Hier erfahren Sie, wie Sie Einträge in der Mitarbeiterdatenbank erstellen bzw. vorhandene Einträge bearbeiten können.

INHALTSVERZEICHNIS

INFORMATION

Nicht alle Redakteure haben die Berechtigung Einträge in der Mitarbeiterdatenbank zu erstellen bzw. zu bearbeiten. Wenn Sie diese Berechtigung erhalten möchten, empfehlen wir dies zunächst mit dem Ansprechpartner Ihrer zugehörigen Fakultät abzusprechen, damit es zum Beispiel nicht zu einer doppelten Bearbeitung kommt. Die Berechtigungen können Sie über unseren Service-Desk beantragen.

In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie Daten in der Mitarbeiterdatenbank bearbeiten können. Die Information welche Daten Sie eintragen können, finden Sie im Handbuch »Mitarbeiterdatenbank - Alle Angaben«.

Spezifische Bearbeitungsseite

Die Bearbeitung erfolgt über eine spezielle Seite, die wir Ihnen entsprechend einrichten. Wo diese Seite liegt erfahren Sie im Zuge der Beantrung der Berechtigungen.

Mehrsprachigkeit der Mitarbeiterdatenbank

Die Daten die in der Mitarbeiterdatenbank hinterlegt werden können sind sprachspezifisch. Je nachdem in welcher Sprachversion ein Besucher Ihre Webseite besucht, werden die Daten in der entsprechenden Sprache ausgegeben. Wenn es einen Wert nicht in der Sprache gibt, wird stattdessen der deutsche Wert angezeigt.

Die Daten in anderen Sprachen werden über die entsprechende Sprachversion der Bearbeitungsseite gepflegt.

Reiter

Nachdem Sie die entsprechende Bearbeitungsseite aufgerufen haben, stehen Ihnen mehrere Reiter zu Verfügung. Sie dürfen nicht in allen davon Änderungen vornehmen, da einige Sachen wie zum Beispiel die Titel einer zentralen Vorgabe unterliegen.

Reiter »Mitarbeiter«

In diesem Reiter müssen Sie zunächst die gewünscht Aktion auswählen. Aktuell gibt es die Aktionen »einen neuen Mitarbeiter anlegen«, »einen existierenden Mitarbeiter bearbeiten« und »alle Mitarbeiter exportieren«.

Aktion »einen neuen Mitarbeiter anlegen«

  1. Es öffnet sich ein Einstellungsfenster »Mitarbeiter anlegen«.
  2. Tragen Sie im Feld »E-Mail« die @uni-jena.de Adresse des Mitarbeiters ein. Drücken Sie dann die Enter Taste oder klicken Sie neben das Feld.
    1. Wenn der Mitarbeiter im URZ gefunden wurde, sehen Sie in den Feldern »Vorname«, »Namenszusatz« und »Nachname« die Werte die im URZ hinterlegt sind.
  3. Befüllen Sie nun die anderen Felder wie gewünscht.
    1. »Vorname», »Namenszusatz« und »Nachname« sollten nur befüllt werden, wenn diese von den Werten des URZ abweichen müssen.
    2. Titel
    3. Friedolin (Hier können Sie einen Link zum Friedolin-Eintrag des Mitarbeiters hinterlegen.)
    4. Zuordnung Institution
      1. Institution → wird eine Institution ausgewählt, öffnet sich das Feld Gebäude
      2. Gebäude → wird ein Gebäude ausgewählt, gibt es folgende zusätzliche Felder:
      3. Raum
      4. Telefontyp (Möglichkeiten »Telefonanlage« und »Freie Eingabe«)
      5. Telefon
      6. Fax
      7. Handy
      8. Alternative E-Mail (Wenn Sie eine alternative E-Mail-Adresse angeben, wird diese Adresse statt der Uni-Mail-Adresse im Kontaktblock und im Mitarbeiterverzeichnis angezeigt.)
      9. Funktion
      10. Sprechzeit
      11. Link zur Webseite (intern/extern)
      12. Link zum Service-Desk (intern/extern)


Aktion »einen existierenden Mitarbeiter bearbeiten«

  1. Es öffnet sich nun ein zusätzliches Feld »Suchbegriff«. Sie können nach dem Vor- und/oder Nachnamen suchen.


  2. Nach erfolgreicher Suche werden Ihnen die zur Auswahl stehenden Mitarbeiter angezeigt. Klicken Sie neben dem gewünschten Mitarbeiter auf das Zahnrad, um ins Einstellungsmenü zu gelangen.


Aktion »alle Mitarbeiter exportieren«

  1. Es öffnet sich automatisch ein Einstellungsmenü »Mitarbeiter exportieren«.
  2. Geben Sie im Feld »E-Mail« die E-Mail Adresse ein, an die die Mitarbeiterdaten gesendet werden sollen, und wählen Sie im Feld »Institution« die gewünschte aus.

Zusätzliche Hinweise 

  • Die exprotierten Daten, müssen in zum Beispiel Excel importiert werden, ansonsten kann es zu einer fehlerhaften Darstellung führen.

  • Sie können einen Mitarbeiter nicht löschen, Sie müssen stattdessen die Zuordnung des Mitarbeiters zu Ihrer Einrichtung entfernen.

  • Sollte etwas unklar geblieben sein oder Sie noch Fragen haben bezüglich der Mitarbeiterdatenbank, melden Sie sich bitte über unser Service-Desk bei uns. 



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