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Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
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Serveranmeldung
Registrierung und Freigabe
Unter der URL https://livechat.uni-jena.de/ können Sie sich als Benutzer:in mit ihrem URZ-Login am Chat-Server registrieren.
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Sie erhalten daraufhin eine entsprechende Bestätigungsmail.
Anmeldung
Nachdem ihre Registrierung erfolgreich war, können Sie sich als Benutzer am Server ( https://livechat.uni-jena.de/ ) anmelden. Nach dem Login befinden Sie sich in der Benutzeroberfläche des Chat-Servers.
Auf der linken Seite befindet sich das Hauptmenü mit den Einstellungen zu ihrem Konto, dem Live-Chat bzw. Omnichannel und einer Auflistung der verschiedenen Kanäle und Gruppen.
Profileinstellungen
Durch Klick auf das kleine Icon am linken oberen Bildschirmrand
öffnet sich ein kleines Untermenü mit Einstellungen rund umihr Benutzer-Profil.
Status
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Im Untermenü können Sie ihren Status ändern.
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online: Der/Die Chat-Agent:in ist online und kann Anfragen aus der Warteschleife entgegennehmen.
abwesend: Dieser Status aktiviert sich nach 5 Minuten automatisch. Dies hat keine Auswirkung auf die Interaktion im Live-Chat, nur die Farbe ändert sich sichtbar für den Chat-Teilnehmenden. Die Zeit lässt sich unter »Konto« individuell abändern oder deaktivieren.
beschäftigt: Dieser Status kann verwendet werden um eine laufende Konversation mit einem Chat-Teilnehmenden fortzuführen, obwohl die offizielle Sprechzeit bereits beendet ist. Es können keine neuen Chat-Anfragen gestellt werden, der Chat-Button ist ausgeblendet. (Alle Agenten sind bereits im Feierabend)
offline: »Ich bin für alle offiziell offline«.
Konto
Unter Profil, Einstellungen und Barrierefreiheit & Erscheinungsbild kann die Benutzeroberfläche des eigenen Accounts editiert werden. Einige Einstellungen können auch für die Rolle als Chat-Agent:in nach individuellen Bedürfnissen angepasst werden.
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| Erweitern | ||
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Visuelles Theme
Anpassbares Layout
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Aktionsmenü
Die Menüpunkte von links nach rechts erklärt:
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Neu erstellen: Erstellen von Kanälen und Gruppen, Direktnachrichten mit anderen Benutzern.
Omnichannel
Der Omnichannel
ist der wichtigste Kanal für den »Chat-Agenten«. Hiergehen alle Live-Chat Anfragenein und können angenommen, beantwortet oder weitergeleitet werden.
Ob der Live-Chat aktiv ist und der entsprechende Button auf derWebseite angezeigt wird, ist davon abhängig ob die Chat-Agenten einer Abteilungangemeldet sind und ihr Status der »Verfügbarkeit«sowie der »Status« des Profils (siehe Konto)stimmen.
Verfügbarkeit
Diesen zusätzlichen Status finden Sie direkt neben dem Schriftzug »Omnichannel«, erkennbar am Sprechblasensymbol
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| Hinweis |
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Der Status »beschäftigt« hat ebenfalls Auswirkung und übernimmt eine gesonderte Funktion. Die Erklärung dazu finden Sie beim Status des Profils. |
Kontaktzentrum
Das Contact-Center Symbol befindet sich neben der Sprechblase zum Umstellen der Verfügbarkeit. Nach dem Klick öffnet sich eine Übersicht mit den Kontakten der vergangenen Chats und dem Chats selber.
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| Hinweis |
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Alle geführten Chats sollten direkt im Anschluss eines beendeten Chats oder am Ende des Tages aus Datenschutzgründen gelöscht werden. Benutzen Sie dafür bitte das »Papierkorbsymbol« neben den gelisteten Chats. Alternativ können Sie auch über dem Symbol mit den drei Punkten die Aktion »Alle geschlossenen Chats löschen« verwenden. Wichtig hierbei ist, dass die Chats vorher beendet worden sind. Man erkennt dies am Status in der Auflistung der Chats.
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Eingehende Live-Chats beantworten
Sobaldein:e Chat-Teilnehmer:ineine Anfrage stellt, wird er in eine Warteschleife geleitet. Die Chat-Agenten sehen diese Anfragen im Backend unter dem Menüpunkt »Eingehende Livechats«.
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Über das Menü Omnichannel -> Kontaktcenter -> Chats kann der Chatverlauf des beendeten Gesprächs nochmal eingesehen werden und anschließend gelöscht werden.
Kanäle und Gruppen
Die Kanäle, Gruppen und Direktnachrichten sind für die »interne Kommunikation« vorgesehen. In der Übersicht unter Omnichannel sind alle aufgelistet, in denen der angemeldete Benutzer Mitglied ist.
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