Der Anordnungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. In der Regel ist der Projektleiter/Kostenstellenverantwortliche auch der Anordnungsbefugte. Die Befugnis zur Anordnung umfasst die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Anordnung zur Buchung (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena). 

Der Feststellungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. Die Feststellungsbefugnis umfasst die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena).

Vertretungen sind i.d.R. relevant bei Genehmigungsaufgaben von Feststellungs- und Anordnungsbefugten. Sie können Ihre Vertretungen in der Inbox der Fiori App pflegen, in dem Sie oben rechts auf ihr Profil klicken und in dem Dropdown Menü den Listeneintrag "Meine Vertreterinnen auswählen" anklicken. In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend 

Es ist möglich geplante und ungeplante Vertretungen einzurichten, siehe weitere FAQ.

Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen.

• Vertretungen in "Meine Inbox"
  • Gelten nur für Freigaben bei Beschaffungsvorgängen, Dienstreisen und Maßnahmenanforderungen
    
  • Es es ist keine Differenzierung nach Rollen möglich(z.B. Anordnungsbefugnis und Feststellungsbefugnis) möglich
  • es wird zwischen geplanten udn ungeplanten Vertretungen differenziert
    • bei
    Bei
    • einer geplanten Vertretung ist die
    Rolle auf aktiv gestellt
    
    • Vertretung für den angegeben Zeitpunkt aktiv
      
      • Hinweis: geplante
    Geplante
    • • Vertretungen können nicht mit Unterbrechungen angelegt werden, wenn
    bsplw
    • • z.B. Mitarbeitende durch zwei verschiedene Kolleg:innen vertreten werden sollen (
    Kollege
    • • Kolleg:in A in der ersten und dritten Woche des Urlaubs, und Kolleg:in B in der zweiten Woche des Urlaubs)
    . Hier müssen beide Kolleg:innen als Vertretung gepflegt werden.Bei
    • bei ungeplanten Vertretungen, muss die
    Rolle
    • Vertretung durch den Vertreter aktiv im System aktiviert werden
      • die Vertretung kann somit aktiv oder inaktiv geschaltet werden
  • In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend 
  • Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen.

Die Einrichtung von Vertretungen für Feststellungs- und Anordnungsbefugte für die Rechnungsbearbeitung ist in der xSuite Inbox vorzunehmen

• Vertretungen in xSuite Inbox
  • Betrifft die Vertretung zur betrifft die Freigaben bei der Rechnungsbearbeitung
  • Hier es ist eine Differenzierung nach Rollen möglich (z.B. Anordnungsbefugnis und Feststellungsbefugnis) möglich
  • es gibt Gleichzeitig gibt es keine Differenzierung zwischen geplant geplanten und ungeplant ungeplanten Vertretungen
    
  • Es es ist aber möglich die Vertretung befristet oder unbefristet (Endedatum z.B.  31.12.2099) einzustellen

• • In dem Handout "Anlage Vertreter:innen Eingangsrechnungen (xSuite)" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung:  E-Learning Übersicht Buchhaltung (lfd. Nr. 3)

Das ist üblicherweise ein Problem des Browsers, so dass Sie die Seite neu laden müssen über "refresh". Auch Abhilfe schaffen kann das Leeren des  "Cache". Danach sollte die Fiori App aktualisiert sein und Sie können erneut beginnen, Ihre Vertreter:innen zu verwalten.