Mitarbeiterdatenbank - Benutzung

Hier erfahren Sie, wie Sie Einträge in der Mitarbeiterdatenbank erstellen bzw. vorhandene Einträge bearbeiten können.

INHALTSVERZEICHNIS

Spezifische Bearbeitungsseite

Die Bearbeitung erfolgt über eine spezielle Seite, die wir Ihnen entsprechend einrichten. Wo diese Seite liegt erfahren Sie im Zuge der Beantrung der Berechtigungen.

Mehrsprachigkeit der Mitarbeiterdatenbank

Die Daten die in der Mitarbeiterdatenbank hinterlegt werden können sind sprachspezifisch. Je nachdem in welcher Sprachversion ein Besucher Ihre Webseite besucht, werden die Daten in der entsprechenden Sprache ausgegeben. Wenn es einen Wert nicht in der Sprache gibt, wird stattdessen der deutsche Wert angezeigt.

Die Daten in anderen Sprachen werden über die entsprechende Sprachversion der Bearbeitungsseite gepflegt.

Reiter

Nachdem Sie die entsprechende Bearbeitungsseite aufgerufen haben, stehen Ihnen mehrere Reiter zu Verfügung. Sie dürfen nicht in allen davon Änderungen vornehmen, da einige Sachen wie zum Beispiel die Titel einer zentralen Vorgabe unterliegen.

Reiter »Institutionen«

Sie müssen zunächst die gewünscht Aktion auswählen. Aktuell gibt es nur die Aktion »eine existierende Institution bearbeiten«.

Aktion »eine existierende Institution bearbeiten«

1. Es öffnet sich nun ein zusätzliches Feld »Suchbegriff«. Sie können nach der Bezeichnung oder Nummerung suchen.
   
2. Nach erfolgreicher Suche werden Ihnen die zur Auswahl stehenden Institutionen angezeigt. Klicken Sie neben dem gewünschten Institution auf den Button »Institution bearbeiten«.
3. Es öffnet sich der Dialog »Institution bearbeiten«.
   
4. Ändern Sie nun die gewünschten Angaben.
   
   • Sie dürfen die Nummerung und Bezeichnung einer Institution nicht selbst ändern. Sollte die Einordnung oder Bezeichnung nicht korrekt sein, melden Sie sich bitte über unseren Service-Desk bei uns.

Reiter »Mitarbeiter«

Sie müssen zunächst die gewünscht Aktion auswählen. Aktuell gibt es die Aktionen »einen neuen Mitarbeiter anlegen«, »einen existierenden Mitarbeiter bearbeiten« und »alle Mitarbeiter exportieren«.

Aktion »einen neuen Mitarbeiter anlegen«

1. Es öffnet sich der Dialog »Mitarbeiter anlegen«.
   
2. Tragen Sie im Feld »E-Mail« die @uni-jena.de Adresse des Mitarbeiters ein.
3. Drücken Sie dann die Enter Taste oder klicken Sie neben das Feld.
   
   • Wenn der Mitarbeiter im URZ gefunden wurde, sehen Sie in den Feldern »Vorname«, »Namenszusatz« und »Nachname« die Werte die im URZ hinterlegt sind.
4. Befüllen Sie nun die anderen Felder wie gewünscht.
   
   1. Die Felder »Vorname», »Namenszusatz« und »Nachname« sollten nur befüllt werden, wenn diese von den Werten des URZ abweichen müssen.
   2. Im Feld »Titel« können Sie aus einer vorgegebenen Liste von Titeln auswählen.
   3. Im Feld »Friedolin« können Sie einen Link zum Friedolin-Eintrag des Mitarbeiters hinterlegen.
   4. Im Feld »Zuordnung Institution« müssen Sie mindestens einen Eintrag anlegen.
      1. Im Feld »Institution« müssen die entsprechende Institution aus der vorgegebenen Liste auswählen.
         • Nach der Auswahl erscheint das Feld »Gebäude«.
      2. Im optionalen Feld »Gebäude« können Sie aus einer vorgegebenen Liste von Gebäuden auswählen.
         • Nach der Auswahl erscheinen weitere Felder.
      3. Im optionalen Feld »Raum« können Sie die Raumnummer angeben.
      4. Im Feld »Telefontyp« können Sie auswählen ob Sie und wie Sie eine Telefonnummer angeben möchten.
         • Bei der Auswahl der Option »Telefonanlage« wird die Telefonnummer automatisch aus der Telefonanlage übernommen.
      5. Im optionalen Feld »Telefon« können Sie die Telefonnummer in einem vorgegebenen Format angeben.
         • Dieses Feld erscheint nur wenn im Feld »Telefontyp« die Option »Telefonanlage« oder »Freie Eingabe« ausgewählt wurde.
         • Wenn im Feld »Telefontyp« die Option »Telefonanlage« ausgewählt wurde, wird die entsprechende Telefonnummer angezeigt.
      6. Im optionalen Feld »Fax« können Sie eine Faxnummer in einem vorgegebenen Format angeben.
      7. Im optionalen Feld »Handy« können Sie eine Handynummer in einem vorgegebenen Format angeben.
      8. Im optionalen Feld »Alternative E-Mail« können Sie eine alternative E-Mail Adresse angeben.
         • Diese wird statt der Uni-Mail-Adresse in verschiedenen Blöcken angezeigt.
      9. Im optionalen Feld »Funktion« können Sie eine Funktion angeben.
      10. Im optionalen Feld »Sprechzeiten« können Sie Sprechzeiten angeben.
      11. Im optionalen Feld »Linktyp Webseite« können Sie einen Link zu einer persöhnlichen Webseite angeben.
      12. Im optionalen Feld »Linktyp Service-Desk« können Sie einen Link zu einem Service-Desk angeben.

Aktion »einen existierenden Mitarbeiter bearbeiten«

1. Es öffnet sich nun ein zusätzliches Feld »Suchbegriff«. Sie können nach dem Vor- und/oder Nachnamen suchen.
   
2. Nach erfolgreicher Suche werden Ihnen die zur Auswahl stehenden Mitarbeiter angezeigt. Klicken Sie neben dem gewünschten Mitarbeiter auf den Button »Mitarbeiter bearbeiten«.
   

   Es werden nur Mitarbeiter gefunden, die einer Institution zugeordnet sind für die Sie die entsprechenden Berechtigungen haben.

   Möchten Sie einen schon existierenden Mitarbeiter einer Ihrer Institutionen zuordnen, dann müssen Sie die Aktion »einen neuen Mitarbeiter anlegen« ausführen. Das System erkennt automatisch das der Mitarbeiter schon existiert und kombiniert die neuen Daten mit den schon existierenden Daten.

3. Es öffnet sich der Dialog »Mitarbeiter bearbeiten«.
   
4. Ändern Sie nun die gewünschten Angaben.

Aktion »alle Mitarbeiter exportieren«

1. Es öffnet sich automatisch ein Einstellungsmenü »Mitarbeiter exportieren«.
2. Geben Sie im Feld »E-Mail« die E-Mail Adresse ein, an die die Mitarbeiterdaten gesendet werden sollen, und wählen Sie im Feld »Institution« die gewünschte aus.
   

Zusätzliche Hinweise