ZoomX ist ein Dienst, welcher von der Deutsche Telekom GmbH in Zusammenarbeit mit Zoom Video Communications Inc. bereitgestellt wird und bietet die gleiche Nutzeroberfläche und Anwendung wie Zoom.

Verbesserungen

• Hosting ausschließlich auf Servern in Deutschland
• größtmögliche DSGVO Konformität
• weltweite Telefoneinwahl über Nummern der Deutsche Telekom GmbH möglich
• Pseudonymisierung der Kommunikationsdaten im Backend
• besserer und hochverfügbarer 1st und 2nd Level Support bei der Deutsche Telekom GmbH

Was hat sich geändert?

• alle Funktionalitäten von Zoom bleiben für Sie unverändert
  → geplante Meetings, Chat-Daten, etc. bleiben erhalten

• Einstellungen zu persönlichen Hintergrundbildern müssen gegebenenfalls neu gesetzt werden.

• neue Einwahlnummern, über die sich Teilnehmer per Telefon zu einem Meeting einwählen können
  Für Meetings, die Sie nach dem 02.05.2023  planen, wird automatisch die neue, gültige Telefonnummer im Meeting-Link angezeigt

Sie melden sich unter https://uni-jena-de.zoom.us/signin mit Ihrem Uni-Account an. Dies ist der Personal-Account passend zur Mailadresse "@uni-jena.de", den jede(r) Beschäftige an der Universität automatisch zu Dienstbeginn erhält oder der auf Antrag vom IT-Servicedesk erstellt wurde ("Gast-Account") und der auch u.a. zur Anmeldung bei Friedolin, Moodle, VPN oder WLAN genutzt wird.  Mit der Anmeldung sind Sie automatisch für eine vollwertige Zoom-Lizenz registriert und können sie ohne weitere Freigabe nutzen.

Alle Angehörigen der Universität, die über ein URZ-Login verfügen. Dies ist der Personal-Account passend zur Mailadresse "@uni-jena.de", den jede(r) Beschäftige bzw. auch jede(r) Studierende an der Universität automatisch zu Dienst- bzw. Studienbeginn erhält oder der auf Antrag vom IT-Servicedesk eingerichtet wurde ("Gast-Account") und der auch u.a. zur Anmeldung bei Friedolin, Moodle, VPN oder WLAN genutzt wird. 

Mit der Zoom-Education-Lizenz können Sie synchrone Lehrveranstaltungen mit bis zu 300 Teilnehmenden halten.

Für Lehrveranstaltungen mit mehr als 300 angemeldeten Teilnehmenden können Sie formlos eine temporäre Erweiterung des Accounts auf 500 oder 1000 Teilnehmer beantragen. Ebenso kann dazu auch eine Zoom- "Webinar-1000" Lizenz beantragt werden. Melden Sie den Bedarf bitte über das Ticket beim IT-Servicedesk.

In den Einstellungen unter dem Reiter Audiokonferenzen finden Sie einerseits alle Länder mit Rufnummern, von wo eine Telefoneinwahl möglich ist (Bereich: "Gebührenpflichtiger Anruf") und andererseits die Option "Länder/Regionen zur globalen Einwahl".

Hier können Sie eine Vorauswahl treffen, welche Länder-Rufnummern in der  E-Mail Einladung angezeigt werden sollen. Hier sollte bei Ihnen als Standardwert Deutschland eingetragen sein.

Wenn Sie zusätzliche Einwahlnummern anzeigen möchten, dann fügen Sie hier einfach weitere Regionen hinzu. 

In den Meeting-Einladungen sieht die Einwahlmöglichkeit dann beispielsweise so aus:
Bei einem E2EE-Meeting ist die Telefoneinwahl nicht möglich!

Wir empfehlen eine Nummer aus dem Bereich "Einwahl nach aktuellem Standort" zu wählen und den Anweisungen am Telefon zu folgen.
Wenn Sie nur per Telefon beitreten, ist die gefragte Teilnehmer-ID nicht notwendig und kann über die "0#" übersprungen werden.

Sollten Sie mit dem Computer bereits im Meeting mit Video verbunden sein und möchten, statt mit Ihrem Mikrofon, mit Ihrem Telefon als Audiogerät an der Konferenz teilnehmen, dann geben Sie bitte Ihre Teilnehmer-ID während des Einwahlvorganges mit an.
Nur so werden Sie mit Ihren Computer-Gerät korrekt verknüpft.

Die Teilnehmer-ID finden Sie In den Meetinginformationen. (In der Desktop-App oben-links auf das grüne Symbol klicken )

Die Nutzung der Kamera ist optional. Für den Fall, dass Ihnen kein Audio oder keine bzw. nur eine schlechte Internetverbindung an Ihrem Gerät zur Verfügung steht, gibt es auch die Möglichkeit zur Telefoneinwahl, sofern dies vom Veranstalter/Host des Meetings erlaubt wird. Loggen Sie sich wie oben angegeben in ein lizenziertes Zoom-Konto ein und rufen Sie die folgende Seite auf:

https://zoom.us/zoomconference

Dort finden Sie (wenn Sie korrekt eingeloggt sind) die Rufnummern für Deutschland, die Sie zu Ihrem jeweiligen Tarif für Gespräche ins Festnetz nutzen können. Beachten Sie für das weitere Vorgehen die Hinweise zum Beitritt per Telefon:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362663-Beitritt-per-Telefon?mobile_site=true#telephoneonly

Bitte beachten Sie hierzu die entsprechenden Informationsseiten. Sollten Ihre Fragen dort nicht beantwortet werden, wenden Sie sich bitte an datenschutz@uni-jena.de

Die mobile App erhalten Sie wie üblich in den AppStores von Google (Play Store) bzw. Apple (App-Store).

Den Desktop-Client können Sie sich für Windows, Mac und Linux hier herunterladen: https://zoom.us/download

Verwenden Sie nach der Installation des Clients die Option "Login per SSO". Als Unternehmensdomain tragen Sie wieder "uni-jena-de" ein, anschließend erfolgt die Anmeldung mit dem Uni-Account.
Ihr Benutzername ist dabei nur das URZ-Kürzel, nicht die E-Mail-Adresse (also bspw. "ab12cde", nicht "ab12cde@uni-jena.de" und auch nicht "maria.mustermann@uni-jena.de").

Auf der Startseite können Sie:
    - Ein Neues Meeting beginnen
    - Einem Meeting beitreten sofern Ihnen eine Meeting-ID vorliegt
    - Ein Meeting planen
    - Ihren Bildschirm freigeben

Unter dem Reiter Chat sehen Sie wenn Sie neue Chatnachrichten bekommen haben und können mit Ihren Kontakten mittels Chat kommunizieren. 
Auch können Sie hier gleich erkennen welcher Ihrer Kontakte gerade online oder bereits in einem Zoom-Meeting ist.

Unter dem Reiter Meetings sehen Sie Ihre persönliche Meeting-ID und ihre geplanten Meetings. Auch können Sie hier über das Plus-Symbol ein neues Meeting planen.

Unter dem Reiter Kontakte sehen Sie Ihre Kontakte und können über das Plus-Symbol neue Kontakte hinzufügen.
Ebenso sehen Sie die Kanäle (Gruppenschats) und können über das Plus-Symbol einen neuen Kanal erstellen

Meeting beitreten
Geben Sie die Meeting ID ein, die Ihnen per Einladung geschickt wurde oder gehen Sie alternativ direkt auf den Link in Ihrer Einladung.

Meeting planen

Die erweiterten Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen ausschließlich nach dem Login im Webbrowser zur Verfügung: https://uni-jena-de.zoom.us/

Dort klicken Sie links auf "Einstellungen" und können nun unter "Meeting" Ihre gewünschten Einstellungen vornehmen. Beachten Sie dabei bitte unbedingt die Nutzungsvorgaben der Universität.

Für die Integration der Zoom Funktionen wie Meeting planen, Instant-Anrufe, Instant- Chatnachricht usw. können Sie diese Dinge auch direkt mit Outlook erledigen.

Laden Sie sich hierfür bitte zunächst die Zoom Dekstop App herunter und installieren Sie weiterhin das Zoom-Outlook Plug-In.

Befolgen Sie dazu einfach die Anleitung bei Zoom.

Dies kann passieren, wenn Sie einen Browser mit Popup-Blocker unter Android verwenden, z.B. Firefox. In diesem Fall loggen Sie sich bitte nach der erfolgreichen Installation der App zunächst im Chrome-Browser ein, anschließend können Sie Ihre Meetings starten bzw. durch Klick auf eine Meeting-URL beitreten und die Zoom-App startet korrekt.

Das liegt am hin und wieder nicht funktionierenden Embedded Browser. Setzen Sie mittels eines Texteditors in ~/.config/zoomus.conf den Wert embeddedBrowserForSSOLogin=false

In Ihren Meeting-Einstellungen (nach Login im Web-Browser) können Sie "Berechtigungen zur Planung" vergeben. Tragen Sie dort den Benutzernamen des Uni-Accounts der Person ein. Wichtig: Die Person muss sich zuvor bereits mindestens einmal bei Zoom eingeloggt und so eine Lizenz der Uni erworben haben.

Es gibt keine Gruppenaccounts über das Uni-Jena-Portal. Alle Accounts sind personengebunden. "Account-Sharing" durch Weitergabe des Uni-Account-Passworts ist strengstens untersagt!

Im Zoom-Portal geben Sie beim Planen eines neuen Meetings (https://uni-jena-de.zoom.us/meeting/schedule) im Abschnitt "Planen für" die Person an, für die Sie das Meeting organisieren. Diese Person muss Ihnen zuvor die Berechtigungen dafür erteilt haben (siehe Frage oben: "Ich möchte, dass mein Sekretariat/Geschäftszimmer für mich Meetings organisieren kann. Was muss ich tun?").

Die Teilnehmer benötigen entweder die Kombination aus Meeting-ID und Meeting-Passwort oder alternativ den Einladungslink per URL. Diese Daten können Sie per Mail, in Ihrem Moodle-Kurs oder auf einem anderen Wege bereitstellen. Die interne Mailfunktion von Zoom kann und darf hierfür nicht verwendet werden.

Breakout-Räume ermöglichen Ihnen, Ihr Zoom-Meeting in bis zu 50 separate Sitzungen aufzuteilen. Der Meeting-Host kann die Meeting-Teilnehmer automatisch oder manuell in diese separaten Sitzungen aufteilen und jederzeit zwischen den Sitzungen wechseln
Hier bekommen Sie mehr Informationen zu dieser Funktion.

Was ändert sich für mich, wenn ich die E2EE Verschlüsselung für meine Meetings aktiviere?

(siehe https://blog.zoom.us/de/zoom-rolling-out-end-to-end-encryption-offering/)
Bestimme Funktionen sind dann nicht möglich: z. B. Eintreten vor dem Gastgeber, Breakout Rooms, Abstimmungen, 1:1-Privatchat und Meeting-Reaktionen
Zugang für Sie ist nur möglich über den Zoom-Desktop Client oder über mobile Zoom Apps. (Bitte halten Sie beide Applikationen auf den neusten Stand)

Wie aktiviere ich die E2EE-Verschlüsselung für meine Meetings?

Als Standard ist für Ihre Meetings nach wie vor die Erweiterte Verschlüsselung aktiv. Wenn Sie die E2EE-Verschlüsselung aktivieren möchten, müssen Sie das für jedes Meeting individuell anschalten. 
Die Option finden Sie im Bereich "Meeting Planen" unter Verschlüsselung→Durchgehende Verschlüsselung.

1.Klicken Sie auf "Mehr Einstellungen ansehen"

2.Melden Sie sich mit Ihren URZ-Login an.

3.Danach wählen Sie die "Warteraumanpassung" aus.

4. Hier haben Sie die Möglichkeit die Überschrift zu ändern (gelb), ein Foto hinzuzufügen (grün) und eine Beschreibung des Warteraums hinzuzufügen (orange).

Damit Sie die Möglichkeit haben Co-Hosts (auch Co-Moderatoren genannt) in einem Meeting zu nutzen, muss diese Funktion vorher in Ihrem Profil auch aktiv geschalten sein. Rufen Sie dazu in Ihren Profileinstellungen den Reiter "In Meeting (Grundlagen)" auf und setzen die entsprechenden Rechte. Standardeinstellung (aktiv)

Co-Hosts können erst in einem laufenden Meeting ernannt werden und nicht vorher. Die Nutzung der Desktop-App ist notwendig.

Wie aktiviere ich die Aufzeichnungsfunktion?

Aktivieren Sie einfach den Menüpunkt Lokale Aufzeichnung im Reiter Einstellungen>Aufzeichnung. 

 

Anschließend finden Sie, bei Nutzung der Desktop App, den Aufzeichnungsknopf in der Meeting-Kontrollleiste.

Deaktivieren Sie dazu gegebenenfalls in Ihren Einstellungen den Menüpunkt: "Deaktivieren der Desktop-/Bildschirmfreigabe für Benutzer" im Reiter Einstellungen>Meeting>In Meeting (Grundlagen).

Anschließend können Sie sich an folgende Anleitung halten: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115005890803-iOS-Screen-Sharing

In den Einstellungen unter dem Reiter Meeting>In Meeting (Grundlagen) finden Sie im Bereich "Chat" den Eintrag für "privater Chat".
Aktivieren Sie diesen Punkt, ist es in Ihren Meetings wieder erlaubt privat zu chatten.

Gehen Sie in der Desktopversion auf "Videoeinstellungen", hier können Sie am Seitenende die Höchstzahl der Teilnehmer je Bildschirm in der Galerieansicht ändern.

In Zoom gibt es die Option ein Video über die Funktion "Spotlight" hervorzuheben. Spotlight-Video macht einen Benutzer zum primären aktiven Sprecher für alle Meeting-Teilnehmer. Für die Funktion Spotlight, welches nur vom Host bzw. Co. Host veranlasst werden kann, brauchen Sie mindestens drei Teilnehmer mit eingeschaltetem Video im Meeting.

Alle SSO-Nutzer sollten in den Einstellungen der Desktop-Applikation die Vorlagen im Coporate Design der FSU Jena finden.

Alternativ hat das Team der Hochschulkommunikation der FSU die Vorlagen für Sie bereitgestellt. https://www.uni-jena.de/corporate_design 

Den Teilnehmer:innen ist im Rahmen der Einladung mitzuteilen, dass beim Beitritt zum Meeting ein beliebiger Name und eine beliebige Mail-Adresse z.B. (b@c.de) genutzt werden kann. Sobald dieser Bug von Zoom behoben ist, wird diese Abfrage nicht mehr kommen. Es ist im Moment leider nicht abzustellen. 

Die Funktion Übungsmodus muss in der Webinar Planung unter Webinar Optionen aktiviert werden.
Wenn das Meeting gestartet wird, befindet man sich erst im Übungsmodus. (Ohne Teilnehmer)

Die Funktion F&A (Fragen und Antworten) bietet den Teilnehmern die Möglichkeit Fragen zu stellen. (muss vorher unter Webinar Optionen aktiviert werden)
Fragen können Sie als Host oder Diskussionsteilnehmer live oder per Nachricht beantworten.

Sie können mit der Funktion Umfragen, Fragen mit einer oder mehreren Auswahlmöglichkeiten an die Teilnehmer stellen und diese im Webinar auswerten.
Achten Sie darauf, dass die Funktion in der Webinar Planung aktiviert ist.

Diskussionsteilnehmer sind Meeting Teilnehmer, welche ihr Video und Audio teilen können.
Außerdem können die Diskussionsteilnehmer bei der Verwaltung des Webinars unterstützen.

Sie können die Berechtigung entweder vor dem Webinar in der Planung vergeben oder Sie stufen während des Webinars einen Teilnehmer hoch.
In der Planung des Webinars finden Sie die Option unter Einladungen → Diskussionsteilnehmer einladen → bearbeiten.

Während eines Webinars rufen Sie die Ansicht der Teilnehmer auf und suchen den entsprechenden Teilnehmer, welchen Sie als Diskussionsteilnehmer festlegen möchten.
Bei dem Teilnehmer wählen Sie mehr und bestätigen Zu Diskussionsteilnehmer befördern.