordnungsbefugnis und Feststellungsbefugnis) möglich
  • es gibt keine Differenzierung zwischen geplanten und ungeplanten Vertretungen
    
  • es ist aber möglich die Vertretung befristet oder unbefristet (Endedatum z.B.  31.12.2099) einzustellen
  • In dem Handout "Anlage Vertreter:innen Eingangsrechnungen (xSuite)" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung:  E-Learning Übersicht Buchhaltung (lfd. Nr. 3)

Grundsätzlich sollte dieser Situation durch die Einrichtung einer dauerhaften (d.h. ungeplanten) Vertretung vorgebeugt werden.

• Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie für Vertretungen in "Meine Inbox" unter: E-Learning Übersicht übergreifend 
• Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie für Vertretungen in der "xSuite Inbox" unter E-Learning Übersicht Buchhaltung (lfd. Nr. 3)

Konnten vorab keine Vertretungen eingerichtet werden, Bitte erstellen Sie ein Ticket im Service Desk unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Das ist üblicherweise ein Problem des Browsers, so dass Sie die Seite neu laden müssen über "refresh". Auch Abhilfe schaffen kann das Leeren des  "Cache". Danach sollte die Fiori App aktualisiert sein und Sie können erneut beginnen, Ihre Vertreter:innen zu verwalten.