Üblicherweise bestätigt der Bedarfsanforderer den Wareneingang in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App).

Grundsätzlich gibt es merhere Wege, den Wareneingang zu buchen: 

• Als Bedarfsanforder gehen Sie über die Kachel "Wareneingang bestätigen".  Hier geben Sie die BANF-Nummer in die Suchfunktion ein. Das E-Learning "Wareneingang bestätigen" finden Sie hier: E-Learning Übersicht Beschaffung
• Alternativ können Sie auch über den Aufruf der Kachel "Meine Bestellanforderungen", die BANF auswählen, für die Sie die Wareneingangsbestätigung durchführen wollen. In der Ansicht der BANF können Sie oben rechts über der Liste "bestätigen" auswählen, und gelangen so auch in die Wareneingangsbestätigungsmaske.
• Eine weitere Alternative führt über die  Kachel "Wareneingang für Einkaufsbeleg buchen". Hier geben Sie in die Suchfunktion die Bestellnummer (des Einkaufsbelegs) ein und können anschließend den Beleg aufrufen und den Wareneingang buchen. Wenn eine andere Person als der Bedarfsanforderer selbst den Wareneingang bestätigt, kann dies über „Wareneingang zu Einkaufsbeleg“ erfolgen. 

  wichtiger Hinweis: 

Der Wareneingang sollte möglichst zeitnah nach der Lieferung gebucht werden. 
Wenn der Wareneingang vor dem Rechnungseingang nicht gebucht ist, wird bei der Rechnungsvorerfassung im Dezernat 2 zunächst die Menge erfasst, welche auf der Rechnung angegeben ist. Der Vorgang wird jedoch mit einer "MM Preis-/Mengensperre" versehen. Zugleich wird der  Bedarfsanforderer informiert (Aufgabe in Inbox "MM - Bestellung / WE prüfen" , Mailbenachrichtigung) und zur Wareneingangsprüfung (WE-Prüfung) aufgefordert. Der Rechnungsfreigabeworkflow startet somit noch nicht.
Erst nach der Bestätigung/Buchung des Wareningangs durch den Bedarfsanforderer geht der Vorgang zum Feststellungsbefugten.
Passt die in der Rechnung gestellte Menge nicht zur gelieferten Menge, muss der Beleg in der WE-Prüfung durch den Bedarfsanforderer abgelehnt werden.
Die Freigabe durch den Feststellungsbefugten darf nur erfolgen, wenn die in der Rechnung angegebene Menge mit der tatsächlich gelieferten Menge übereinstimmt.

Ja, auch wenn Sie nicht der Bedarfsanfordernde sind, können Sie den Wareneingang buchen.

Wenn Sie nicht der/die Bedarfsanforderer sind, können Sie nur die  Kachel "Wareneingang für Einkaufsbeleg buchen" nutzen. Hier geben Sie in die Suchfunktion die Bestellnummer (des Einkaufsbelegs) ein und können anschließend den Beleg aufrufen und den Wareneingang buchen.

Nur bei bestätigtem Wareneingang kann die Rechnung (auch technisch!) gebucht und gezahlt werden. Die Wareneingangsprüfung ist die vorgeschaltete qualitative und quantitative Prüfung der Lieferung, um die Rechnung in den Genehmigerworkflow zu übergeben. Aus der Wareneingangsbuchung ergibt sich die gelieferte Menge und entsprechend der endgültige Rechnungsbetrag.

Wenn der Wareneingang vor dem Rechnungseingang nicht gebucht ist, wird bei der Rechnungsvorerfassung im Dezernat 2 zunächst die Menge erfasst, welche auf der Rechnung angegeben ist. Der Vorgang wird jedoch mit einer "MM Preis-/Mengensperre" versehen. Zugleich wird der  Bedarfsanforderer informiert (Aufgabe in Inbox "MM - Bestellung / WE prüfen", Mailbenachrichtigung) und zur Wareneingangsprüfung (WE-Prüfung) aufgefordert.

Erst nach der Bestätigung/Buchung des Wareningangs durch den Bedarfsanforderer wird der Rechnungsfreigabe-Workflow (Freigabe durch den Feststellungsbefugten/Anordnungsbefugten) gestartet.
Passt die in der Rechnung gestellte Menge nicht zur gelieferten Menge, muss der Beleg in der WE-Prüfung durch den Bedarfsanforderer abgelehnt werden.
Eine Anleitung hierzu finden Sie unter: E-Learning Übersicht Beschaffung

  wichtiger Hinweis:

Nach der Bestätigung des Wareneingang muss der Bedarfsanforderer das Workitem "MM - Bestellung / WE prüfen" in seiner Inbox aufrufen. Dort bestätigt er dann durch klicken auf den "grünen Haken", dass der  Wareneingang bestätigt/gebucht wurde. Damit wird der Freigabeworkflow der Rechnung gestartet und der Vorgang geht in einem nächsten Schritt an den Feststellungsbefugten.

Ein „Zurücklegen“ versetzt das Workitem in den Zustand, bevor es von Ihnen genommen wurde. Das Workitem liegt dann wieder als "offen" im Briefkasten (Inbox) und kann beispielsweise durch Vertretungen gesehen werden. Es führt nicht dazu, dass der Workflow an andere Bearbeiter:innen (z.B. eine Genehmigungsstufe zuvor) zurückgegeben wird.

Ja, wenn Sie nur eine Teillieferung erhalten haben, geben Sie genau die Menge an, die geliefert wurde. Die offene Restmenge bleibt in der Bestellung bestehen. Wenn die nächste Teillieferung eingeht, werden Sie zur Wareneingangsbestätigung aufgefordert und Sie erhöhen die gelieferte Menge in der Wareneingangsbestätigung um die gelieferte Menge.

Sollten Sie die Lieferung vollständig erhalten haben, setzen Sie noch den Haken bei "Schlusslieferung".  Damit wird die Rechnung dann in den Genehmigerworkflow gegeben, das Restobligo vollständig abgebaut und die Rechnung abschließend zur Zahlung angewiesen.

Sie finden alle Anleitungen in dem E-Learning "Wareneingang bestätigen" hier:  E-Learning Übersicht Beschaffung

Der Haken sollte grundsätzlich gesetzt werden wenn die Menge nicht vollständig geliefert aber dennoch „ok“ ist. Dann weiß das SAP-System, dass nichts mehr zu dieser Bestellung zu erwarten ist. Wenn der Haken bei Endlieferung nicht gesetzt wird, die Menge jedoch z.B. mit 6 von 6 erhaltenen Artikeln angegeben wird, kann es u.U. sein, dass die Position im Arbeitsvorrat verbleibt. Es empfiehlt sich daher, den Haken immer zu setzen, wenn der Vorgang als "abgeschlossen" betrachtet wird.

Der Wareneingang kann im System nicht korrekt bestätigt werden, da die Ersatzartikel nicht Bestandteil der Bestellung waren. Ersatzartikel können erst bei der Rechnung bestätigt werden (implizit durch Freigabe der Rechnung), damit diese bezahlt werden kann. Sind die Ersatzartikel und die Rechnung sachlich korrekt, genügt dies für den Wareneingang. Zur ergänzenden Angabe im Wareneingang kann das Notizfeld in Fiori genutzt werden; dies dient lediglich der Dokumentation und hat somit keine weiteren Auswirkungen.

Die Kachel "Rücklieferung" dient dazu, falls Sie bereits den Wareneingang gebucht haben, Menge und Qualität der Lieferung also bereits bestätigt haben, und sich beim Aufbau oder weiteren Verwendung Mängel ergeben, die die Reklamation und die Rücksendung an den Lieferanten erfordert: Sie stornieren die Wareneingangsbuchung entsprechend, so dass die vorliegende und vorerfasste Rechnung nicht in die Bearbeitung gehen kann und bezahlt werden kann, bis der Lieferant nachgebessert hat.

Sollten Sie vor der Wareneingangsbestätigung Mängel feststellen oder eine falsche Lieferung erhalten haben, buchen Sie den Wareneingang erst gar nicht und verfahren wie gewohnt mit der Rücksendung. Mit Lieferung der richtigen Ware oder einwandfreien Ware können Sie die Wareneingangsbuchung vornehmen, so dass die Rechnung bearbeitet werden kann.

Das E-Learning "Wareneingang bestätigen" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_I6EHXC

Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 8: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw

Besitzt eine Bestellung mindestens eine Position, die auf Kontierungstyp "A" für Anlage gebucht ist, so können Wareneingänge für diese Bestellung nur gebucht werden, wenn die Wareneingangssperre in der Bestellung durch die Anlagenbuchhaltung entfernt wird.

Die Positionen für die Anlage müssen vor dem Wareneingang durch die Anlagenbuchhaltung geprüft werden und die Wareneingangssperre durch die Anlagenbuchhaltung deaktiviert werden. Dies soll verhindern, dass aus Versehen Rechnungen und damit Abschreibungen auf die Dummyanlage laufen und dort verbucht werden.

Ist die Wareneingangssperre noch da, kann für die gesamte Bestellung kein Wareneingang gebucht werden und die Anlagenbuchhaltung muss diese Sperre zunächst entfernen. In solchen Fällen sollte direkt Kontakt mit der Anlagenbuchhaltung aufgenommen werden.

Der Lieferschein soll bei der Rechnungsbearbeitung vom Feststellungsbefugten als Anlage zur Rechnung hinzugefügt werden.

Der Lieferschein kann nur so als rechnungsbegründender Beleg mit der Rechnung im System archiviert werden.

Eine Rechnung kann auch ohne einen beigefügten Lieferschein bezahlt werden.

  wichtig: Wenn ein Lieferschein vom Lieferanten mitgegeben wurde, muss dieser auch als Rechnungsbeleg beigefügt werden. Der Lieferschein soll bei der Rechnungsfreigabe vom Feststellungsbefugten als Anlage zur Rechnung hinzugefügt werden.

Bitte geben Sie die papierhaft eingegangenen Lieferscheine per Hauspost zur Archivierung an das Dezernat 2. Bitte vermerken Sie auf den Lieferscheinen "Zu Belegnummer der Rechnung" und den Hinweis "bereits erfasst".

Nachdem Sie über die Aufgabe zur Wareneingangsbuchung via E-Mail benachrichtigt wurden, beachten Sie bitte, wenn Sie den grünen Haken in der Inbox setzen, nur bestätigen, dass die Aufgabe bearbeitet werden wird.

Der Wareneingang ist nicht durch Sie als Feststellungsbefugte bestätigt, der Wareneingang muss zwingend vom Bedarfsanforderer gebucht werden.

Der Workflow zur Rechnungsbearbeitung kann solange nicht gestartet werden, bis die Bedarfsanforderer den Wareneingang nicht bestätigt haben.

Das System braucht normalerweise im Hintergrund etwas Zeit, um Änderungen zu speichern bzw. Anlagen final hochzuladen. Daher empfiehlt es sich, mit der Freigabe / Genehmigung so lange zu warten, bis die Änderungen sichtbar sind, die Anlage in der Maske als Anlage angezeigt wird, und dann erst die Genehmigung durchzuführen.