Sie finden den Zugang zu dem Budcon in der SAP-Web-Anwendung (SAP Fiori App). Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP

Nach Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) sollten Sie als Anwendung auf der Startseite die Kachel "Budcon" sehen und durch Linksklicken aufrufen können.

Der Budcon ersetzt den SuperX ab dem 01.01.2024. Für vergangene Berichtszeiträume steht der SuperX dem bestehenden Nutzerkreis weiter zur Verfügung.
Langfristig (in frühestens 2 Jahre) wird aus Gründen der Sicherheitsrisiken die Einsicht in den SuperX nur noch einer begrentzten Nutzergruppe gewährt werden.

Der Berichtsaufruf zeigt zunächst eine Selektionsmaske, auf der der Berichtzeitraum und die auszuwertende Einheit ausgewählt werden kann.

Die auszuwertende Einheit kann auf zwei Arten ausgewählt werden:
Entweder über die Auswahl der ersten 9 Stellen eines PSP-Elementes (ohne Trennungsstriche!) (hier: A751102500) oder über die Auswahl mit Ihrer Kostenstelle/Finanzstelle.
  Die Eingaben erfolgen alternativ immer in den Feldern "oder Wert(e)" separat und niemals beide gleichzeitig!!

Mittelbindungen oder offene Bestellungen werden zum 01.01.2024 in SAP als Obligo in dem jeweiligen Projekt übernommen und finden sich in der Spalte Obligo zu dem dazugehörigen PSP-Element wieder.

Alle Budgets, die mit Ihrer Kostenstelle als PSP-Elemente budgetiert wurden, werden in dem Budcon angezeigt.  Sie sollten hier die Berechtigungen für den Budcon beantragt haben und entsprechend eingerichtet sein.

Ja, Sie können die Übersichten einfach über die Schaltfläche herunterladen.

Es kann sein, dass Genehmigung noch nicht vollends abgeschlossen ist, die Erstattung an den/die Reisende noch nicht erfolgt ist und die Buchung deswegen noch nicht in der Spalte "Zahlungen" erscheint. Sobald die Erstattung in den Zahllauf gegangen ist, wird das Obligo automatisch abgebaut.

Grundsätzlich wird es möglich sein Personalkosten-Obligos für einzelne PSP-Elemente aufzurufen. Bevor diese Funktion aktiviert werden kann, müssen belastbare Daten im System vorhanden sein. Diese Daten werden momentan bereinigt. Wenn dieser Prozess abgeschlossen ist, werden Personalkostenobligos gebildet und auswertbar sein. Wir werden Sie über den Produktivsetzungstermin rechtzeitig informieren.

Grundsätzlich wird es möglich sein Personalkostenbuchungen für einzelne PSP-Elemente abzurufen. Bevor diese Funktion aktiviert werden kann, müssen diese Daten im System vorhanden sein. Diese Daten werden momentan aufbereitet und bereinigt. Wenn dieser Prozess abgeschlossen ist, werden Personalkostenbuchungen abrufbar sein. Wir werden Sie über den Produktivsetzungstermin rechtzeitig informieren.

Bitte beachten Sie, dass nur Projektleiter und Kostenstellenverantwortliche im BUDCON Personalkostenbuchungen einsehen können. Sollten weitere Mitarbeiter:innen diese Berechtigung erhalten, so kann dies vom Kostenstellenverantwortliochen/Projektleiter beantargt werden. Bitte erstellen Sie hierfür ein Ticket unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/907

In den ersten vier Spalten sehen Sie alle Informationen das reine Budget betreffend, bezogen auf das Jahr, das Sie selektiert haben. Die nächsten 3 Spalten bilden alle Ist-Buchungen zu dem aufgerufenen PSP-Element / Jahr ab. Die letzten beiden Spalten geben eine Übersicht zu dem noch verfügbaren Budget, dem "Geldwert", in Summe und in %.

Die Spalte entspricht der Summe der Anpassungen an den Budgetwerten durch Umwidming oder Aufstockung.

Die Spalte entspricht der Summe an Budgetrest aus dem Vorjahr, welcher übertragen wurde.

Die Spalte summiert den Gesamtwert an Budgetwerten auf. Die Spalte entspricht im SuperX der Spalte Reste.

Im Drittmittelbereich entspricht die Spalte der Spalte Bewilligung und Bewilligung Rest im SuperX .

Die Spalte stellt alle Mittelbindung dar, welche durch Bestellanforderungen, Bestellungen, Reiseanträge oder Personalobligos entstehen. Obligos stellen noch keinen Budgetverbrauch da, binden dieses jedoch bis zum Verbrauch durch Rechnung bzw. Zahlung. Die aus SuperX bekannten Festlegungen sind jetzt erweitert um Mittelbindungen aus den o.g. Sachverhalten. Der Spalte im SuperX  entspricht der Spalte Festlegungen.

Die Spalte bildet die Aufsummierung von Rechnungen, Erfolgsumbuchungen und Anzahlungsanforderungen ab, die noch nicht gezahlt wurden. In SuperX war dieser Zwischenstand (verzeichneter Rechnungseingang aber noch nicht gebucht) nicht sichtbar, hier wurden nur die geleisteten Zahlungen angezeigt. 

Die Spalte entspricht der Aufsummierung von Zahlungen, Erfolgsumbuchungen und geleisteten Anzahlungen. Der Spalte im SuperX entspricht die Spalte Ausgaben.

Verbleibende Budgetwerte nach Abzug von Obligo, Rechnung bzw. Zahlung als absoluter Wert. In SuperX wurden zudem verfügbare Mittel ohne Berücksichtigung der Festlegungen angezeigt, diese Spalte entfällt im Budcon.

Die Spalte zeigt den verfügbareren Restwert an Budget in Prozent an.

Die Summen entsprechen der Spalte Verfügbare Einnahme im SuperX. Die Summe entspricht dem Kassenbestand nach Mittelabruf.

Die Erfassungsbeleg rufen Sie auf, wenn Sie sich das Budget in Einzelheiten anzeigen lassen wollen. Sie wählen "Erfassungsbeleg" aus, wenn Sie Beträge aus den ersten drei Spalten des Budcon, das Budget betreffend, aufgesplittet anzeigen lassen wollen. In allen anderen Spalten rufen Sie die Ist-Einzelpostenbelege auf, um sich beispielsweise die einzelenen Bestellungen im Obligo anzeigen zu lassen, oder alle Rechnungen mit allen Rechnungsdetails einsehen wollen.