Der Bedarfsanforderer bestätigt den Wareneingang in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App). Der Bedarfsanforderer erhält die Information zu der Aufgabe dann, wenn nach Eingang der Rechnung der Feststellungsbefugte in seiner Inbox mit dem grünen Haken bestätigt hat, dass die Aufgabe erledigt wird und so der Workflow zur Wareneingangsbestätigung in Gang gesetzt wurde.

Sie gehen im Fiori Launchpad auf die Kachel "Wareneingang bestätigen" und bestätigen den Erhalt der Ware, wie in dem E-Learning und Handout beschrieben.

Das E-Learning "Wareneingang bestätigen" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_I6EHXC

Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 8: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw

Nur bei bestätigtem Wareneingang kann die Rechnung (auch technisch!) gebucht und gezahlt werden. Die Wareneingangsprüfung ist die vorgeschaltete qualitative und quantitave Prüfung der Lieferung, um die Rechnung in den Genehmigerworkflow zu übergeben. Aus der Wareneingangsbuchung ergibt sich die gelieferte Menge und entsprechend der endgültige Rechnungsbetrag.

Ja, sobald die Rechnung vorerfasst ist, erhält der/die Bedarfsanforderer eine E-Mail, dass ein Wareneingang gebucht werden muss. Erst nach Wareneingansgbuchung geht die Rechnung in den Workflow zur Genehmigung an den Feststellungsbefugten.

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie nur den grünen Haken in der Inbox setzen, nachdem Sie über die Aufgabe zur Wareneingangsbuchung via E-Mail benachrichtigt wurden, nur bestätigen, dass Sie die Aufgabe bearbeitet werden muss! Sobald der Feststellungebefugte den grünen Haken gesetzt hat, kann die Nachricht an den BANFer gehen, so dass in der Fiori App über die Kachel "Wareneingang prüfen" der Wareneingang tatsächlich gebucht wird.

Zur Wareneingansgbestätigung müssen Sie, wie beschrieben, vorgehen und die tatsächliche Menge / Teillieferung / Schlussrechnung entsprechend in der Buchung bearbeiten.

Das E-Learning "Wareneingang bestätigen" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_I6EHXC

Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 8: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie nur den grünen Haken in der Inbox setzen, nachdem Sie über die Aufgabe zur Wareneingangsbuchung via E-Mail benachrichtigt wurden, nur bestätigen, dass Sie die Aufgabe bearbeitet werden muss. Damit wird der Workflow zu der Wareneingangsbestätigung in Gang gesetzt und die Bestellanforderer erhalten ihrerseits die Nachricht, den Wareneingang zu bestätigen und die Preis- und Mengenangaben gemäß der gelieferten Waren eingeben und buchen.

Der Wareneingang ist nicht durch Sie bestätigt, sondern der Workflow wird damit erst gestartet. Der Workflow zur Rechnungsbearbeitung kann solange nicht gestartet werden, bis die Bedarfsanforderer den Wareneingang bestätigt haben.

Zur Wareneingansgbestätigung müssen Sie, wie beschrieben in dem E-Learning und dem Handout, vorgehen und die tatsächliche Menge / Teillieferung / Schlussrechnung entsprechend in der Buchung bearbeiten.

Die Menge in der Wareneingangsbestätigung ist systemseitig auf "Null 0" gesetzt. Wenn Sie nicht die exakt gelieferte Menge pflegen und nicht in der Wareneingangsbestätigung genau angeben, kann die Rechnung nicht vollständig bezahlt werden. Bitte beachten Sie, dass die Kreditorenbuchhaltung hier keine Änderungen mehr vornehmen kann und im schlimmsten Falle der Rechnungsbetrag aus der Wareneingangsbestätigung nicht hervorgeht.

Wenn Sie beispielsweise nur eine Teillieferung erhalten haben, geben Sie genau die Menge an, die geliefert wurde. Die offene Restmenge bleibt in der Bestellung bestehen. Wenn die nächste Teillieferung eingeht, werden Sie erneut zur Wareneingangsbestätigung aufgefordert und Sie erhöhen die gelieferte Menge in der Wareneingangsbestätigung um die gelieferte Menge.

Sollten Sie die Lieferung vollständig erhalten haben, die tatsächliche gelieferte Menge gepflegt haben, müssen Sie  noch den Haken bei "Schlusslieferung" setzen. Damit wird die Rechnung in den Genehmigerworkflow gegeben, das Restobligo vollständig abgebaut und die Rechnung abschließend zur Zahlung angewiesen.

Sie finden alle Anleitungen in dem E-Learning "Wareneingang bestätigen" hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_I6EHXC

Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning finden Sie hier in Zeile 8: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw

Sie können den Lieferschein an dieser Stelle nicht als Scan zu dem Wareneingangsbeleg hinzufügen. Der Lieferschein muss erst im eigentlichen Genehmigerworkflow bei der Rechnungsbearbeitung vom Feststellungsbefugten hinzugefügt werden.

Der Lieferschein muss also als rechnungsbegründender Beleg mit der Rechnung im System archiviert werden, so dass der Feststellungsbefugte bei Rechnungsbearbeitung / Genehmigung den entsprechenden Lieferschein hochladen/ anhängen muss.

Nein, die Rechnung kann auch ohne einen beigefügten Lieferschein bezahlt werden. Wenn kein Lieferschein mitgegeben wird vom Lieferanten, erfolgt die Bestätigung über den Wareneingang auch in der Menge und Preis, sowie über die genaue Lieferdatumspflege (oder: Zeitraum der Leistungserbringung) in der Maske der Fiori App.

Bitte geben Sie die papierhaft eingegangene eingegangenen Lieferscheine per Hauspost zur Archivierung an das Dezernat 2. Bitte vermerken Sie auf den Lieferscheinen "Zu Belegnummer der Rechnung" und den Hinweis "bereits erfasst".

Ja, auch wenn Sie nicht der Bedarfsanfordernde sind, können Sie den Wareneingang buchen.

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, den Wareneingang zu buchen: 

Als Bedarfsanforder gehen Sie über die Kachel Wareneingang bestätigen - Neu . Hier geben Sie die BANF-Nummer in die Suchfunktion ein, rufen sich die BANF auf und buchen den Wareneingang. Oder (10) über den Aufruf der Kachel Meine Bestellanforderungen, und wählen die BANF aus, für die Sie die Wareneingagsbestätigung durchführen wollen. In der Ansicht der BANF können Sie oben rechts über der Liste "bestätigen" auswählen, und gelangen so auch in die wareneingangsbestätigungsmaske.

Wenn Sie nicht der/die Bedarfsanforderer sind, können Sie die  Kachel Wareneingang für Einkaufsbeleg buchen nutzen. Hier geben Sie in die Suchfunktion die Bestellnummer (des Einkaufsbelegs) ein und können anschließend den Beleg aufrufen und den Wareneingang buchen.

Die Kachel "Rücklieferung" dient dazu, falls Sie bereits den Wareniengang gebucht haben, Menge und Qualität der Lieferung also bereits bestätigt haben, und sich beim Aufbau oder weiteren Verwendung Mängel ergeben, die die Reklamation und die Rücksendung an den Lieferanten erfordert: Sie stornieren die Wareneingangsbuchung entsprechend, so dass die vorliegende und vorerfasste Rechnung nicht in die Bearbeitung gehen kann und bezahlt werden kann, bis der Lieferant nachgebessert hat.

Sollten Sie vor der Wareneingangsbestätigung Mängel feststellen oder eine falsche Lieferung erhalten haben, buchen Sie den Wareneingang erst gar nicht und verfahren wie gewohnt mit der Rücksendung. Mit Lieferung der richtigen Ware oder einwandfreien Ware können Sie die Wareneingangsbuchung vornehmen, so dass die Rechnung bearbeitet werden kann.

Das E-Learning "Wareneingang bestätigen" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_I6EHXC

Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 8: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw

Das System braucht normalerweise im Hintergrund etwas Zeit, um Änderungen zu speichern bzw. Anlagen final hochzuladen. Daher empfiehlt es sich, mit der Freigabe / Genehmigung so lange zu warten, bis die Änderungen sichtbar sind, die Anlage in der Maske als Anlage angezeigt wird, und dann erst die Genehmigung durchzuführen. 

Besitzt eine Bestellung mindestens eine Position, die auf Kontierungstyp "A" für Anlage gebucht ist, so können Wareneingänge für diese Bestellung nur gebucht werden, wenn die Wareneingangssperre in der Bestellung durch die Anlagenbuchhaltung entfernt wird.

Die Positionen für die Anlage müssen vor dem Wareneingang durch die Anlagenbuchhaltung geprüft werden und die Wareneingangssperre durch die Anlagenbuchhaltung deaktiviert werden. Dies soll verhindern, dass aus Versehen Rechnungen und damit Abschreibungen auf die Dummyanlage laufen und dort verbucht werden.

Ist die Wareneingangssperre noch da, kann für die gesamte Bestellung kein Wareneingang gebucht werden und die Anlagenbuchhaltung muss diese Sperre zunächst entfernen. In solchen Fällen sollte direkt Kontakt mit der Anlagenbuchhaltung aufgenommen werden.