Sie finden den Zugang zu dem Budcon in der SAP-Web-Anwendung (SAP Fiori App). Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP

Nach Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) sollten Sie als Anwendung auf der Startseite die Kachel "Budcon" sehen und durch Linksklicken aufrufen können.

Das E-Learning Budgetbericht Budcon hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_KHBD03

Das entsprechende Handout und weitere Informationen zum Nachlesen finden Sie hier: https://wiki.uni-jena.de/x/joAtBw

Nach den Erfahrungen der ersten Monate mit SAP, haben wir eine Layoutempfehlung (Vorlage) für die Universität Jena konfiguriert, die alle Anwender:innen nutzen können.

In unserem Wiki-Bereich https://wiki.uni-jena.de/pages/viewpage.action?pageId=120422542 finden Sie unter der lfd. Nr. 7 eine entsprechende Anleitung.
In diesem Handout ist die Vorgehensweise zur Einbindung der Layout-Vorlage (UNI JENA - Empfehlung Einzelpostenbeleg) beschrieben. Außerdem ist im Handout ein Vorgehen für eine individuelle Anpassung von Layouts beschrieben.

Der Budcon ersetzt SuperX erst ab dem 01.01.2024. Für vergangene Berichtszeiträume steht SuperX dem bestehenden Nutzerkreis weiter zur Verfügung.
Langfristig (in frühestens 2 Jahre) wird aus Gründen der Sicherheitsrisiken die Einsicht in SuperX nur noch einer begrentzten Nutzergruppe gewährt werden.

Bitte beachten Sie, dass im Budcon nur Budgets aus dem Jahr 2024 angezeigt werden. Bis zur endgültigen Zuweisung (und Buchung) der Budgets (z.B. in Ihrer Fakultät) ist der Budcon entsprechend leer. Das heißt, dass bei bereits vorgenommenen Buchungen der Budcon durchaus negativ ausfallen kann bis dem PSP-Element ein Budget zugewiesen wurde.

Der Berichtsaufruf zeigt zunächst eine Selektionsmaske, auf der der Berichtzeitraum und die auszuwertende Einheit ausgewählt werden kann.

Im oberen Bereich können Sie das Geschäftsjahr selektieren (auch mehrere Jahre) sowie die Periode (1-12, also Januar bis Dezember).

Die auszuwertende Einheit kann auf zwei Arten ausgewählt werden:
Entweder über die Auswahl der ersten 9 Stellen eines PSP-Elementes (ohne Trennungsstriche!) (hier: A751102500) und/oder über die Auswahl mit Ihrer Kostenstelle/Finanzstelle.
  Die Eingaben erfolgen immer in den Feldern "oder Wert(e)" und immer ohne die Bindestriche, die in den PSP-Elementen normalerweise eingefügt sind.

Das E-Learning Budgetbericht Budcon finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_KHBD03

Das dazugehörige Handout zum Nachlesen finden Sie hier: https://wiki.uni-jena.de/x/joAtBw

Kostenstellenverantwortliche, Projektleiter:innen, Feststellungsbefugte und Anordnungsbefugte von PSP-Elementen haben aufgrund ihrer Rolle automatisch Berechtigungen zum Aufrufen von Budgetberichten für PSP-Elemente (BUDCON).

Im Zuge der Vorbereitung auf die SAP-Einführung zum 01.01.2024 wurde in 2023 universitätsweit abgefragt, welche Mitarbeiter:innen Sichtrechte für Budgets haben sollen. Die Abfrageergebnisse sind Basis für den Produktivstart zum 01.01.2024 gewesen.

Darüber hinaus können Berechtigungen und Rollen über den Service Desk der Universität beantragt werden:  https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Personalkostenbuchungen können nur durch berechtigte Benutzer:innen sowohl im Drittmittel- als auch im Haushaltsbereich bis auf Ebene der Personalnummern ausgewertet werden.
Automatisch berechtigte Benutzer:innen sind Kostenstellenverantwortliche (Haushalt) und Projektleiter:innen (Drittmittel) und Koordinatoren. D. h. Kostenstellenverantwortliche (Haushalt) und Projektleiter (Drittmittel) sind automatisch berechtigt, Personalkostenbuchungen auf den für Sie berechtigten PSP-Elementen zu sehen.

Alle anderen Mitarbeiter:innen mit Sichtrechten im BUDCON sehen auf den für Sie berechtigte PSP-Elementen ausschließlich Sachmittelbuchungen

Weitere Benutzer können auf Antragstellung Sichtrechte für Personalkostenbuchungen erhalten. Der Antrag muss im Rahmen der Rechtebeantragung vom Kostenstellenverantwortlichen/Projektleiter erfolgen.
Berechtigungen und Rollen können beantragt werden über den Service Desk der Universität:  https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Solange noch keine Buchungen auf den PSP-Elementen, in den HH- oder DM-Projekten, erfolgt sind, erscheint auch nichts. Die Budgetreste 2023 sind gleichzeitig noch nicht alle in 2024 übertragen, so dass es sein kann, dass Sie auch hier noch nichts sehen können.

Ja, in der Spalte "Name 1" können Sie sich den Lieferanten als Klarnamen/Text anzeigen lassen und nach den Namen genauso filtern.

Das E-Learning zu dem Budgetbericht Budcon finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_KHBD03

Weitere Informationsmaterialien und das Handout zu dem E-Learning Budgetbericht finden Sie hier: https://wiki.uni-jena.de/x/joAtBw

Weitere Möglichkeiten, das Layout der Ansicht des Budcon anzupassen, finden Sie hier in Zeile 3: https://wiki.uni-jena.de/x/joAtBw

Es ist geplant die Verrechnung nicht wie bisher handzuhaben, sondern über eine budgetwirksame Verrechnung. Die Planung sieht vor, dass die budgetwirksame Verteilung im Februar / März vorgenommen wird.

Der Übertrag von Eingangsrechnungsbeträgen erfolgt in Echtzeit, so dass im Budcon Eingangsrechnungen zum Zeitpunkt der Zahlung (Übergabe in den Zahllauf) sofort in die Zahlungsspalte wechseln. Sollte der Verbleib in der Rechnungsspalte länger sein, kann dies ggf. an Fälligkeiten liegen (zahlbar in der Zukunft), so dass die Rechnung erst zum Fälligkeitsdatum in den Zahllauf gegeben wird.

Sie können sich die Rechnungsnummer im Layout aus dem Spaltenvorrat einblenden lassen, indem Sie die Spalte "Referenzbelegnummer" hinzufügen.

Mittelbindungen oder offene Bestellungen werden zum 01.01.2024 in SAP als Obligo in dem jeweiligen Projekt übernommen und finden sich in der Spalte Obligo zu dem dazugehörigen PSP-Element wieder.

Alle Budgets, die mit Ihrer Kostenstelle als PSP-Elemente budgetiert wurden, werden in dem Budcon angezeigt.  Sie sollten hier die Berechtigungen für den Budcon beantragt haben und entsprechend eingerichtet sein.

Ja, Sie können die Übersichten einfach über die Schaltfläche als HTML herunterladen.

Sie können auch unter Mehr, unter Liste->Exportieren->Tabellenkalkulation->Excel-Office Open XML Format (XLSX) mit "weiter" den Download anstoßen.

In der nächsten Maske können Sie bereits einen eigenen Namen der Datei vergeben. Sobald Sie auf ok geklickt haben, erscheint die generierte Exceldatei in Ihrem Downloadordner bzw. oben rechts auf Ihrem Bildschirm wird Ihnen der Download / die Datei angezeigt und über "Datei öffnen" können Sie die Exceldatei direkt öffnen und anschließend dort speichern, wo Sie die Datei ablegen wollen.

Es kann sein, dass Genehmigung noch nicht vollends abgeschlossen ist, die Erstattung an den/die Reisende noch nicht erfolgt ist und die Buchung deswegen noch nicht in der Spalte "Zahlungen" erscheint. Sobald die Erstattung in den Zahllauf gegangen ist, wird das Obligo automatisch abgebaut.

In der einzelpostenübersicht können Sie mit einem Doppelklick auf "Verwendungszweck" die Namen der reisenden jeweils einsehen.

Grundsätzlich wird es möglich sein Personalkosten-Obligos für einzelne PSP-Elemente aufzurufen. Bevor diese Funktion aktiviert werden kann, müssen belastbare Daten im System vorhanden sein. Diese Daten werden momentan bereinigt. Wenn dieser Prozess abgeschlossen ist, werden Personalkostenobligos gebildet und auswertbar sein. Wir werden Sie über den Produktivsetzungstermin rechtzeitig informieren.

Grundsätzlich wird es möglich sein Personalkostenbuchungen für einzelne PSP-Elemente abzurufen. Bevor diese Funktion aktiviert werden kann, müssen diese Daten im System vorhanden sein. Diese Daten werden momentan aufbereitet und bereinigt. Wenn dieser Prozess abgeschlossen ist, werden Personalkostenbuchungen abrufbar sein. Wir werden Sie über den Produktivsetzungstermin rechtzeitig informieren.

Bitte beachten Sie, dass nur Projektleiter und Kostenstellenverantwortliche im BUDCON Personalkostenbuchungen einsehen können. Sollten weitere Mitarbeiter:innen diese Berechtigung erhalten, so kann dies vom Kostenstellenverantwortliochen/Projektleiter beantragt werden. Bitte erstellen Sie hierfür ein Ticket unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Obligos, die sich aus einer Bedarfsanforderung (BANF) ergeben, sind zunächst mit Nettowerten angezeigt. Sobald die Bedarfsanforderung durch die Genehmigungsstufen zu einer Bestellung wird, ist der Bruttowert angezeigt. 

Eine Differenzierung der Obligos kann dann nur über den Sprung in eine Einzelpostenübersicht eingesehen werden. Per Doppelklick auf die Obligos wird die Einzelpostenübersicht geöffnet. So können die einzelnen Positionen und die dazugehörige Steuer eingesehen werden.

Wird die zur Bestellung zugehörige Rechnung verarbeitet, erscheint der Rechnungsbetrag brutto in der Rechnungsspalte. Sobald die Rechnung in den Zahllauf geht, wird diese ebenfalls in Brutto in der Spalte "Zahlung" angezeigt. Bei der Bezahlung der Rechnung wird der Bruttobetrag ermittelt und korrekt ausgewiesen. 

Die Betragsart wird entweder als "Original" oder "Abbau" ausgegeben.
Beispielsweise wird ein Obligo mit dem Auslösen einer Bestellung "original" aufgebaut (positives Vorzeichen). Der "Abbau" des Obligos der Bestellung erfolgt mit der Buchung der Rechnung (negatives Vorzeichen).

Ja, Sie können über den Aufruf des sogenannten "Spaltenvorrats" Spalten entfernen, hinzufügen und die Reihenfolge ändern.

Eine Klickanleitung zu der Vorgehensweise finden Sie hier in Zeile 3: https://wiki.uni-jena.de/x/joAtBw

Sie finden eine Übersicht über alle Schaltflächen im Budcon hier in Zeile 2: https://wiki.uni-jena.de/x/joAtBw

Mit Mouse-Over (ziehen Sie die Maus über die Icons, ohne zu klicken), erscheint die Aktion, die sich hinter der Schaltfläche verbirgt.

Sie können sich über den Spaltenvorrat das "Stornozeichen" im Layout einblenden lassen. Stornierte Rechnungen sind mit einem "x" in der genannten Spalte gekennzeichnet.

Außerdem können Sie jeweils in der Einzelpostenansicht (Rechnungs- oder Zahlungsspalte) über alle Rechnungen die Summen bilden, so dass bei einer erfolgten Stornierung der Rechnung die Summe gleich "0" ist.

Nachdem Sie das Summenzeichen angeklickt haben, zeigt sich ein weitere Schaltfläche zu Zwischensummen, die Sie für die Zwischensummierung einzelner Rechnungen nachfolgend anklicken können. Auch hier sollte bei Stornierung die Summe gleich "0" sein.

Wichtig ist in der Budconansicht das (Haushaltsmanagement) HHM-Buchungsdatum, das dem Datum entspricht, zu dem es im HHM erfasst wurde, 

Das Erfassungsdatum z.B. von Budgetbelegen, also wann der Beleg tatsächlich erfasst wurde, kann abweichend sein vom Buchungsdatum (= frei definierbar).

Das Basisdatum ist der Erfassungstag.

Außerdem können Sie über das Datum, das in der Zukunft liegt, für Zahlung die Fälligkeiten in der Zukunft sehen.

In der übergeordneten Ansicht ist die Suche nach Einzelbeträgen aufgrund der Summenzeilen nicht sinnvoll anwendbar. In den unteren Ebenen (Einzelpostenbeleg) kann die Suche im Filter der Spalte "Betrag" ausgeführt werden. Der Bericht zeigt bei einer Suche von z.B. 10,50€ dann z.B. alle Buchungen, Obligos etc. mit einer Höhe von 10,50€ an.

Ein direkter Export einer Ansicht, wie dies für Excel vorgesehen ist, ist nicht möglich.  

In den ersten vier Spalten sehen Sie alle Informationen das reine Budget betreffend, bezogen auf das Jahr, das Sie selektiert (Auswahl der Periode nach Jahr / Monaten) haben. Die nächsten 3 Spalten bilden alle Ist-Buchungen zu dem aufgerufenen PSP-Element / Jahr ab. Die letzten beiden Spalten geben eine Übersicht zu dem noch verfügbaren Budget, dem "Geldwert", in Summe und in %.

Die Spalte entspricht der Summe der Anpassungen an den Budgetwerten durch Umwidming oder Aufstockung.

Die Spalte entspricht der Summe an Budgetrest aus dem Vorjahr, welcher übertragen wurde.

Die Spalte summiert den Gesamtwert an Budgetwerten auf. Die Spalte entspricht im SuperX der Spalte Reste.

Im Drittmittelbereich entspricht die Spalte der Spalte Bewilligung und Bewilligung Rest im SuperX .

Die Spalte stellt alle Mittelbindung dar, welche durch Bestellanforderungen, Bestellungen, Reiseanträge oder Personalobligos entstehen. Obligos stellen noch keinen Budgetverbrauch da, binden dieses jedoch bis zum Verbrauch durch Rechnung bzw. Zahlung. Die aus SuperX bekannten Festlegungen sind jetzt erweitert um Mittelbindungen aus den o.g. Sachverhalten. Der Spalte im SuperX  entspricht der Spalte Festlegungen.

Bitte beachten Sie, dass das Obligo aus noch nicht genehmigten BANF dem Nettobestelllwert entspricht.

Sobald die BANF in eine Bestellung umgewandelt ist, zeigt das Obligo den Bruttobestellwert an.

Mit Eingang und Vorerfassung der Rechnung wird das Obligo gesamt abgebaut, auch wenn die Rechnung beispielsweise in der Summe geringer ausfällt als in der Bestellung angenommen.

Die echten in Rechnung gestellten Kosten (Bruttowert) werden dann in der Rechnungsspalte / Zahlungsspalte angezeigt.

Die Spalte bildet die Aufsummierung von Rechnungen, Erfolgsumbuchungen und Anzahlungsanforderungen ab, die noch nicht gezahlt wurden. In SuperX war dieser Zwischenstand (verzeichneter Rechnungseingang aber noch nicht gebucht) nicht sichtbar, hier wurden nur die geleisteten Zahlungen angezeigt. 

Die Spalte entspricht der Aufsummierung von Zahlungen, Erfolgsumbuchungen und geleisteten Anzahlungen. Der Spalte im SuperX entspricht die Spalte Ausgaben.

Verbleibende Budgetwerte nach Abzug von Obligo, Rechnung bzw. Zahlung als absoluter Wert. In SuperX wurden zudem verfügbare Mittel ohne Berücksichtigung der Festlegungen angezeigt, diese Spalte entfällt im Budcon.

Die Spalte zeigt den verfügbareren Restwert an Budget in Prozent an.

Die Summen entsprechen der Spalte Verfügbare Einnahme im SuperX. Die Summe entspricht dem Kassenbestand nach Mittelabruf.

Die Erfassungsbeleg rufen Sie auf, wenn Sie sich das Budget in Einzelheiten anzeigen lassen wollen. Sie wählen "Erfassungsbeleg" aus, wenn Sie Beträge aus den ersten drei Spalten des Budcon, das Budget betreffend, aufgesplittet anzeigen lassen wollen.

In allen anderen Spalten rufen Sie die Ist-Einzelpostenbelege auf, um sich beispielsweise die einzelnen Bestellungen im Obligo anzeigen zu lassen, oder alle Rechnungen mit allen Rechnungsdetails einsehen wollen.

Die Spaltenbezeichnung im Budcon für die ehemalige HÜL-Nummer ist in der Spalte "Referenzbelegnummer" bei der Einzelpostenansicht aufrufbar. Hier findet sich die jeweils für jeden Beleg die vergebene ein-eindeutige Belegnummer (HÜL-Nummer).

Die Spalte Zahlbelegnummer zeigt über die Belegnummer den Beleg an, mit dem ein offener Posten (Rechnung) ausgeglichen wurde.

Der Beleg führt die 93erBelegnummer und entspricht der Nummer, die für den Auszahlungsbeleg im Zahllauf generiert wurde. Hier kann die Zahlung im Budcon in der Spalte "Zahlungen" in der Einzelpostenübersicht aufgerufen werden.

Ist der offene Posten noch nicht gezahlt (ausgeglichen), wird im dazugehörigen Feld Zahlbelegnummer immer noch die (Referenzbelegnummer angezeigt.

Sind also die Nummern "Referenzbelegnummer" und "Zahlbelegnummer" in beiden Spalten identisch, ist der Beleg noch nicht bezahlt (ausgegleichen).