Die Semesterraumplanung, d.h. die Vergabe zentral verwalteter Räume für die Veranstaltungen eines Semesters durch das Hörsaalmanagement, erfolgt über Friedolin. Wenn Ihr Bereich über eigene Räume verfügt und diese dezentral verwaltet, sind die folgenden Informationen für Sie nicht relevant.

Für die Semesterraumplanung sind folgende Termine zu beachten:

  • Ab dem Semesterwechsel für FBAs (siehe Termine) können Sie Veranstaltungen erstellen und bearbeiten sowie Raumanfragen für diese Veranstaltungen stellen.
  • Ab dem 15.07. für das folgende Wintersemester bzw. 15.01. für das folgende Sommersemester weist das Hörsaalmanagement die Räume zu. Raumanfragen sind auch nach diesem Datum weiterhin möglich.
  • Ab dem Semesterwechsel für Studierende (siehe Termine) können die Studierenden die Veranstaltungen samt den zugewiesenen Räumen einsehen.

Für das Hörsaalmanagement sind insbesondere folgende Informationen wichtig, die Sie bei der Erstellung einer Veranstaltung in Friedolin angeben müssen.

  • Titel der Veranstaltung
  • erwartete Teilnehmerzahl (Max. Teilnehmer 2. Platzvergabe)
  • Lehrperson
  • Nutzungszeit (Tag, von, bis)
  • Rhythmus
  • Anfangs- und Enddatum
  • erforderliche Ausstattung inkl. benötigter Anzahl der Plätze

Bitte berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltungen zwingend folgende Vorgaben:

  1. Veranstaltungen sind im geraden 2-Stunden-Rhythmus ab beginnend 08:00 Uhr zu planen.
  2. Sind ein- oder dreistündige Veranstaltungen unumgänglich, sollten Sie diese im Block mit einer zweiten Veranstaltung der gleichen Raumkapazität kombinieren oder auf die Nachmittagsstunden (ab 16:00) Uhr legen.
  3. Bei 14-täglichen Lehrveranstaltungen müssen Sie das korrekte Beginndatum zwingend angeben. Diese Veranstaltungen sollten außerdem mit einer zweiten 14-täglichen Lehrveranstaltung abwechselnd stattfinden.
  4. Blockveranstaltungen sind von Montag bis Donnerstag nicht unterzubringen. Bitte planen Sie diese für Freitag bis Sonntag ein.
  5. Tutorien sollen außerhalb der Kernzeiten (10:00–18:00 Uhr) stattfinden.

Sie können für Prüfungstermine, Nachbesprechungen und ähnliche Anlässe einzelne Termine zu Ihrer Veranstaltung hinzufügen und für diese Termine Räume beantragen. Geben Sie bei „Rhythmus“ an, dass es sich um eine „Einzelveranstaltung“ handelt.

Raumanfragen für Termine nach dem Folgesemester, für das die Bearbeitung der Veranstaltung noch nicht freigegeben ist, können Sie per E-Mail an raumverwaltung@uni-jena.de senden. Dabei sind folgende Angaben erforderlich:

  • Titel der Veranstaltung
  • Verantwortlicher
  • Fakultät/Institut
  • Termin und Uhrzeit
  • erwartete Teilnehmerzahl
  • Wünsche bzgl. Raum, Technik, etc.

Centrally timetabled rooms need to be booked in Friedolin. If your department has its own rooms and manages them decentrally, the following information is not relevant for you.

You should note the following dates if you want to book a room for your course:

  • From the Friedolin semester transition for departmental administrators (see Dates), you can create and edit courses and submit room requests for these courses.
  • From 15 July for the following winter semester and 15 January for the following summer semester, the Lecture Theatre Management team allocates the rooms. Room requests are still possible after this date.
  • From the Friedolin semester transition for students (see Dates), students can view the courses and the rooms assigned to them.

The following information, which you must enter when creating a course in Friedolin, is particularly important for the Lecture Theatre Management team.

  • Course title
  • Expected number of participants (Max. Teilnehmer 2. Platzvergabe)
  • Teaching staff
  • Utilisation time (day, from, until)
  • Frequency of the course (Rhythm)
  • Start and end date
  • Required equipment incl. number of seats

Please consider the following guidelines when planning your courses:

  1. Classes should be planned in even 2-hour intervals starting at 8:00 a.m.
  2. If one- or three-hour classes are unavoidable, you should combine them in a block with a second class of the same room capacity or schedule them for the afternoon hours (from 4:00 p.m.).
  3. For fortnightly classes, you must enter the correct start date. These classes should also alternate with a second course with fortnightly classes.
  4. Block courses must not take place between Monday and Thursday. Please schedule them for Friday to Sunday.
  5. Tutorials should take place outside core hours (10:00 a.m. - 6:00 p.m.).

You can add individual dates to your course for examinations, exam review sessions and similar occasions and request rooms for these dates. Specify under ‘Rhythm’ that it is an ‘Einzel-V’ (separate date).

Room requests for dates after the following semester, for which you cannot create and edit courses yet, can be sent by e-mail to raumverwaltung@uni-jena.de. Please give the following information:

  • Course title
  • Responsible person
  • Faculty/Institute
  • Date and time
  • Expected number of participants

Requirements regarding the room, technology, etc.