• Bitte teilen Sie Ihren Partnern (Lieferanten/ Leistenden) unbedingt die Bestellnummer mit. Für Fälle bei denen keine Bestellung im SAP-System vorliegt, muss das PSP-Element auf der Rechnung vorhanden sein.
• Bitte sorgen Sie dafür, dass alle Rechnungen oder ähnliche Belege durch Ihre Partner im PDF-Format direkt an rechnungseingang@uni-jena.de gesendet werden.
• Bitte vermeiden Sie eine mehrfache Versendung von Rechnungen entweder an rechnungseingang@uni-jena.de oder zusätzlich über andere Kanäle (z.B. zusätzlich als Ausdruck in Papier).
• Liegen Ihnen Rechnungen in Papierform vor, senden Sie uns diese auf postalischen Weg direkt zu. Wir werden diese Papierrechnungen digitalisieren und Ihnen über den Workflow zur Freigabe wieder zur Verfügung stellen.
• Bitte bestätigen Sie den Eingang der Ware/Lieferung im SAP. Rechnungen, die vor Wareneingangsbestätigung eingehen, werden mit der Aufgabe zur Prüfung/Bestätigung an den Besteller geschickt. Die Menge ist in solchen Fällen immer 0 und muss in der Bestätigung durch die tatsächliche Menge ersetzt werden.
• Bitte laden Sie bei der Freigabe der Rechnungen den Lieferschein mit hoch.

Anwendungsfälle

Das Verfahren der Kostenabrechnung ist anzuwenden, wenn eine natürliche selbständig tätige Person (Auftragnehmer ) verpflichtet werden soll, eine Dienst-, Werk- oder andere Leistung zu erbringen, die nicht Gegenstand eines Arbeitsverhältnisses mit der Universität Jena ist. Das Verfahren ist aber auch dann zutreffend, wenn ein Einzelunternehmer für die FSU tätig wird, also z. B. ein Einzelkaufmann (e. K.), ein Mitglied einer sog. BGB-Gesellschaft (GbR) etc.

Für Gäste besteht die Möglichkeit, dass die kompletten Aufwendungen für die Reise, zunächst direkt durch den Gast unter dem Gesichtspunkt der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit selbst getragen werden. Die Reiseaufwendungen können dann komplett über das Rechnungsformblatt (Rechnungsvorlagen im HanFRIED) mit der Universität Jena abgerechnet werden. Hierzu muss das Einladungsschreiben zusammen mit sämtlichen Belegen, aus denen die Aufwendungen hervorgehen, in Kopie der Rechnung beigefügt werden.

Verfahren

Grundsätzlich werden Kostenabrechnung wie eine Rechnung behandelt. Die Kostenabrechnung muss die Bestellnummer oder das PSP-Element aufweisen. Die Kostenabrechnung und die weiteren dazugehörigen Dokumente sind vom Abrechnenden direkt an rechnungseingang@uni-jena.de zu senden. Es gelten die Hinweise wie auch bei den Eingangsrechnungen.

Zunächst muss eine Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) erfolgen. Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP

Die Genehmigungsaufgaben für den Rechnungseingang können Sie als Anordnungsbefugter oder Feststellungsbefugter in der Inbox  aufrufen.

Das E-Learning zum "Rechnungseingang Genehmigung Festsstellungsbefugte" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_LJSMRC

Das E-Learning zum "Rechnungseingang Genehmigung Anordnungsbefugte" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_86I4PE

Die dazugehörigen Handouts zu den E-learnings zum Nachlesen finden Sie hier: https://wiki.uni-jena.de/x/jIAtBw

Rechnungen müssen von den Feststellungsbefugten und den Anordnungsbefugten des jeweiligen PSP-Elementes genehmigt werden.

Wenn Sie in der Inbox sind, werden links die zu genehmigenden Belege angezeigt, Ihren Aufgabenvorrat. 

Zur Unterscheidung der Aufgaben, können Sie die Belege anhand folgender Information im "Betreff" identifizieren:

• Belege "1000 Kontrolle" betreffen Genehmigungsaufgaben, die Sie in Ihrer Rolle "Feststellungesbefugte" wahrnehmen müssen.
• Belege "1000 Positionskontrolle" betreffen Genehmigungsaufgaben, die Sie in Ihrer Rolle als "Anordnungsbefugte" wahrnehmen müssen.

Vertretungen sind i.d.R. relevant bei Genehmigungsaufgaben von Feststellungs- und Anordnungsbefugten.

In der SAP-Web-Anwendung (SAP Fiori-App) können sie in ihren Profileinstellungen Vertreter:innen einrichten.
Hierbei können Sie die Vertretung für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft einstellen, in geplanten Zeiträumen und ungeplanten Zeiträumen.
Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir die dauerhafte Einrichtung eines oder mehrerer Vertretungen.

Die geplanten Vertretungen können auch ohne Endedatum eingestellt werden und sind, sofern das Startdatum nicht in der Zukunft liegt, sofort aktiv.

Die ungeplanten Vertretungen sollten grundsätzlich gepflegt sein, um sicherzustellen, dass Ihre Aufgaben in Abwesenheit nicht unbearbeitet bleiben. Ungeplante Vertretungen sind Informationen, die im System hinterlegt werden und bei Bedarf aktiviert werden können. Im Falle von überraschender Abwesenheit oder Krankheit muss dann die Vertretung durch die vorher gepflegten Vertreter:innen aktiviert werden (Annahme der Vertretung für im System!).

• Verantwortlicher und Vertreter:in bekommen die Aufgaben in ihre Inbox
• Aufgaben verschwinden immer aus der persönlichen Inbox, wenn von der eingestellten (aktivierten) Vertretung die Aufgabe bearbeitet wurde
• Hinweis: Bei der Einrichtung von Vertretungen immer den Aufgabentyp "Alles" auswählen, da nur die Selektion im SAP-System aktiviert ist..

Die Vorgehensweise und Anleitung zur Anlage von Vertreter:innen finden Sie im E-Leanring/Handout unter: E-Learning Übersicht übergreifend

Ja, die Änderung der Feststellungsbefugten/Anordnungsbefugten können durch den Projektleiter/Kostenstellenverantwortlichen veranlasst werden.

Hierfür ist über den Service Desk ein Ticket zu erstellen unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/950

Grundsätzlich sollten alle Rechnungen zentral im Dezernat 2 eingehen. Dort werden die Rechnungen vorerfasst und in den elektronischen Bearbeitungs-Workflow gegeben.
Anhand der Zuordnung Ihrer Genehmigerrolle als Feststellungsbefugte oder Anordnungsbefugte zu dem in der Rechnung benannten PSP-Element erhalten Sie die Genehmigungsaufgabe in der Inbox (SAP FioriApp).

Sollten Sie die Rechnung selbst per E-Mail oder in Papierform erhalten, leiten Sie die Rechnung bitte umgehend zum Zentralen Rechnungseingang weiter, damit diese im System vorerfasst werden kann. Sollte die Rechnung in Papierform eingegangen sein, bitte senden Sie die Originalrechnung unbedingt an Dezernat 2, da in dem Falle die Originalrechnung archiviert werden müssen.
Bitte senden Sie die digital erhaltenen Rechnungen via E-Mail an rechnungseingang@uni-jena.de 

Hinweis: Das Dezernat 2 behält sich vor Rechnungen aufgrund falscher Rechnungsadresse zurückzuweisen. Die zentrale Rechnungsanschrift der Uni Jena lautet: 

Friedrich-Schiller-Universität Jena
Dezernat Finanzen und Beschaffung
Leutragraben 1
07743 Jena 

Sollte Ihnen eine Rechnung mit Eingangsstempel in 2023 vorliegen bzw. in Papierform vom Dezernat 2 zugeschickt werden, dann nutzen Sie bitte noch den alten Prozess (Das pdf-Formular: Buchungsbegleitschein nebst allen Anhängen in einem PDF zusammenfasssen), der vor der SAP-Einführung zum 01.01.2024 Gültigkeit hatte. 

Bitte unbedngt das PSP-Element auf der Rechnung vermerken, damit die Rechnung mit richtiger Kontierung vorerfasst werden kann und im Workflow an die korrekten Genehmiger geleitet werden können.

Im Bestellprozess bekommt der Lieferant die Referenznummer (Bestellnummer) mitgegeben. Über die Bestellnummer kann die Rechnung dann eindeutig zugeordnet werden.

Die genannte Funktionsemail ist kein E-Mailpostfach, das Dezernat 2 händisch bearbeitet: Es ist das Postfach für elektronischen Rechnungseingang und wird automatisch ausgelesen.

Außer der elektronischen Verarbeitung von Rechnungseingängen, werden keine anders lautenden Anfragen bearbeitet!

Bitte nutzen Sie das Ticketsystem für Ihre Anfragen an das Dezernat 2.

Nein, Anlagen, die bereits im Workflow hochgeladen wurden, können nicht wieder entfernt werden. Sie können beispielsweise den korrekten Anhang auswählen und Hochladen sowie im Text kommentieren. Dies wird im Protokoll dann sichtbar und dokumentiert.

Die Erhöhung des Rechnungsbetrages im Vergleich zum gebuchten Obligo darf ohne weitere Aktion bis zu 10% höher liegen. In anderen Fällen können Sie Dezernat 2 kontaktieren, sofern genügend Budget vorhanden ist, und eine Lösung finden.

Ja, Sie können sich die Rechnung im System als Anhang aufrufen und sich in der Übersichtsmaske zu dem zu prüfenden Beleg alle relevanten Buchungsdaten ansehen.

Sollten Sie die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt (nach Genehmigung / nach Bezahlung) wieder einsehen wollen, können Sie dies zukünftig im Budcon erledigen. Über den Aufruf der Einzelpostenübersicht in der Zahlungsspalte, können Sie auf Belegebene noch eine Ebene tiefer klicken, um das PDF der Rechnung und anhängende Dokumente erneut einzusehen. Die Funktion wird derzeit programmiert.

In bestimmten Situationen kann es erforderlich werden sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen im Sinne einer Massenverarbeitung in SAP anzulegen und zu bearbeiten. Hierfür steht ein excelbasiertes Upload-Programm zur Verfügung.

Die Vorgehensweise und Anleitung im E-Leanring/Handout finden Sie unter: E-Learning Übersicht Buchhaltung
Die Excel-Vorlage erhalten Sie auf Anfrage im Dezernat Finanzen und Beschaffung unter: dez2@uni-jena.de 

Grundsätzlich sollte dieser Situation durch die Einrichtung einer dauerhaften (d.h. ungeplanten) Vertretung vorgebeugt werden. Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter: E-Learning Übersicht übergreifend 
Bitte erstellen Sie ein Ticket im Service Desk unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143

Das Steuerkennzeichen wird bereits im zentralen Rechnungseingang vorerfasst und festgelegt.

Als Feststellungsbefugte:r müssen Sie als Anlage zur Rechnung den Lieferschein bei der Rechnungsbearbeitung und vor der abschließenden Genehmigung hinzufügen und im System hochladen. Der Lieferschein, sofern vom Lieferanten mitgegeben, ist ein rechnungsbegründender Beleg, der im System mit der Rechnung gespeichert werden muss.
Wie Sie hierbei vorgehen, finden Sie im E-Learning bzw. Handout "Rechnungseingang Genehmigungsaufgabe ausführen Feststellungsbefugter" auf den Folien 33ff. unter: E-Learning Übersicht Buchhaltung

Bitte geben Sie dann die papierhaft eingegangenen Lieferscheine zur Archivierung an das Dezernat 2. Bitte vermerken Sie auf den Lieferscheinen "Zu Belegnummer der Rechnung" und den Hinweis "bereits erfasst".

Die Rollen im Workflow leiten sich aus dem PSP-Element ab. Es kann sein, dass die Rechnung mit einem nicht korrekten PSP-Element erfasst wurde.
In dem Fall lehnen Sie die Freigabe mit genau dieser Begründung ab. Dann kann die Kreditorenbuchhaltung (Dezernat 2) die Kontierung prüfen.

Rechnungen ohne Bestellbezug müssen vorerfasst und in den Genehmigerworkflow gehen, so dass diese Rechnungen erst etwas zeitversetzt sichtbar werden in der Rechnungsspalte. Rechnungen mit Bestellbezug sind nach Vorerfassung sofort in der Rechnungsspalte sichtbar, da das Obligo sofort aufgelöst wird und der Rechnungsbetrag in der Rechnungsspalte relevant wird.

Nachdem Sie den grünen Haken gesetzt haben, müssen Sie den Workflow abschließen, indem Sie auf die kleine grüne Diskette klicken, unten rechts unter den Positionen in der Menüleiste. Damit sichern Sie Ihre Eingaben, die Prüfaufgabe, die Sie bearbeitet haben, und der Workflow wird fortgesetzt.