Zusammenfassung
Hier finden Sie Antworten auf Fragen zu weiteren buchungsrelevanten Themen.
Fragen und Antworten
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Geschäftspartner werden ausschließlich im Dezernat 2 angelegt. Bereits bei der Erstellung einer BANF wird ein Geschäftspartner benötigt. Besteht die Notwendigkeit einen neuen Geschäftspartner anzulegen, bitten wir Sie uns dies über das Ticketsystem anzuzeigen. Es werden 2 Formulare zur Verfügung gestellt (natürliche Personen und Organisationen) Das Antragsformular im Ticketsystem erreichen Sie unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/946 Alle im verganenen Jahr häufig genutzte Lieferanten sind zum 01.01.2024 in SAP hinterlegt worden. Insgesamt haben wir 4.500 Lieferantenkontakte angelegt. Sollte Ihr Wunschlieferant als sogenannter Geschäftspartner noch nicht in SAP angelegt sein, gehen Sie bitte wie beschrieben vor. |
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Einmal-Geschäftspartner finden Anwendung für Vorgänge bei denen zu erwarten ist, dass Ein- und/oder Auszahlungen nur ein einziges Mal erfolgen werden z. B. bei der Auszahlung von Probandengeldern. Hinweis: Bei der Vereinbarung von Honorarverträgen ist immer eine BANF (Bedarfsanforderung) und damit auch die Anlage eines Geschäftspartners notwendig. |
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Ab dem 01.01.2024 werden die sogenannten Sammelanordnungen (bisheriges Verfahren) nicht mehr möglich sein. Dies wirkt sich auch auf den Prozess zur Vereinnahmung von Promotionsgebühren aus. Das zukünftige Vorgehen ist noch nicht abschließend geklärt. Übergangslösung: Für die Promotionsgebühren, die gleich zu Beginn 2024 nach er bisherigen Vorgehensweise bei uns eingehen werden, soll der „Buchungsbegleitschein Einnahmen“ (abrufbar im HanFRIED unter HanFRIED/Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung/Ausgangsrechnungsbearbeitung) genutzt werden. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie – sobald Sie Kenntnis davon haben – den o.g. Buchungsbegleitschein ausgefüllt an das Dezernat 2 senden, damit der Zahlungseingang ordnungsgemäß verbucht werden kann |
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Grundsätzlich können nur PSP-Elemente bewirtschaftet werden, die auch ein Budget zugewiesen bekommen haben. Zur Produktivsetzung dieser Funktion (AVK) werden wir informieren. |
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Es gilt die Beschaffungsrichtlinie und der Anwendungshinweis in der jeweils aktuellen Version (HanFRIED):
Vorgehen zur Abrechnung:
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Der Umgang mit der Abrechnung für Reiseaufwendungen für Gäste einschließlich Stipendiaten ist im Rundschreiben Nr. 11/2024 - Abrechnung von Reiseaufwand für Gäste (einschließlich Stipendiaten) geregelt. Dieses Rundschreiben finden Sie im Hanfried unter: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/29381/2024-11-abrechnung-reiseaufwand-fuer-gaeste.pdf Reiseaufwendungen für Gäste können mit dem im Hanfried zu Verfügung gestellten Rechnungsformblatt abgerechnet werden. Bitte senden Sie das ausgefüllte Rechnungsformblatt mit den buchungsbegründenden Reisebelegen der Gäste (in einem pfd-Dokument) an an rechnungseingang@uni-jena.de Der Der Vorgang wird dann über den regulären Genehmigungsprozess durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten freigegeben (elektronisch). Im HanFRIED finden sie entsprechende Formulare:
wichtig: Bitte beachten Sie auch das folgende Merkblatt: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/23930/merkblatt-reiseaufwendungen-gaeste.pdf Bitte beachten Sie die Hinweise zum A6-Formluar (Checkliste) in der nächsten FAQ-Frage. |
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Die Anlage A6 muss bei externen Beauftragungen immer vor Bestellung geprüft werden. Die Formulare in dt./engl. sind im HANFried vorzufinden.
Alle vier Voraussetzungen müssen zwingend zusammen vorliegen! Die Anlage A6 entfällt weiterhin, wenn dem Universitätsgast nur Reisekosten erstattet werden sollen. Vorgehensweise:
Ansprechpartnerin im Dezernat 2/Abteilung Einkauf: Christiane Sander Die Abrechnung von Reiseaufwendungen Externer (Gäste und Stipendiaten) erfolgt über den Rechnungseingangsworkflow. Die Einbeziehung der Reisekostenstelle ist dabei nicht vorgesehen. |
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Anwendungsfälle Das Verfahren der Kostenabrechnung ist anzuwenden, wenn eine natürliche selbständig tätige Person (Auftragnehmer ) verpflichtet werden soll, eine Dienst-, Werk- oder andere Leistung zu erbringen, die nicht Gegenstand eines Arbeitsverhältnisses mit der Universität Jena ist. Das Verfahren ist aber auch dann zutreffend, wenn ein Einzelunternehmer für die FSU tätig wird, also z. B. ein Einzelkaufmann (e. K.), ein Mitglied einer sog. BGB-Gesellschaft (GbR) etc. Für Gäste besteht die Möglichkeit, dass die kompletten Aufwendungen für die Reise, zunächst direkt durch den Gast unter dem Gesichtspunkt der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit selbst getragen werden. Die Reiseaufwendungen können dann komplett über das Rechnungsformblatt (Rechnungsvorlagen im HanFRIED) mit der Universität Jena abgerechnet werden. Hierzu muss das Einladungsschreiben zusammen mit sämtlichen Belegen, aus denen die Aufwendungen hervorgehen, in Kopie der Rechnung beigefügt werden. Verfahren Grundsätzlich werden Kostenabrechnung wie eine Rechnung behandelt. Die Kostenabrechnung muss die Bestellnummer oder das PSP-Element aufweisen. Die Kostenabrechnung und die weiteren dazugehörigen Dokumente sind vom Abrechnenden direkt an rechnungseingang@uni-jena.de zu senden. Es gelten die Hinweise wie auch bei den Eingangsrechnungen. |
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Geldannahmestellen Für die Geldannahmestellen wurden neue „Verteiler“ erstellt. Diese werden aktuell den Kassenverantwortlichen zur Verfügung gestellt. Die Abrechnung erfolgt wie gewohnt, lediglich die Kontierungselemente ändern sich. Bitte reichen Sie Ihre Abrechnungen in Papierform im Dezernat Finanzen und Beschaffung ein. Achtung: Für die Kartenzahlungen gibt es gesonderte Verteiler. Ihre Abrechnung muss also aufgeteilt werden in Barzahlungen und Kartenzahlungen. Dies ist begründet in den unterschiedlichen Abrechnungsverfahren durch die Banken und Provider und der im neuen SAP-System hinterlegten Buchungssystematik. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte! |
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Es ist geplant die Verrechnung nicht wie bisher handzuhaben, sondern über eine budgetwirksame Verrechnung. Die Planung sieht vor, dass die budgetwirksame Verteilung im Februar / März vorgenommen wird. |
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| Grundsätzlich gilt, dass papierhaft vorliegende Belege auch papierhaft weiterbearbeitet werden
| Kassenzettel
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Bei einigen Lieferanten (z.B. Obi) erhält die Uni Jena Kassenzettel als Rechnungsbeleg (keine Zahlung vor Ort). Auf dem Kassenzettel sollte der Kunde, also die FSU Jena stehen. Grundsätzlich gilt, dass papierhaft vorliegende Belege auch papierhaft weiterbearbeitet werden (z.B. Kassenzettel). Vorgehen bei der Abrechnung: Bitte vermerken Sie das PSP-Element auf den Kassenzettel, geben Sie ihren vollständigen Namen in Druckschrift an und unterschreiben Sie auf dem Beleg. Bei Rechnungen mit Bestellbezug schicken Sie bitte den papierhaften Beleg (auch Kassenzettel) an das Dezernat 2. Bitte fügen Sie den Beleg mit dem Begleitzettel mit Bezug zu der Bestellung mit Bestellnummer, und vermerken Sie unbedingt das PSP-Element, zu Lasten dessen die Rechnung bezahlt werden soll. Der Begleitzettel ist ohne Unterschrift gültig. Den Begleitschein finden Sie im HanFRIED des Dezernat 2.
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Post- und Telefongebühren werden künftig im SAP über eine Verteilung mit einem Umlageschlüssel auf die PSP-Elemente gebucht. Die Verteilung ist budgetwirksam. Die Angabe des PSP-Elementes auf dem Briefumschlag ist nicht erforderlich. Dazu wird es noch ein Rundschreiben geben. |
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Das Formular zur internen Leistungsverrechnung soll ausgefüllt über das Ticketsystem (Service Desk) des Dezernat 2 hochgeladen werden. Das Formular finden Sie im HanFRIED unter: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13905&medialist_path=1%7C13835#block_body_1 Das Ticket stellen Sie bitte im Service Desk des Dezernats 2 unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/957 An der Uni Jena können nur für definierte interne Leistungen innerhalb der Organisation verrechnet werden. Bitte beachten Sie hierzu den Anwendungshinweis zu Internen Leistungsverrechungen unter: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13905&medialist_path=1%7C13835#block_body_1 |
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Zum Anstoß von Umbuchungen nutzen Sie bitte unter dem Service Desk des Dezernats 2 folgendes Formular: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/958 Bitte hängen Sie das ausgefüllte und unterschriebene Formular an das Ticket. Eine digitale Unterschrift reicht aus. Das Formular finden sie unter: https://www.hanfried.uni-jena.de/?block=body-1&dir=13905&trail=1#block_body_1 Um einen höheren Arbeitsaufwand zu vermeiden, sollten Umbuchungen möglichst vermieden werden. Es wird empfohlen, im Vorfeld Rücksprache mit Dezernat 2, Abteilung Finanzsteuerung, zu halten, um zu prüfen, ob alternative Lösungen, wie beispielsweise Budgetumbuchungen, für Ihr Anliegen verfügbar sind. |
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Bitte verfahren Sie nach folgender Vorgehensweise bei der Vergabe und der nachfolgenden Auszahlung von Stipendien: Regelmäßige Zahlungen Hierzu füllen Sie den Begleitschein für Dauerbuchungen aus, drucken und unterschreiben diesen und schicken den Vorgang per Hauspost samt Anlagen an das Dezernat 2. Den Begleitschein für Dauerbuchungen finden Sie im Hanfried: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/dezernat-2-finanzen-und-beschaffung/ausgangsrechnungsbearbeitung/buchungsbegleitschein-dauerbuchung.pdf Einmalige Zahlungen In diesen Fällen schicken Sie bitte die Unterlagen an die Rechnungseingangsadresse des Dezernats 2, damit die Einmal-Auszahlung erfolgen kann. |
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Sollten Bitte legen Sie die Mahnung dezentral und digital erhalten, senden Sie die Mahnung bitte an die Funktions E-Mail rechnungseingang@uni-jena.de. Bitte geben Sie in der Mail zu der Mahnung mit Bestellbezug die Bestellnummer und das PSP-Element an, bei Mahnungen ohne Bestellbezug bitte das PSP-Element (sofern die Informationen nicht auf der Mahnung als Referenz benannt sind). Sollten Sie die Mahnung dezentral per Post in Papierform erhalten, senden Sie die Mahnung bitte per Hauspost an das Dezernat 2. Bitte geben Sie genauso bei Bestellbezug, die Bestellnummer an und das PSP-Element, ohne Bestellbezug bitte das PSP-Element (sofern auf der Mahnung nicht als Referenz angegeben). Sofern Sie Ihren Lieferanten über die Einführung des neuen Systems an der Uni Jena informieren möchten und auf die damit einhergehenden Verzögerungen in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen hinweisen möchten, ist hier der nachfolgende Standardtext anzuwenden: für die Gasflaschenrückgabe eine eigene BANF an. Beim Rechnungseingang kann damit ein Bestellbezug hergestellt werden und die Vorerfassung im Zentralen Rechnungseingang einfacher erledigt werden. Als Warengruppe wählen Sie bitte "05009 Techn Gase Flaschen" aus. Der Rückholschein des Lieferanten wird entsprechend als "Lieferschein" bewertet und muss bei der Rechnungsfreigabe vom Feststellungsbefugten im XSuite-System hochgeladen werden. |
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Bitte erstellen Sie ein Ticket unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/960 Als Anhang fügen Sie bitte den "Buchungsbegleitschein für Einnahmen" aus dem HanFRIED an: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13850&medialist_path=1%7C13835#block_body_1 |
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Bitte erstellen Sie ein Ticket zum Erhalt einer Zuwendungsbestätigung, unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/947 Als Anhang fügen Sie bitte das Formular "Zuwendungsbestätigung" aus dem HanFRIED an: https://www.hanfried.uni-jena.de/?medialist=vhbmedia%7Cde%7C13915&medialist_path=1%7C13835#block_body_1 |
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Erhalten Sie bei einer Rücksendung von Waren keine Ersatzlieferungen sondern eine Gutschrift ist die Vorgehensweise wie folgt:
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir bitten Sie um Entschuldigung, dass wir Ihre Rechnung nicht fristgerecht begleichen konnten. Aufgrund einer Systemumstellung führen fehlende Angaben (Bestellnummern bzw. PSP-Element-Nummer) auf einem Teil der Rechnungen sowie neue Abläufe in der Rechnungsfreigabe leider zu verlängerten Bearbeitungszeiten. Sie können dennoch sicher sein, dass wir auch durch personelle Verstärkung alles daran setzen, Rechnungen so schnell wie möglich zu bearbeiten und bezahlen. Wir sind fest davon überzeugt, dass wir nach der Überwindung der Anlaufschwierigkeiten im neuen System in den nächsten Wochen Zahlungen wieder pünktlich leisten können. Viele Grüße" |