Nur bei bestätigtem Wareneingang kann die Rechnung (auch technisch!) gebucht und gezahlt werden. Die Wareneingangsprüfung ist die vorgeschaltete qualitative und quantitave Prüfung der Lieferung, um die Rechnung in den Genehmigerworkflow zu übergeben. Aus der Wareneingangsbuchung ergibt sich die gelieferte Menge und entsprechend der endgültige Rechnungsbetrag.

Ja, sobald die Rehnung vorerfasst ist, erhält der/die Bedarfsanforderer eine E-Mail, dass ein Wareneingang gebucht werden muss. Erst nach Wareneingansgbucheung geht die Rechnung in den Workflow zur Genehmigung an den Feststellungebefugten.

Sie können grundsätzlich an diesr Stelle den Lieferschein als Scan zu dem Wareneingangsbeleg hinzufügen. Bitte beachten Sie aber, dass der Lieferschein dann nicht in dem Genehmigerworkflow an der im System hinterlegten Rechnung erscheint, also als rechnungebegründender Beleg mit der Rechnung im System gespeichert wird. Die "Übergabe / die Vererbung" des angehängten Materialbelegs bei der Wareneingangsbuchung, der Lieferschein, erfolgt nicht in den Rechnungsbearbeitungsprozess.

Der Lieferschein muss gleichzeitig als rechnungsbegründender Beleg mit der Rechnung im System archiviert werden, so dass der Feststellungsbefugte bei Rechnungsbearbeitung / Genehmigung den entsprechenden Lieferschein hochladen/ anhängen muss.

Nein, die Rechnung kann auch ohne einen beigefügten Lieferschein bezahlt werden. Wenn kein Lieferschein mitgegeben wird vom Lieferanten, erfolgt die Bestätigung über den Wareneingang auch in der Menge und Preis, sowie über die genaue Lieferdatumspflege (oder: Zeitraum der Leistungserbringung) in der Maske der Fiori App.

Ja, auch wenn Sie nicht Bedarfsanfordere sind, können Sie den Wareneingang buchen.

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, den Wareneingang zu buchen: 

Als Bedarfsanforder gehen Sie über die Kachel Wareneingang bestätigen. Hier geben Sie die BANF-Nummer in die Suchfunktion ein, rufen sich die BANF auf und buchen den Wareneingang.

Wenn Sie nicht der/die Bedarfsanfoderer sind, können Sie die  Kachel Wareneingang für Einkaufsbeleg buchen nutzen. Hier geben Sie in die Suchfunktion die Bestellnummer (des Einkaufsbelegs) ein und können anschließend den Beleg aufrufen und den Wareneingang buchen.

Die Kachel "Rücklieferung" dient dazu, falls Sie bereits den Wareniengang gebucht haben, Menge und Qualität der Lieferung also bereits bestätigt haben, und sich beim Aufbau oder weiteren Verwendung Mängel ergeben, die die Reklamation und die Rücksendung an den Lieferanten erfordert: Sie stornieren die Wareneingangsbuchung entsprechend, so dass die vorliegende und vorerfasste Rechnung nicht in die Bearbeitung gehen kann und bezahlt werden kann, bis der Lieferant nachgebessert hat.

Sollten Sie vor der Wareneingangsbestätigung Mängel feststellen oder eine falsche Lieferung erhalten haben, buchen Sie den Wareneingang erst gar nicht und verfahren wie gewohnt mit der Rücksendung. Mit Lieferung der richtigen Ware oder einwandfreien Ware können Sie die Wareneingangsbuchung vornehmen, so dass die Rechnung bearbeitet werden kann.