Sie finden den Zugang zu dem Budcon in der Fiori App. Sie müssen im VPN oder über Eduroam verbunden sein, um sich in der fiori App anzumelden.

Das ist die Startseite, auf der Sie nach Ihrer Anmeldung landen. Hier finden sich alle Kacheln bsplweise zu dem Budcon, Bestellungen und in einer Inbox alle gesammelten Aufgaben, die Sie im Zuge Ihrer Verantwortlichkeiten bearbeiten.

Der Budcon ersetzt den SuperX ab dem 01.01.2024. Für vergangene Berichtszeiträume steht der SuperX ausschließlich im bestehenden Nutzerkreis weiter zur Verfügung. Langfristig wird aus Gründen der Sicherheitsrisiken die Einsicht in den SuperX nur noch einer begrentzten Nutzergruppe gewährt werden.

Der Mittelgeber findet sich im PSP-Element, an zweiter und dritter Stelle. Eine Übersicht zu allen Mittelgebern finden Sie hier: LINK????

PSP = ProjektStrukturPlan

Das PSP-Element oder Projektstrukturplan bildet die hierarchische Aufbauorganisation eines Projektes oder Budgetkontos ab und ersetzt die heutige Buchungsstruktur aus Kapitel, Titel, Untertitel, Finanzstelle und Position. Es besteht aus einem 18-stelligen, alphanummerischen Code, der zunächst in 5 Bereiche aufgeteilt wird.

An erster Stelle [hier: H= echte Haushaltsprojekte] steht der alphabetische Schlüssel, welcher das Projektprofil eindeutig identifiziert. Damit wird bereits an erster Stelle deutlich, in welchen Bereich der Uni Jena das Projekt einzuordnen ist. An zweiter und dritter Stelle ist das Merkmal zur groben Einordnung der Mittelherkunft hinterlegt [01]. Eine ausführliche Einordnung der Mittelherkunft findet darüber hinaus im Zusatzfeld Mittelherkunft in den Projektdaten des PSP-Elements statt. An den Stellen vier bis acht [12345] steht die hochschulweit eindeutige Projektnummer, welche ergänzt wird mit der Teilprojektnummer an der Stelle neun bis zehn [12]. An den Stellen 11 ‑ 18 [12345678] steht die organisatorische Zuordnung in Form der Kostenstelle, 1:1 die bisherige Finanzstelle.

Der Fonds als Stammdatenobjekt des Moduls SAP PSM bestimmt die Mittelherkunft im Sinne der Zuordnung zu einem Geldgeber und Budgettopf. Jedes PSP-Element ist einem Fonds und damit einem Geldgeber zugeordnet, weshalb die Fonds-Nummer aus den ersten zehn Zeichen (ohne Trennzeichen) der PSP-Element-Nummer abgeleitet wird. Der Fonds bildet die Mittelherkunft inklusive Finanzierungszeitraum und -zweck ab: "Wofür sind die Kosten angefallen?".

Mittelbindungen oder offene Bestellungen werden zum 01.01.2024 in SAP als Obligo in dem jeweiligen Projekt übernommen und finden sich in der Spalte Obligo zu dem dazugehörigen PSP-Element wieder.

Alle Budgets, die mit Ihrer Kostenstelle als PSP-Elemente budgetiert wurden, werden in dem Budcon angezeigt.  Sie sollten hier die Berechtigungen für den Budcon beantragt haben und entsprechend eingerichtet sein.

Nach Anmeldung in der Fiori App sollten Sie als Anwendung auf der Startseite die Kachel Budcon sehen und durch Linksklicken aufrufen können.

Der Berichtsaufruf zeigt zunächst eine Selektionsmaske, auf der der Berichtzeitraum und die HHM-Kontierung ausgewählt werden kann.

Die HHM-Kontierung kann auf zwei Arten ausgewählt werden: Entweder über die Auswahl der ersten 9 Stellen eines PSP-Elementes (ohne Trennungsstriche!) oder über die Auswahl mit Ihrer Kostenstelle/Finanzstelle. Die Eingaben erfolgen alternativ immer in den Feldern "oder Wert(e)" separat und niemals beide gleichzeitig!!

Ja, Sie können die Übersichten einfach über die Schaltfläche herunterladen.

Es kann sein, dass Genehmigung noch nicht vollends abgeschlossen ist, die Erstattung an den/die Reisende noch nicht erfolgt ist und die Buchung deswegen noch nicht in der Spalte "Zahlungen" erscheint. Sobald die Erstattung in den Zahllauf gegangen ist, wird das Obligo automatisch abgebaut.

In den ersten vier Spalten sehen Sie alle Informationen das reine Budget betreffend, bezogen auf das Jahr, das Sie selektiert haben. Die nächsten 3 Spalten bilden alle Ist-Buchungen zu dem aufgerufenen PSP-Element / Jahr ab. Die letzten beiden Spalten geben eine Übersicht zu dem noch verfügbaren Budget, dem "Geldwert", in Summe und in %.

Die Spalte entspricht der Summe der Anpassungen an den Budgetwerten durch Umwidming oder Aufstockung.

Die Spalte entspricht der Summe an Budgetrest aus dem Vorjahr, welcher übertragen wurde.

Die Spalte summiert den Gesamtwert an Budgetwerten auf. Die Spalte entspricht im SuperX der Spalte Reste.

Im Drittmittelbereich entspricht die Spalte der Spalte Bewilligung und Bewilligung Rest im SuperX .

Die Spalte stellt alle Mittelbindung dar, welche durch Bestellanforderungen, Bestellungen, Reiseanträge oder Personalobligos entstehen. Obligos stellen noch keinen Budgetverbrauch da, binden dieses jedoch bis zum Verbrauch durch Rechnung bzw. Zahlung. Die aus SuperX bekannten Festlegungen sind jetzt erweitert um Mittelbindungen aus den o.g. Sachverhalten. Der Spalte im SuperX  entspricht der Spalte Festlegungen.

Die Spalte bildet die Aufsummierung von Rechnungen, Erfolgsumbuchungen und Anzahlungsanforderungen ab, die noch nicht gezahlt wurden. In SuperX war dieser Zwischenstand (verzeichneter Rechnungseingang aber noch nicht gebucht) nicht sichtbar, hier wurden nur die geleisteten Zahlungen angezeigt. 

Die Spalte entspricht der Aufsummierung von Zahlungen, Erfolgsumbuchungen und geleisteten Anzahlungen. Der Spalte im SuperX entspricht die Spalte Ausgaben.

Verbleibende Budgetwerte nach Abzug von Obligo, Rechnung bzw. Zahlung als absoluter Wert. In SuperX wurden zudem verfügbare Mittel ohne Berücksichtigung der Festlegungen angezeigt, diese Spalte entfällt im Budcon.

Die Spalte zeigt den verfügbareren Restwert an Budget in Prozent an.

Die Summen entsprechen der Spalte Verfügbare Einnahme im SuperX. Die Summe entspricht dem Kassenbestand nach Mittelabruf.

Die Erfassungsbeleg rufen Sie auf, wenn Sie sich das Budget in Einzelheiten anzeigen lassen wollen. Sie wählen "Erfassungsbeleg" aus, wenn Sie Beträge aus den ersten drei Spalten des Budcon, das Budget betreffend, aufgesplittet anzeigen lassen wollen. In allen anderen Spalten rufen Sie die Ist-Einzelpostenbelege auf, um sich beispielsweise die einzelenen Bestellungen im Obligo anzeigen zu lassen, oder alle Rechnungen mit allen Rechnungsdetails einsehen wollen.