• Vertretungen in "Meine Inbox"
  • für Freigaben bei Beschaffungsvorgängen, Dienstreisen und Maßnahmenanforderungen
    
  • es ist keine Differenzierung nach Rollen (z.B. Anordnungsbefugnis und Feststellungsbefugnis) möglich
  • es wird zwischen geplanten udn ungeplanten Vertretungen differenziert
    • bei einer geplanten Vertretung ist die Vertretung für den angegeben Zeitpunkt aktiv
      
      • Hinweis: geplante Vertretungen können nicht mit Unterbrechungen angelegt werden, wenn z.B. Mitarbeitende durch zwei verschiedene Kolleg:innen vertreten werden sollen (Kolleg:in A in der ersten und dritten Woche des Urlaubs, und Kolleg:in B in der zweiten Woche des Urlaubs)
    • bei ungeplanten Vertretungen, muss die Vertretung durch den Vertreter aktiv im System aktiviert werden
      • die Vertretung kann somit aktiv oder inaktiv geschaltet werden
  • In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend 
  • Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen.

Die Einrichtung von Vertretungen für Feststellungs- und Anordnungsbefugte für die Rechnungsbearbeitung ist in der xSuite Inbox vorzunehmen

• Vertretungen in xSuite Inbox
  • betrifft die Freigaben bei der Rechnungsbearbeitung
  • es ist eine Differenzierung nach Rollen (z.B. Anordnungsbefugnis und Feststellungsbefugnis) möglich
  • es gibt keine Differenzierung zwischen geplanten und ungeplanten Vertretungen
    
  • es ist aber möglich die Vertretung befristet oder unbefristet (Endedatum z.B.  31.12.2099) einzustellen
  • In dem Handout "Anlage Vertreter:innen Eingangsrechnungen (xSuite)" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung:  E-Learning Übersicht Buchhaltung (lfd. Nr. 3)

Besonderheit bei der Genehmigung von Dienstreiseanträgen: 

Der Vorgesetzte gemäß der Organisationstruktur der Universität Jena bekommt den Dienstreiseantrag auf elektronischem Wege zur Genehmigung vorgelegt. Der Vorgesetzte findet den Vorgang dann in seiner Inbox in der SAP Web-Anwendung (Fiori App). In einem nächsten Schritt wird der Dienstreiseantrag an die Reisekostenstelle (Dezernat 5) elektronisch zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

Eine Anleitung zur Einrichtung einer Vertretung (Vertretung für Genehmigungsaufgaben der Vorgesetzten) finden Sie unter: E-Learning Übersicht Dienstreisen

Es ist möglich geplante und ungeplante Vertretungen in "Meine Inbox" einzurichten.

Damit ist folgendes gemeint:

• Geplante Vertretung: Die zur Vertretung vorgesehene Person ist immer aktiv und über offene Aufgaben (z.B. Genehmigung einer Bestellung) informiert. Sie kann die Aufgaben als Vertreter:in jederzeit für Sie als verantwortliche Person abarbeiten. In diesem Fall werden beide Personen durch die Inbox von SAP über Aufgaben informiert.
• Ungeplante Vertretung: Die für ungeplante Fälle als Vertretung vorgesehene Person ist zur Vertretung vorgemerkt, sieht dies selbst in SAP und kann sich selbst "aktiv" schalten, wenn Sie als verantwortliche Person ungeplant ausfallen. So lange sie sich nicht aktiv schaltet, erhält sie keine der anfallenden Aufgaben zugewiesen. 

In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend 

Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen.

Grundsätzlich sollte dieser Situation durch die Einrichtung einer dauerhaften (d.h. ungeplanten) Vertretung vorgebeugt werden.

• Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie für Vertretungen in "Meine Inbox" unter: E-Learning Übersicht übergreifend 
• Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie für Vertretungen in der "xSuite Inbox" unter  E-Learning Übersicht Buchhaltung (lfd. Nr. 3)

Konnten vorab keine Vertretungen eingerichtet werden, Bitte erstellen Sie ein Ticket im Service Desk unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Das ist üblicherweise ein Problem des Browsers, so dass Sie die Seite neu laden müssen über "refresh". Auch Abhilfe schaffen kann das Leeren des "Cache". Danach sollte die Fiori App aktualisiert sein und Sie können erneut beginnen, Ihre Vertreter:innen zu verwalten.

Beispiel: Person B vertritt Person A. Person B richtet einen weiteren Vertreter ein (Person C). Bekommt Person C damit auch die Vorgänge von Person A in die Inboxen?

Das SAP System verhält sich hier unterschiedlich. Es muss zwischen "Meine Inbox" und der "XSuite Inbox" differenziert werden.