Hinter den Begriffen "Finanz- und Sachmittelverwaltung" verbergen sich viele unterschiedliche Themenkomplexe. Dabei geht es nicht nur um die Verwaltung der zur Verfügung stehenden Haushalts- und Drittmittel, sondern beispielsweise auch um den zentralen Einkauf, ein gemeinsames Rechnungswesen und die Sicherstellung einer korrekten Finanzberichterstattung für alle wissenschaftlichen Einrichtungen sowie die Verwaltung.
Für alle Aspekte der Finanz- und Sachmittelverwaltung werden zentral Dienste zur Verfügung gestellt mit können Prozesse von der Anlagenbuchhaltung bis zum Zahlungsverkehr abgebildet werden.
Alle Einstellungen oder Konfigurationen werden entsprechend der Vorgaben der Fachabteilungen vorgenommen.
Anwendungsszenarien
Aktuell werden folgende Systeme für jeweils eigene Anwendungszwecke betreut:
Hinweise zur Nutzung und Konfiguration
Bundesbank Client - Zahlungsverkehr
Der IT-Service "Zahlungsverkehr" unterstützt die effiziente und sichere Abwicklung von Finanztransaktionen. Dazu gehören die Verwaltung von Zahlungen (wie Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen) sowie die Integration mit Bankensystemen und Finanzbuchhaltungssoftware.Alle Transaktionen werden nach aktuellen Sicherheitsstandards durchgeführt , um Risiken wie Datenverlust oder unautorisierte Zugriffe zu minimieren.
Zugang
- Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Remote App (GUI) nach Beantragung über den URZ Service Desk
- berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Webanwendung (Fiori) nach Beantragung über den Service Desk SAP
- Für Beschäftige: SAP-System
SAP MM - Beschaffung
Der IT-Service "Beschaffung" ermöglicht Mitarbeitenden, Bedarfe für Materialien und Dienstleistungen über ein zentrales Portal anzufordern. Der Service bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, auf der Bestellungen direkt aus einem vorab genehmigten Katalog oder durch individuelle Anfragen getätigt werden können. Automatisierte Genehmigungs- und Bestellprozesse beschleunigen die Abwicklung und sorgen für Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Bestellungen. Durch die Integration in das bestehende Finanz- und Beschaffungssystem werden alle Bestellungen nahtlos in die Budget- und Ausgabenplanung eingebunden, was eine effizientere Verwaltung und Kostenkontrolle ermöglicht.
Zugang
- Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Remote App (GUI) nach Beantragung über den URZ Service Desk
- berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Webanwendung (Fiori) nach Beantragung über den Service Desk SAP
- Für Beschäftige: SAP-System
SAP FI (-AA) / X-SUITE - Finanz- und Anlagenbuchhaltung
Der IT-Service "Rechnungsfreigabeworkflow" automatisiert und optimiert den Freigabeprozess von Rechnungen. Durch digitale Workflows werden Rechnungen nach vordefinierten Regeln an die zuständigen Personen zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet. So lassen sich Freigabeprozesse beschleunigen, manuelle Fehler reduzieren und mehr Transparenz von Bearbeitungsständen schaffen. Zusätzlich gewährleitet der Service die Einhaltung interne und externer Vorgaben, wie z. B. Compliance-Richtlinien.
Zugang
- Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Remote App (GUI) nach Beantragung über den URZ Service Desk
- berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Webanwendung (Fiori) nach Beantragung über den Service Desk SAP
- Für Beschäftige: SAP-System
SAP CO/PS / SAP PSM - Finanzsteuerung
Der IT-Service "Finanzsteuerung" unterstützt bei der Erfassung, Verwaltung und Analyse von (alt: ihrer) Finanzdaten sowie der Haushalts- und Projektbudgets.
Zugang
- Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Remote App (GUI) nach Beantragung über den URZ Service Desk
- berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Webanwendung (Fiori) nach Beantragung über den Service Desk SAP
- Für Beschäftige: SAP-System
Titel: "Finanz- und Sachmittelverwaltung"
Stand: 10.06.2025
