Sie können Ihren Bewerberstapel in eine Excel-Datei (.xlsx-Datei) exportieren, diesen in der Datei bearbeiten und anschließend re-importieren. Die Änderungen, die Sie in der Datei vorgenommen haben, werden in den Bewerberstapel in Friedolin 2.0 übernommen. Bitte beachten Sie die Hinweise unten auf dieser Seite, falls mehrere Mitglieder Ihres Auswahlausschusses die Export- und Re-Import-Funktion nutzen möchten, um Eintragungen vorzunehmen und ins System zu laden.

Export

Rufen Sie den Bewerberstapel auf. Wenn Sie nur einige der Bewerbungen aus dem Stapel exportieren möchten, wählen Sie die entsprechenden Bewerbungen aus, indem Sie in der ersten Spalte „Auswahl“ der Tabelle, ein Häkchen in den Zeilen dieser Bewerbungen setzen. Wenn Sie alle Bewerbungen des Stapels exportieren möchten, müssen Sie keine Auswahl treffen.

Klicken Sie auf die grün hervorgehobene Schaltfläche „Auftrag auswählen“ in der Menüzeile zwischen den Portlets „Suchauswahl einschränken“ und „Massenfeldsetzung“. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Bewerberstapel für Re-Import exportieren“. Es wird eine Excel-Datei mit dem Titel „Bewerberstapel für Re-Import exportieren“ in Ihren Download-Ordner heruntergeladen.

Öffnen Sie die Datei und bearbeiten Sie sie. Sie können nur die Felder bearbeiten, die nicht grau hervorgehoben sind. Sie können eine Nummer hinzufügen, das fachliche Votum angeben, eine Empfehlung und einen internen Kommentar eintragen und den Prüfstatus ändern. Speichern Sie die Datei ab.

Re-Import

Kehren Sie zum Portal zurück. Klicken Sie nun auf das Hamburger-Menü-Symbol rechts in der dunkelblauen Titelleiste am oberen Rand der Seite. Es öffnet sich ein Menü. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Bewerberstapel“. Im nächsten Menü klicken Sie auf den Menüpunkt „Bewerberstapel importieren“.

Sie können auch das Dropout-Menü in der blauen Menüliste oben klicken. Klicken Sie auf Bewerbung > Bewerberstapel > Bewerberstapel importieren.

Re-importieren Sie die bearbeitete Excel-Datei, indem Sie entweder auf die Schaltfläche „Auswählen“ klicken und die Datei auswählen oder die Datei mit der Maus aus dem Quellordner auf die Schaltfläche ziehen und indem Sie danach auf die Schaltfläche „xlsx-Import durchführen“ klicken.

Nach dem Re-Import der Excel-Datei werden Ihnen alle Felder des Bewerberstapels mit einer blauen Umrandung angezeigt, die Sie in der Excel-Datei bearbeitet hatten. Um die Änderungen am Bewerberstapel zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ in der Menüleiste über oder unter dem Bewerberstapel.

Hinweise zum gleichzeitigen Arbeiten in exportierten Bewerberstapeln

Wenn mehrere Mitglieder des Auswahlausschusses das Votum des Ausschusses eintragen und Sie die Export- und Re-Import-Funktion nutzen, beachten Sie bitte folgendes. Wenn mehrere Bewerberstapelprüfer:innen in mehreren Excel-Export-Dateien an unterschiedlichen Bewerbungen bzw. Zeilen arbeiten und diese Dateien dann re-importieren, überschreiben sie gegenseitig ihre Eintragungen. Gleiches gilt, wenn eine Person im System und die andere in der Export-Datei arbeitet. Dafür gibt es zwei Lösungen:

1. Entweder arbeiten alle Mitglieder des Auswahlausschusses in einer einzigen Export-Datei, die Sie beispielsweise über die Cloud der Uni Jena miteinander teilen und am Ende re-importieren.
2. Oder Sie exportieren eine Datei, die verschiedenen Auswahlausschussmitglieder arbeiten jeweils in ihrer Kopie der exportierten Datei und löschen vor dem Re-Import jeweils die Zeilen, die Sie nicht bearbeitet haben, aus ihrer Kopie. Anschließend können alle Bewerberstapelprüfer:innen ihre Datei re-importieren, ohne dass die Eintragungen der anderen überschrieben werden.