Die Semesterraumplanung, d.h. die Vergabe zentral verwalteter Räume für die Veranstaltungen eines Semesters durch das Hörsaalmanagement, erfolgt über Friedolin. Wenn Ihr Bereich über eigene Räume verfügt und diese dezentral verwaltet, sind die folgenden Informationen für Sie nicht relevant.
Für die Semesterraumplanung sind folgende Termine zu beachten:
- Ab dem Semesterwechsel für FBAs (siehe Termine) können Sie Veranstaltungen erstellen und bearbeiten sowie Raumanfragen für diese Veranstaltungen stellen.
- Ab dem 15.07. für das folgende Wintersemester bzw. 15.01. für das folgende Sommersemester weist das Hörsaalmanagement die Räume zu. Raumanfragen sind auch nach diesem Datum weiterhin möglich.
- Ab dem Semesterwechsel für Studierende (siehe Termine) können die Studierenden die Veranstaltungen samt den zugewiesenen Räumen einsehen.
Für das Hörsaalmanagement sind insbesondere folgende Informationen wichtig, die Sie bei der Erstellung einer Veranstaltung in Friedolin angeben müssen.
- Titel der Veranstaltung
- erwartete Teilnehmerzahl (Max. Teilnehmer 2. Platzvergabe)
- Lehrperson
- Nutzungszeit (Tag, von, bis)
- Rhythmus
- Anfangs- und Enddatum
- erforderliche Ausstattung inkl. benötigter Anzahl der Plätze
Bitte berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltungen zwingend folgende Vorgaben:
- Veranstaltungen sind im geraden 2-Stunden-Rhythmus ab beginnend 08:00 Uhr zu planen.
- Sind ein- oder dreistündige Veranstaltungen unumgänglich, sollten Sie diese im Block mit einer zweiten Veranstaltung der gleichen Raumkapazität kombinieren oder auf die Nachmittagsstunden (ab 16:00) Uhr legen.
- Bei 14-täglichen Lehrveranstaltungen müssen Sie das korrekte Beginndatum zwingend angeben. Diese Veranstaltungen sollten außerdem mit einer zweiten 14-täglichen Lehrveranstaltung abwechselnd stattfinden.
- Blockveranstaltungen sind von Montag bis Donnerstag nicht unterzubringen. Bitte planen Sie diese für Freitag bis Sonntag ein.
- Tutorien sollen außerhalb der Kernzeiten (10:00–18:00 Uhr) stattfinden.
Sie können für Prüfungstermine, Nachbesprechungen und ähnliche Anlässe einzelne Termine zu Ihrer Veranstaltung hinzufügen und für diese Termine Räume beantragen. Geben Sie bei „Rhythmus“ an, dass es sich um eine „Einzelveranstaltung“ handelt.
Raumanfragen für Termine nach dem Folgesemester, für das die Bearbeitung der Veranstaltung noch nicht freigegeben ist, können Sie per E-Mail an raumverwaltung@uni-jena.de senden. Dabei sind folgende Angaben erforderlich:
- Titel der Veranstaltung
- Verantwortlicher
- Fakultät/Institut
- Termin und Uhrzeit
- erwartete Teilnehmerzahl
- Wünsche bzgl. Raum, Technik, etc.
