Zusammenfassung
Hier finden Sie alles rund um das Thema Dienstreiseantrag.
Fragen und Antworten
Allgemeine Fragen
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Vorgänge die noch im alten System (QIS-RKA) beantragt werden, müssen auch weiterhin im QIS-RKA bearbeitet und abgerechnet werden. Neue Dienstreiseanträge (ab 02.01.2024) müssen in SAP gestellt werden. |
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Grundsätzlich können Sie bei der Anmeldung in der SAP Web-Anwendung (Fiori App) die englische Sprache auswählen. Durch diese Einstellung werden die digitalen Formulare und Feldbezeichnungen in englischer Sprache ausgegeben. Allerdings werden möglicherweise nicht alle notwendigen Inhalte angezeigt.
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Aus diesem Grund empfehlen wir dringend die deutschsprachige Anzeige der Oberfläche zu aktivieren bzw. aktiviert zu lassen.| Erweitern | ||
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Nach Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) sollten Sie als Anwendung auf der Startseite die Kachel "Meine Dienstreiseanträge" sehen und durch Linksklicken aufrufen können. Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP
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Nein, es können keine Dienstreiseanträge genehmigt werden, die in der Vergangenheit liegen. |
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Als Hilfskraft stellen Sie Ihren Dienstreiseantrag auch in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App). |
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Der Prozess zu den Reisekostenanträgen von Gästen, Stipendiaten, Studierende bleibt papiergebunden und ist mit dem bisherigen Prozess identisch. |
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Ja, "Weiterbildungsreisen" sind im Schema vorgesehen und bei Antragsstellung auswählbar. |
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Der Exkursionsleiter (i.d.R. Mitarbeiter der Universität Jena) stellt einen regulären Dienstreiseantrag über die SAP-Web-Anwendung (Fiori App). Die Reisen der Studierenden werden nicht beantragt. Die Abrechnung erfolgt (sofern erforderlich) auf Papier (wie bisher). |
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Die Belastung des Projektes/Einrichtung mit den voraussichtlichen Reisekosten wird über die Eingabe des entsprechenden PSP-Elements gesteuert. das PSP-Element muss bei Dienstreiseantrag angegeben werden. |
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Nein, Sie bekommen keine Benachrichtigungen. Über Nachrichten zu Ihrer Antrag oder andere Aufgaben, wie die Freigabe eines Antrags, gibt es systemseitig keine Benachrichtigungen. Bitte schauen Sie routinemäßig in Ihre Inbox der SAP-Web-Anwendung (Fiori App). |
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Ja, hierfür muss der Mitarbeitende Sie als Reiseassistenz einrichten. Die Vorgehensweise und Anleitung "Reiseassistenz einrichten" finden Sie im E-Learning/Handout unter: E-Learning Übersicht Dienstreisen |
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Zunächst werden Ihnen nur 500 Namen angezeigt. Dies können Sie beliebig ändern:
Des Weiteren empfehlen wir als erstes ein "*" (Sternchen) in das Suchfeld einzutragen und dann den Namen der Person. So ignoriert die Suche Groß- und Kleinschreibung und Vollständigkeit des Namen. |
Konkrete Fragen zur Antragstellung
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| In dem System sind alle notwendigen persönlichen Daten systemseitig vorausgefüllt, so dass Sie nur die zukünftige Reise betreffenden Informationen im System (in den Pflichtfeldern) pflegen müssen. Es besteht auch die Möglichkeit, begleitende Dokumente zu dem Antrag hochzuladen. |
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| Vorschüsse können in der Bearbeitung des Antrags im SAP-System mit beantragt werden. Dazu ist es notwendig, dass Sie die voraussichtlichen Kosten angeben. Vorschüsse können gezahlt werden, wenn die voraussichtlichen Kosten 200,00 Euro übersteigen. |
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| Ja, sie können während der Bearbeitung des Antrags im SAP-System auch private Reiseunterbrechungen angeben. Dazu fügen Sie im Antrag weitere Orte, die Sie als Reiseziele angeben wollen, hinzu. |
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Im Zuge der Eingabe der voraussichtlichen Kosten können Sie unter dem Reiter "Reisedienstleistungen" die Kosten eintragen und gleichzeitig begründen. |
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Im Zuge der Eingabe der voraussichtlichen Kosten können Sie unter dem Reiter "Reisedienstleistungen" die Begründung angeben. Sollte das vorgesehene Kommentarfeld nicht ausreichen, ist es möglich, die Begründung im allgemeinen Kommentarfeld einzugeben. |
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Bei der Eingabe des Reiseziels geben Sie in dem Feld "Einsatzort" die Einrichtung an, an der das Dienstgeschäft erledigt wird. Wenn Sie keinen Einsatzort in diesem Sinne haben, z.B. wenn Sie im Gelände arbeiten, geben Sie hier stattdessen das Hotel an, in dem Sie übernachten. |
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Bitte nutzen Sie das allgemeine Kommentarfeld auf der Hauptseite des Antrages für alle Erläuterungen und Ergänzungen, die Sie an keiner anderen Stelle hinterlegen können. |
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| Das System merkt sich bereits zuvor eingebene Daten zu vergangenen Reisen, so zum Beispiel auch das PSP-Element. Über die sogenannten "Wertehilfen" wird eine Dropdown-Liste geöffnet, aus der Sie vorangegangene Daten mit Linksklick auswählen können. Das zu befüllende Feld wird dann automatisch mit den Daten gepflegt. |
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Reisegenehmigungen für einen langen Zeitraum sind möglich, der Zeitraum ist aktuell jedoch auf 3 Monate eingeschränkt. Dies hat folgenden Grund: Das System lässt keine anderen Reiseanträge zu, wenn eine Person in einem lange laufenden Reiseantrag eine Genehmigung erhalten hat. Das bedeutet, dass eine Reise für die genannten 3 Monate andere Reiseanträge in diesem Zeitraum verhindern würde. Wenn Sie eine lange laufende Reise beantragen möchten, in deren Zeitraum immer wieder kurze Reisen fallen (z.B. Feldeinsätze), melden Sie sich bitte bei der Reisekostenstelle. Für diese Fälle wird ein alternativer Weg außerhalb SAP gefunden. |
Fragen zur Genehmigung
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| Der Vorgesetzte gemäß der Organisationstruktur der Universität Jena bekommt den Dienstreiseantrag auf elektronischem Wege zur Genehmigung vorgelegt. Der Vorgesetzte findet den Vorgang dann in seiner Inbox in der SAP Web-Anwendung (Fiori App). In einem nächsten Schritt wird der Dienstreiseantrag an die Reisekostenstelle (Dezernat 5) elektronisch zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. |
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Ja, eine Anleitung zur Einrichtung einer Vertretung (Vertretung für Genehmigungsaufgaben der Vorgesetzten) finden Sie unter: E-Learning Übersicht Dienstreisen |