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Zusammenfassung

Hier finden alles rund um das Thema Rechnungseingang für die Bearbeitung und Freigaben.

 

Fragen und Antworten

Allgemeine Fragen

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titleWo kann ich meine Genehmigungsaufgaben bei der Rechnungsbearbeitung wahrnehmen?

Zunächst muss eine Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) erfolgen. Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP

Die Genehmigungsaufgaben für den Rechnungseingang können Sie als Anordnungsbefugter oder Feststellungsbefugter in der Inbox  aufrufen.

 


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titleWer kann Rechnungen genehmigen?

Rechnungen müssen vom Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten des jeweiligen PSP-Elements genehmigt werden.

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titleWoher weiß ich wer Feststellungsbefugte oder Anordnungsbefugte der PSP-Elemente sind?
Jedem PSP-Element ist jeweils ein Feststellungsbefugter und ein Anordnungsbefugter zugeordnet. Eine Übersicht (PSP-Elemente_Verantwortliche) finden Sie im HanFRIED unter: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C14095&medialist_path=1%7C13835%7C13855#block_body_1
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titleWie kann ich veranlassen, dass eine Rechnung bezahlt wird?Wo gehen die Rechnungen ein?

Grundsätzlich sollten alle Rechnungen zentralen im Dezernat 2 eingehen. Dort werden die Rechnungen Alle Rechnungen werden im Zentralen Rechnungseingang vorerfasst und in den elektronischen Bearbeitungs-Workflow gegeben.
Anhand der Zuordnung Ihrer Genehmigerrolle als Feststellungsbefugter oder Anordnungsbefugter zu dem in der Rechnung benannten PSP-Element erhalten Sie die Genehmigeraufgabe in der Inbox die Aufforderung über offene Vorgänge den Hinweis, dass Sie gemäß Ihrer Rolle die Rechnung bearbeiten können. (SAP FioriApp).

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titleWas passiert, wenn die Rechnungen nicht zentral im Dezernat 2 eingehen?

Sollten Sie die Rechnung selbst per E-Mail oder in Papierform erhalten, leiten Sie die Rechnung bitte umgehend zum Zentralen Rechnungseingang weiter, damit diese im System vorerfasst werden kann.
Bitte senden Sie die Rechnung via E-Mail an ????? Nach der Vorerfassung werden Sie entsprechend Ihrer Rolle aufgefordert, die Rechnung zu bearbeiten. rechnungseingang@uni-jena.de 

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titleWoher weiß der zentrale Rechnungseingang, welches PSP-Element belastet werden soll, wenn ich die Rechnung nicht mehr direkt vom Lieferanten erhalte?

Im Bestellprozess bekommt der Lieferant die Information mitgegeben zu Lasten welches PSP-Elements die Rechnung gebucht wird.
Neben der Angabe der Rechnungsadresse, Lieferadresse und Name der Ansprechperson in der Fakultät/Institut sollte also auch immer das PSP-Element (als Adresszusatz) in der Rechnung aufgeführt sein. 


Fragen zur Genehmigung


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titleKann ich mir die Rechnung im System ansehen?

Ja, Sie können sich die Rechnung im System als Anhang aufrufen und sich in der Übersichtsmaske zu dem zu prüfenden Beleg alle relevanten Buchungsdaten ansehen.

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titleWie kann ich in SAP einen Massen-Upload von Eingangsrechnungen veranlassen?

In bestimmten Situationen kann es erforderlich werden sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen im Sinne einer Massenverarbeitung in SAP anzulegen und zu bearbeiten. Hierfür steht ein excelbasiertes Upload-Programm zur Verfügung, dass folgende Funktionen bietet:

  • Massen-Upload von Eingangsrechnungen – Eingangsrechnungen werden über das Upload-Programm immer vorerfasst und müssen nach dem Upload im SAP-Workflowverfahren geprüft und freigegeben werden

.

Die Vorgehensweise und Anleitung im E-Leanring/Handout finden Sie unter: E-Learning Übersicht Buchhaltung
Die Excel-Vorlage erhalten Sie auf Anfrage im Dezernat Finanzen und Beschaffung unter: dez2@uni-jena.de

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titleWie kann ich als Anordnungs- oder Feststellungsbefugter im Krankheitsfall oder Urlaub meine Vertretung sicherstellen?

In der SAP-Web-Anwendung (SAP Fiori-App) können sie in ihren Profileinstellungen Vertreter:innen einrichten.
Hierbei können Sie die Vertertung für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft einstellen.
Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir die dauerhafte Einrichtung eines oder mehrerer Vertretungen.

Die Vorgehensweise und Anleitung zur Anlage von Vertreter:innen finden Sie im E-Leanring/Handout unter: E-Learning Übersicht übergreifendDie Anleitung zum Ausfüllen finden Sie hier LINK und die vorprogrammierte Excel-Datei erhalten Sie im Dezernat 2. 

Über die Vertretereinstellungen können Sie die Bearbeitung durch andere Kolleg:innen aktivieren. Das E-Learning LINK respektive Handout LINK "Anlage von Vertreter:innen" erläutert, wie Sie in der Inbox in Ihren Profileinstellungen geplante und ungeplante Vertretungen anlegen können.

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titleWas kann ich unternehmen, wenn ein:e Kolleg:in erkrankt ist, kein Vertreter hinterlegt und die Rechnungen aber unbedingt bearbeitet werden müssen?

Bitte erstellen Sie ein Ticket im Service Desk unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130?requestGroup=414

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titleWo kann ich das Steuerkennzeichen eingeben?

Das Steuerkennzeichen wird bereits im zentralen Rechnungseingang vorerfasst und festgelegt.

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titleKann ich als Feststellungsbefugter den Lieferschein zu der Rechnung hinzufügen?

Idealerweise wurde der Lieferschein bereits bei der Wareneingangsbestätigung durch den Bedarfsanforderer hinzugefügt.
Als Feststellungebefugter können Sie die Anlage zur Rechnung aber auch noch hinzufügen.
Wie Sie hierbei vorgehen, finden Sie im E-Learning bzw. Handout "Rechnungseingang Genehmigungsaufgabe ausführen Feststellungsbefugter" auf den Folien 14ff. unter: E-Learning Übersicht Buchhaltung

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titleWarum erhalte ich eine Aufgabe zur Rechnungsbearbeitung, die mich und mein Institut gar nicht betrifft?

Die Rollen im Workflow leiten sich aus dem PSP-Element ab. Es kann sein, dass die Rechnung mit einem nicht korrekten PSP-Element erfasst wurde.
In dem Fall lehnen Sie die Freigabe mit genau der dieser Begründung ab. Dann kann die Kreditorenbuchhaltung (Dezernat 2) die Kontierung nochmals prüfen.

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titleWo kann ich den Lieferschein zu der Rechnung hinzufügen?

Der Lieferschein ist entweder bereits bei der Wareneingangsbestätigung hinzugefügt worden, so dass Sie sich bei der Prüfung den Anhang anzeigen lassen können. Oder Sie möchten als Bedarfsanforderer oder Feststellungebefugter die Anlage hinzufügen. Wie Sie hierbei vorgehen, finden Sie im E-Learning bzw. Handout auf den Folien 14ff.

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titleWoher weiß der zentrale Rechnungseingang, welches PSP-Element belastet werden soll, wenn ich die Rechnung nicht mehr direkt vom Lieferanten erhalte?

Zukünftig sollte der Lieferant immer die Information erhalten haben, zu Lasten welches PSP-Elementes die Rechnung gebucht wird, so dass neben der Angabe (Uni Jena-Adresse, Abteilung, Name der Ansprechperson am Institut) immer auch das PSP-Element als "Adresszusatz" in der Rechnung aufgeführt sein sollte. 

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titleWie kann ich eine fehlerhafte Rechnung korrigieren lassen?
Über die Ablehnung der Freigabe/Genehmigung wird die Rechnung zurück in die Kreditorenbuchhaltung (Dezernat 2) gegeben, so dass die Kolleg:innen eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten anfordern können.
Bitte beachten Sie, dass Sie bei Ablehnung einer Genehmigungsaufgabe bei Rechnungen einen Kommentar mit Ihrer Begründung für die Ablehnung hinzufügen müssen.
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titleMuss ich weiterhin einen Buchungsbegleitschein bearbeiten?
Nein, der Buchungsbegleitschein wird nicht mehr genutzt, da Sie alle Eingaben/Genehmigungen im SAP-System (SAP-Web-Anwendung (FioriApp) vornehmen können oder diese im zentralen Rechnungseingang bereits vorerfasst wurden.