Fragen Fragen und Antworten
Allgemeine Fragen
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Üblicherweisebestätigt der Bedarfsanforderer den Wareneingang in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App). Grundsätzlich gibt es merhere Wege, den Wareneingang zu buchen:
Der Wareneingang sollte möglichst zeitnah nach der Lieferung gebucht werden. Hinweis: Sie sollten den Wareneingang möglichst zeitnah nach Lieferung buchen. Sobald Sie die Lieferung erhalten und mit dem Lieferschein, sofern der Lieferant diesen mitgegeben hat, abgeglichen haben und geprüft haben, und die Menge bestätigt haben, kann bei der Vorerfassung der nachfolgend eingehenden Rechnungen die Menge und der Preis bereits vollständig erfasst werden. Wenn der Wareneingang nicht gebucht ist, wird die Rechnungsvorerfassung mit der Menge "0" erfasst und mit einer Meldung der "MM Preis-/Mengensperre" versehen, so dass die Rechnungsfreigabe noch nicht sofort erfolgen kann. Bitte beachten Sie, dass die Feststellungsbefugten die Menge nicht ändern können, sondern die Wareneingangsbuchung durch die BANFer erst erfolgen muss. Sonst erhält der Bedarfsanforderer erhält die Information zu der Aufgabe, wenn die Rechnung eingegangen ist und der Wareneingang noch nicht bestätigt haben. Hier kann in der Vorerfassung der Rechnung die Mengen/Preissperre gesetzt sein, da kein Abgleich mit der gelieferten Menge über die Wareneingangsbuchung vorab erfolgen kann. Der Bedarfsanforderer bestätigt den Wareneingang in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App). Sie gehen im Fiori Launchpad auf die Kachel "Wareneingang bestätigen" und bestätigen den Erhalt der Ware, wie in dem E-Learning und Handout beschrieben.
Das E-Learning "Wareneingang bestätigen" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_I6EHXC Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 8: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw . Zugleich wird der Bedarfsanforderer informiert (Aufgabe in Inbox "MM - Bestellung / WE prüfen" , Mailbenachrichtigung) und zur Wareneingangsprüfung (WE-Prüfung) aufgefordert. Der Rechnungsfreigabeworkflow startet somit noch nicht. |
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Ja, auch wenn Sie nicht der Bedarfsanfordernde sind, können Sie den Wareneingang buchen. Wenn Sie nicht der/die Bedarfsanforderer sind,können Sie nur die Kachel "Wareneingang für Einkaufsbeleg buchen" nutzen. Hier geben Sie in die Suchfunktion die Bestellnummer (des Einkaufsbelegs) ein und können anschließend den Beleg aufrufen und den Wareneingang buchen. |
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Nur bei bestätigtem Wareneingang kann die Rechnung (auch technisch!) gebucht und gezahlt werden. Die Wareneingangsprüfung ist die vorgeschaltete qualitative und quantitative Prüfung der Lieferung, um die Rechnung in den Genehmigerworkflow zu übergeben. Aus der Wareneingangsbuchung ergibt sich die gelieferte Menge und entsprechend der endgültige Rechnungsbetrag. |
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Wenn der Wareneingang vor dem Rechnungseingang nicht gebucht ist, wird bei der Rechnungsvorerfassung im Dezernat 2 zunächst die Menge erfasst, welche auf der Rechnung angegeben ist. Der Vorgang wird jedoch mit einer Dieser Prozess wird in SAP so ausgeführt, wenn die Rechnungen vor der Lieferung eingehen oder vor der Wareneingangsbuchung vorerfasst werden und bereits im System erfasst werden.
Generell gilt: Wenn der Rechnungseingang (wie bei Weinrich) vor der Wareneingangsbestätigung im System erfasst wird, dann bekommt der Anforderer immer die von Ihnen dargestellte Meldung der "MM Preis-/Mengensperre" versehen. Zugleich wird der Bedarfsanforderer informiert (Aufgabe in Inbox ", weil es eben eine Abweichung zwischen der in Rechnung gestellten Menge und dem im System erfassten Wareneingang zu diesem Zeitpunkt gibt. Im System steht die Mengenangabe noch auf "Null 0", in der Rechnung die Teillieferungs- oder Gesamtlieferungsmenge! Diese Meldung ist vom Dezernat 2 bewusst gewünscht, um auf Unterschiede hinzuweisen und ggf. auch tatsächliche Abweichungen, die nicht toleriert werden können, aufzudecken. Bitte bestätigen Sie den Wareneingang erst dann in SAP, sobald die Ware (in ordnungsgemäßem Zustand und der richtigen Menge) gekommen ist und gehen Sie danach in die Inbox. Dort gehen Sie dann auf die Aufgabe mit der "MM Preis-/Mengensperre", haken die Zeile an, deren Wareneingang Sie bestätigt haben und drücken anschließend den grünen Haken für freigegeben/genehmigt. Wenn es Ihnen möglich ist, können Sie auch in der Workflow-Aufgabe in der Zeile, die Sie freigeben wollen, die Menge von 0 auf die im Wareneingang bestätigte Menge anpassen. Dann müssen das die Kolleg:innen in der Kreditorenbuchhaltung anschließend nicht manuell machen. |
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Ja, sobald die Rechnung vorerfasst ist, erhalten die BANFer eine E-Mail mit der Benachrichtigung, dass in der Inbox das Item "Wareneingang buchen" bearbeitet werden muss. Bitte beachten Sie, dass Sie dann als Bestellanforderer auch in der Inbox zu dem Workitem "Wareneingang buchen" den grünen Haken in der Inbox setzen müssen, aber hier nur bestätigen, dass die Aufgabe bearbeitet werden wird. Erst nach Wareneingangsbuchung geht die Rechnung in den Workflow zur eigentlichen Genehmigung der Eingangsrechnung an den Feststellungsbefugten. Zur Wareneingangsbestätigung müssen Sie, wie beschrieben, vorgehen und die tatsächliche Menge / Teillieferung / Schlussrechnung entsprechend in der Buchung bearbeiten. Das E-Learning "Wareneingang bestätigen" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_I6EHXC Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 8: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw |
MM - Bestellung / WE prüfen", Mailbenachrichtigung) und zur Wareneingangsprüfung (WE-Prüfung) aufgefordert. Erst nach der Bestätigung/Buchung des Wareningangs durch den Bedarfsanforderer wird der Rechnungsfreigabe-Workflow (Freigabe durch den Feststellungsbefugten/Anordnungsbefugten) gestartet.
Nach der Bestätigung des Wareneingang muss der Bedarfsanforderer das Workitem "MM - Bestellung / WE prüfen" in seiner Inbox aufrufen. Dort bestätigt er dann durch klicken auf den "grünen Haken", dass der Wareneingang bestätigt/gebucht wurde. Damit wird der Freigabeworkflow der Rechnung gestartet und der Vorgang geht in einem nächsten Schritt an den Feststellungsbefugten. |
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Ein „Zurücklegen“ versetzt das Workitem in den Zustand, bevor es von Ihnen genommen wurde. Das Workitem liegt dann wieder als "offen" im Briefkasten (Inbox) und kann beispielsweise durch Vertretungen gesehen werden. Es führt nicht dazu, dass der Workflow an andere Bearbeiter:innen (z.B. eine Genehmigungsstufe zuvor) zurückgegeben wird. |
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Ja, wenn Sie | ||
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Zur Wareneingangsbestätigung müssen Sie, wie beschrieben in dem E-Learning und dem Handout, vorgehen und die tatsächliche Menge / Teillieferung / Schlussrechnung entsprechend in der Buchung bearbeiten. Die Menge in der Wareneingangsbestätigung ist systemseitig auf "Null 0" gesetzt. Wenn Sie nicht die exakt gelieferte Menge pflegen und nicht in der Wareneingangsbestätigung genau angeben, kann die Rechnung nicht vollständig bezahlt werden. Bitte beachten Sie, dass die Kreditorenbuchhaltung hier keine Änderungen mehr vornehmen kann und im schlimmsten Falle der Rechnungsbetrag aus der Wareneingangsbestätigung nicht hervorgeht. Wenn Sie beispielsweise nur eine Teillieferung erhalten haben, geben Sie genau die Menge an, die geliefert wurde. Die offene Restmenge bleibt in der Bestellung bestehen. Wenn die nächste Teillieferung eingeht, werden Sie erneut zur Wareneingangsbestätigung aufgefordert und Sie erhöhen die gelieferte Menge in der Wareneingangsbestätigung um die gelieferte Menge. Sollten Sie die Lieferung vollständig erhalten haben, die tatsächliche gelieferte Menge gepflegt haben, müssen Sie setzen Sie noch den Haken bei "Schlusslieferung" setzen. Damit wird die Rechnung dann in den Genehmigerworkflow gegeben, das Restobligo vollständig abgebaut und die Rechnung abschließend zur Zahlung angewiesen. Sie finden alle Anleitungen in dem E-Learning "Wareneingang bestätigen" hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_I6EHXCDas dazugehörige Handout zu dem E-Learning finden Sie hier in Zeile 8: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw E-Learning Übersicht Beschaffung |
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Sie können den Lieferschein an dieser Stelle nicht als Scan zu dem Wareneingangsbeleg hinzufügen. Der Lieferschein muss erst im eigentlichen Genehmigerworkflow bei der Rechnungsbearbeitung vom Feststellungsbefugten hinzugefügt werden. Der Lieferschein muss also als rechnungsbegründender Beleg mit der Rechnung im System archiviert werden, so dass der Feststellungsbefugte bei Rechnungsbearbeitung / Genehmigung den entsprechenden Lieferschein hochladen/ anhängen muss. |
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Nein, die Rechnung kann auch ohne einen beigefügten Lieferschein bezahlt werden. Wenn kein Lieferschein mitgegeben wird vom Lieferanten, erfolgt die Bestätigung über den Wareneingang auch in der Menge und Preis, sowie über die genaue Lieferdatumspflege (oder: Zeitraum der Leistungserbringung) in der Maske der Fiori App. |
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Bitte geben Sie die papierhaft eingegangenen Lieferscheine per Hauspost zur Archivierung an das Dezernat 2. Bitte vermerken Sie auf den Lieferscheinen "Zu Belegnummer der Rechnung" und den Hinweis "bereits erfasst". |
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Der Haken sollte grundsätzlich gesetzt werden wenn die Menge nicht vollständig geliefert aber dennoch „ok“ ist. Dann weiß das SAP-System, dass nichts mehr zu dieser Bestellung zu erwarten ist. Wenn der Haken bei Endlieferung nicht gesetzt wird, die Menge jedoch z.B. mit 6 von 6 erhaltenen Artikeln angegeben wird, kann es u.U. sein, dass die Position im Arbeitsvorrat verbleibt. Es empfiehlt sich daher, den Haken immer zu setzen, wenn der Vorgang als "abgeschlossen" betrachtet wird. |
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Der Wareneingang kann im System nicht korrekt bestätigt werden, da die Ersatzartikel nicht Bestandteil der Bestellung waren. Ersatzartikel können erst bei der Rechnung bestätigt werden (implizit durch Freigabe der Rechnung), damit diese bezahlt werden kann. Sind die Ersatzartikel und die Rechnung sachlich korrekt, genügt dies für den Wareneingang. Zur ergänzenden Angabe im Wareneingang kann das Notizfeld in Fiori genutzt werden; dies dient lediglich der Dokumentation und hat somit keine weiteren Auswirkungen. |
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Die Kachel "Rücklieferung" dient dazu, falls Sie bereits den Wareneingang gebucht haben, Menge und Qualität der Lieferung also bereits bestätigt haben, und sich beim Aufbau oder weiteren Verwendung Mängel ergeben, die die Reklamation und die Rücksendung an den Lieferanten erfordert: Sie stornieren die Wareneingangsbuchung entsprechend, so dass die vorliegende und vorerfasste Rechnung nicht in die Bearbeitung gehen kann und bezahlt werden kann, bis der Lieferant nachgebessert hat. Sollten Sie vor der Wareneingangsbestätigung Mängel feststellen oder eine falsche Lieferung erhalten haben, buchen Sie den Wareneingang erst gar nicht und verfahren wie gewohnt mit der Rücksendung. Mit Lieferung der richtigen Ware oder einwandfreien Ware können Sie die Wareneingangsbuchung vornehmen, so dass die Rechnung bearbeitet werden kann. Das E-Learning "Wareneingang bestätigen" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_I6EHXC Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 8: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw |
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Besitzt eine Bestellung mindestens eine Position, die auf Kontierungstyp "A" für Anlage gebucht ist, so können Wareneingänge für diese Bestellung nur gebucht werden, wenn die Wareneingangssperre in der Bestellung durch die Anlagenbuchhaltung entfernt wird. Die Positionen für die Anlage müssen vor dem Wareneingang durch die Anlagenbuchhaltung geprüft werden und die Wareneingangssperre durch die Anlagenbuchhaltung deaktiviert werden. Dies soll verhindern, dass aus Versehen Rechnungen und damit Abschreibungen auf die Dummyanlage laufen und dort verbucht werden. Ist die Wareneingangssperre noch da, kann für die gesamte Bestellung kein Wareneingang gebucht werden und die Anlagenbuchhaltung muss diese Sperre zunächst entfernen. In solchen Fällen sollte direkt Kontakt mit der Anlagenbuchhaltung aufgenommen werden. |
Fragen zu Lieferscheinen
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Der Lieferschein soll bei der Rechnungsbearbeitung vom Feststellungsbefugten als Anlage zur Rechnung hinzugefügt werden. Der Lieferschein kann nur so als rechnungsbegründender Beleg mit der Rechnung im System archiviert werden. |
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Eine Rechnung kann auch ohne einen beigefügten Lieferschein bezahlt werden.
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Bitte geben Sie die papierhaft eingegangenen Lieferscheine per Hauspost zur Archivierung an das Dezernat 2. Bitte vermerken Sie auf den Lieferscheinen "Zu Belegnummer der Rechnung" und den Hinweis "bereits erfasst". Die Lieferscheine können gern gesammelt und je nach Aufkommen in einem Umschlag an das Dezernat 2 geschickt werden. |
Fragen als Feststellungsbefugter
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Nachdem Sie über die Aufgabe zur Wareneingangsbuchung via E-Mail benachrichtigt wurden, beachten Sie bitte, wenn Sie den grünen Haken in der Inbox setzen, nur bestätigen, dass die Aufgabe bearbeitet werden wird. Der Wareneingang ist nicht durch Sie als Feststellungsbefugte bestätigt, der Wareneingang muss zwingend vom Bedarfsanforderer gebucht werden. Der Workflow zur Rechnungsbearbeitung kann solange nicht gestartet werden, bis die Bedarfsanforderer den Wareneingang nicht bestätigt haben. |
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Das System braucht normalerweise im Hintergrund etwas Zeit, um Änderungen zu speichern bzw. Anlagen final hochzuladen. Daher empfiehlt es sich, mit der Freigabe / Genehmigung so lange zu warten, bis die Änderungen sichtbar sind, die Anlage in der Maske als Anlage angezeigt wird, und dann erst die Genehmigung durchzuführen. |