Die Anlage von Vertretungen sind sowohl für "Meine Inbox" als auch für die xSuite Inbox möglich und notwendig.
- Vertretungen in "Meine Inbox"
- Gelten nur für Freigaben bei Beschaffungsvorgängen, Dienstreisen und Maßnahmenanforderungen
- Es ist keine Differenzierung nach Rollen möglich
- Bei einer geplanten Vertretung ist die Rolle auf aktiv gestellt
- Geplante Vertretungen können nicht mit Unterbrechungen angelegt werden, wenn bsplw. Mitarbeitende durch zwei verschiedene Kolleg:innen vertreten werden sollen (Kollege A in der ersten und dritten Woche des Urlaubs, und Kolleg:in B in der zweiten Woche des Urlaubs). Hier müssen beide Kolleg:innen als Vertretung gepflegt werden.
- Bei ungeplanten Vertretungen, muss die Rolle durch den Vertreter im System aktiviert werden werden
In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen. Die Einrichtung von Vertretungen für Feststellungs- und Anordnungsbefugte für die Rechnungsbearbeitung ist in der xSuite Inbox vorzunehmen - Vertretungen in xSuite Inbox
- Betrifft die Vertretung zur Rechnungsbearbeitung
- Hier ist eine Differenzierung nach Rollen möglich
- Gleichzeitig gibt es keine Differenzierung zwischen geplant und ungeplant
- Es ist möglich die Vertretung befristet oder unbefristet (Endedatum z.B. 31.12.2099) einzustellen
In dem Handout "Anlage Vertreter:innen Eingangsrechnungen (xSuite)" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht Buchhaltung (lfd. Nr. 3)
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