Anmeldung /Arbeitsbeginn am IAP

Ausgabe eines Anmeldeformulars mit Angaben und Unterschrift durch den Gruppenleiter. Auf dem Formular ist vermerkt, wohin sich zu wenden und in welcher Reihenfolge die Anmeldetour zu absolvieren ist. Den fertig ausgefüllten Anmeldebogen im Sekretariat zum Verbleib in der Personalakte abgeben.

Personen mit Promotionsabsicht melden sich bitte umgehend im doc-in Portal für Promovierende der FSU Jena an; weitere Informationen unter doc-in

Abmeldung / Beschäftigungsende am IAP

Meldung im Sekretariat, Ausfüllen des Abmeldebogens. Wichtig ist dies z.B. für mögliche Postnachsendungen, Alumnuskontakt, aber auch Rückgabe von Transponder, Büchern und THOSKA-Leistungen.

Arbeitsplatz

… wird durch den Gruppenleiter zugewiesen

Arbeitsvertrag

Kontakt: Sekretariat.IAP

• Tarifbeschäftigte unterschreiben Arbeitsvertrag vor Aufnahme Ihrer Tätigkeit im Hauptgebäude der Friedrich-Schiller-Universität im Personaldezernat
• das Personaldezernat informiert via E-Mail, wann der Vertrag zur Unterschrift vorliegt
• über benötigte Unterlagen zum Vertragsabschluss informiert das Personaldezernat; die Unterlagen sind aber auch unter Formulare dort abrufbar

Aktuell: im Lockdown werden die Arbeitsverträge zugeschickt. Der Vertrag muss dann vor Arbeitsbeginn per Post unterschrieben zurückgeschickt werden oder in den Fristenbriefkasten am Universitätshauptgebäude (Leutragraben) eingeworfen werden.

Arztbesuche

Kontakt: Sekretariat.IAP

Grundsatz: Arztbesuche und medizinische Behandlungen (z.B: Physiotherapie) während der Arbeitszeit bedürfen der vorherigen Zustimmung des Vorgesetzten.

Bestellungen und Beschaffungen

Kontakt: Sekretariat.IAP

• ausführliche Informationen: \shared\1_Formulare/Beschaffung/Infos_Regeln/Beschaffungsregeln FSU.pdf
• Bestellformulare: \shared\1_Formulare\Beschaffung\
• alle Lieferscheine bitte sofort im Sekretariat abgeben oder in den Briefkasten am Postschrank des IAP im Foyer einwerfen: darauf Datum, lesbaren Namen und Unterschrift vermerken!!

Bestellungen < 1.000€ netto: Direktkauf

(werden durch Sekretariat IAP ausgelöst)

• Bestellformular ausfüllen
  • Lieferant / Firma, E-Mail Adresse
  • Bearbeiter, Telefon, e-mail; Arbeitsgruppe (Zuordnung der Lieferung !!!)
  • Artikelliste und Einkaufsbedingungen (Rabatt, MwSt., Skonto, Versandkosten etc.)
  • Kostenträger und Ausgabeart
• zusammen mit 1 Angebot per E-Mail an mailto:sekretariat.iap@uni-jena.de senden

Ausnahme: Bestellungen ins nicht-EU-Ausland müssen über das Dezernat Finanzen und Beschaffung der FSU ausgelöst werden (siehe Bestellungen 1.000€ bis 20.000€ netto: Verhandlungsvergabe)

Bestellungen 1.000€ bis 20.000€ netto: Verhandlungsvergabe

(werden zentral durch Dezernat Finanzen und Beschaffung der FSU ausgelöst)

• Bestellformular ausfüllen
  • Lieferant / Firma
  • Empfängername bei Lieferadresse (z.Hd.)
  • Bearbeiter, Telefon, E-Mail Adresse
  • Fachbereich / Projekt (entspricht Kostenträger)
  • Institut / Ausgabeart
  • bei Geräten: falls Neuanschaffung, Anlagenklassifikation angeben, falls Werterhöhung zu oder Reparatur von bestehendem Gerät, dessen Inventarnummer
  • Artikelliste und Einkaufsbedingungen (Rabatt, MwSt., Skonto, Versandkosten etc.)
• zusammen mit mindestens 3 Vergleichsangeboten per E-Mail an iap@uni-jena.de senden
• Fehlangebote (Absagen) und Anfragen ohne Antwort nach angemessener Wartezeit mit Terminsetzung zählen als Angebot, entsprechende Belege (z.B. E-Mails) sind beizulegen
• falls weniger als 3 Angebote beschaffbar oder sinnvoll, ist eine belastbare und belegte Begründung erforderlich (z.B. Kompatibilität zu bestehenden Geräten / Prozessen), die in Bemerkungen / Anlagen eingetragen werden kann
• falls Begründung mehr Platz benötigt als auf Formular vorhanden, dann Erklärung mit Briefkopf des jeweiligen AG Leiters und dessen Unterschrift
• bei Bestellungen ins nicht-EU-Ausland ist unter email-Adresse zusätzlich zoll@uni-jena anzugeben

Bestellungen > 20.000€ netto: Ausschreibung

• Ausschreibung erforderlich
• direkte Absprache des Vorgehens mit dem Dezernat Finanzen und Beschaffung der FSU
• nach Ausschreibungsende und Zuschlagserteilung Vorgehen wie bei Verhandlungsvergabe, aber ohne Vergleichsangebote mit Vermerk auf die Ausschreibung

Sonderfälle

IT-Technik, Software: Bestellung über IT- Verantwortlichen (B. Martin)

Büro- und Geschäftsbedarf: Bestellung über Sekretariat (Kontakt: Sekretariat.IAP)

Raumausstattung, Möbel: Bestellung über Technische Leitung Kontakt: Sekretariat.IAP)

Chemikalien: Bestellung über autorisierte Personen (Kontakt: ?)

Literatur: Bestellauftrag an Sekretariat à Beschaffung über THULB à Formular verwenden

Werkstattaufträge FSU Jena: siehe Werkstattaufträge

Keine Bestellungen über Amazon u.ä. möglich!

Betriebsausflug

Allgemeine Informationen

• zuständigen Vorgesetzten rechtzeitig informieren
• zur Erhaltung des Unfallschutzes: hinreichend großer Teilnehmerkreis (Charakter einer Gemeinschaftsveranstaltung), Veranstaltung wird durch den betreffenden Leiter erkennbar getragen, Ausflug mit der gesamten jeweiligen Organisationseinheit
• Universitätsbetrieb darf nicht beeinträchtigt werden

Bibliothek am IAP

Kontakt: Sekretariat.IAP

Institutsbibliothek befindet sich im 3. OG des Institutshauptgebäudes im Druckerraum. Eine Liste aller am IAP ausleihbaren Bücher befindet sich unter shared/7_Bibliothek. Ausgeliehene Literatur wird in eine elektronische Leihliste durch C. Steinberg eingetragen.

Büro- und Laborbeschriftung

Kontakt: Ira Winkler / ACP-Gebäude: Rebeca Freyberg

• Verantwortung liegt bei den Arbeitsgruppen
• Beschriftungsvorlagen für Türen und Labore
• Beschilderung im ACP mit R. Freyberg abstimmen

Büromaterialausgabe

Kontakt: Sekretariat.IAP

Ausgabe täglich von 10-12 Uhr im Sekretariat Raum 308, 3. OG oder auf Anfrage telefonisch / via E-Mail.

Dienstgang (innerhalb des Dienstortes)

Kontakt: Sekretariat.IAP

Beginn und Ende sind dem Vorgesetzten mitzuteilen und im Dienstgangbuch im Sekretariat einzutragen (Wegeunfallversicherung!)

Dienstreisen

Kontakt: Sekretariat.IAP

Formulare: \shared\1_Formulare\Dienstreisen

Allg. Informationen: https://www4.uni-jena.de/reisekosten

Anträge

• Antragsstellung mit Formular mindestens 14 Tage vor Reisebeginn, bei Auslandsreisen wegen Flugbuchungen mind. 3 Monate
• Unterschrift vom Gruppenleiter mit Angabe der Finanzierung
• Mietwagen und Privat PKW müssen im Dienstreiseantrag begründet werden (bitte Namen der Mitfahrer angeben und prüfen ob evtl. Bahnfahrten mit Sparpreisen günstiger sind)
• Auf Auslandsdienstreisen hat jeder Mitarbeiter eine Entsendebescheinigung (A1-Bescheinigung) mitzuführen; ansonsten drohen hohe Bußgelder von mehreren 1.000 Euro, die der Reisende selbst trägt.
• Im Falle dringender kurzfristiger Reisen muss nachgewiesen werden, dass die rechtzeitige Beantragung nicht möglich war. Dies sollte im Vorfeld mit der Reisekostenstelle der FSU abgeklärt werden

Abrechnung

• Abgabe des Abrechnungsformular spätestens 2 Monate nach Reiseende bei A. Kluge (Drei-Monatsfrist beachten, d.h. die Abrechnung inkl. aller Belege muss 3 Monate nach Reiseende bei der Reisekostenstelle vorliegen; ansonsten keine Erstattung)
• Abgabe aller Originalbelege (persönliche Einzelbelege, keine Sammelrechnungen)
• Abrechnung auch, wenn keine eigenen Kosten entstanden sind, aber die Uni in Vorkasse gegangen ist (Flug, Bahn ö.ä.)

Tickets

Bahntickets: selbstständig buchen; private Bahncards werden nicht erstattet; Business BahnCards können bei der Reisekostenstelle beantragt werden

Flugtickets: werden vorrangig über vertraglich gebundene Reisebüros der FSU Jena mit Firmenkreditkarte durch A. Kluge gebucht. In Ausnahmefällen (vorherige Absprache mit A. Kluge) können diese mit Vorkasse selbstständig gebucht werden (ggf. Dienstreiseantrag mit Kostenvorschuss beantragen).

Tagessätze / Übernachtung

Maximale Tagessätze für In- und Ausland sowie max. Kosten pro Übernachtung beachten:
https://www4.uni-jena.de/Gesetze.html

Übernachtungskosten, welche Höchstbeträge überschreiten, sind nur erstattungsfähig, wenn von der Reisekostenstelle vor Dienstreisebeginn triftige Gründe anerkannt wurden (Begründung per E-mail an die Reisekostenstelle: reisekosten@uni-jena.de, Genehmigung zusammen mit der Abrechnung einreichen).

Vorschuss

• Vorschussanträge bitte gleich mit Dienstreiseantrag stellen
• Reisekosten-Vorschuss mit Formular beantragen, Abgabe bei A. Kluge
• wissenschaftliche Hilfskräfte beantragen Vorschuss über den betreuenden Hochschullehrer (ab 50 EUR möglich)

E-Mail Account, dienstlich (FSU)

Kontakt: portal.uni-jena.de

Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages im Dezernat für Personalangelegenheiten muss sich der/die neue Mitarbeiter*In entweder persönlich oder online beim Universitätsrechenzentrum (URZ) anmelden.

Eine Universitätsemailadresse ist für die Handlungsfähigkeit unbedingt erforderlich (auch für Kolleg*Innen, die hauptsächlich am IOF arbeiten, jedoch über die FSU eingestellt sind), z.B. für

• Benachrichtigungen der Dezernate der FSU (z.B. zum Arbeitsvertrag)
• Zugang zum Intranet der FSU Jena
• Zugriff auf Fachdatenbanken im Universitätsnetz (z.B. Literaturrecherche)
• WLAN Zugang über Eduroam an vielen Universitätsstandorten
• Zugang zu Software über das URZ (Endnote, Sophos …)
• Berechtigung, für Studenten- bzw. Lehrlizenzen zur Privatnutzung
• Zugang zu Rechnerpools

Einweisung/ Sicherheitsunterweisung

Kontakt: Sicherheit.IAP

Die erstmalige Sicherheitsunterweisungen sind über die e-Mailadresse: sicherheit_iap@uni-jena.de anzumelden. Die Transponderausgabe erfolgt erst NACH der Sicherheitsunterweisung.

• jährliche Wiederholungsunterweisung erforderlich; Angebot von 2 Terminen pro Jahr
• Laboreinweisung / spez. Belehrung nach Absprache

Honorar- bzw. Werksverträge / Dienstleistungen

• Abwicklung über Beschaffungspozess
• Anzuwenden auf natürliche selbständig tätige Person (Auftragnehmer), die verpflichtet werden soll, eine Dienst-, Werk- oder andere Leistung zu erbringen, die nicht Gegenstand eines Arbeitsverhältnisses mit der FSU ist
• Bitte ca. 4 Wochen vor Leistungstermin Beschaffungsprozess initiieren
• Hilfestellung: Merkblatt „Werk- und Honorarvertrag“

Jobticket

Kontakt/Informationen: Dezernat 5, Reisekostenstelle

Es besteht die Möglichkeit, ermäßigte Streckenzeitkarten (Rabattstufe 10 %) des „Verbundtarifs Mittelthüringen (VMT)“ zu erwerben. Möglich sind Jahreskarten mit Einmalzahlung oder Jahreskarten mit monatlicher Zahlungsweise. Monatskarten sind nicht möglich. Mit dem „Citytarif Jena“ sind auch Jahreskarten für das Stadtgebiet Jena (Bus/ Straßenbahn) möglich.

Krankmeldung

Kontakt: Sekretariat.IAP

• unverzügliche Mitteilung an AG-Leitung und an das Sekretariat des IAP (E-Mail an uni-jena.de, Telefon: 9-47800) mit der voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit
• Dauer >3Tage: ärztliche Bescheinigung muss innerhalb der ersten 3 Arbeitstage im Sekretariat vorliegen
• Wiederaufnahme der Tätigkeit dem Sekretariat per E-Mail mitteilen

Online Konferenzen

Kontakt: Sekretariat.IAP

Zustimmung und Projektnummer vom Vorgesetzten vor Registrierung einholen (vorzugsweise per E-mail), dies zusammen mit folgenden Unterlagen beim Sekretariat (per E-mail an sekretariat.iap@uni-jena.de) einreichen:

• Rechnung (Rechnungsadresse der FSU angeben),
• Registrierungsnachweis, Teilnahmenachweis (z.B. bei Präsentation)
• wenn Zahlung nur über Kreditkarte, PayPal o.ä. möglich, wird ein Zahlungsnachweis (Kreditkartenauszug, Kontoauszug o.ä.) sowie Rechnung an Mitarbeiter erforderlich

Post / Lieferungen

Kontakt: Sekretariat.IAP

• Abgabe von dienstlicher Ausgangspost im Sekretariat
• Formular für Sendungen mit TNT/UPS usw.: \shared\1_Formulare\
• Lieferungen im Eingang des Institutes unverzüglich auspacken und leere Behälter entsorgen (Kontakt: Martin)
• Lieferung umgehend prüfen, Vollständigkeit auf Lieferschein mit Datum, lesbarem Namen und Unterschrift vermerken und bitte sofort im Sekretariat abgeben oder in den Sekretariats-Briefkasten im Foyer einwerfen.
• Postschrank (Zugang Postfahrer) sowie Eingang des IAP (Fluchtweg) von Sendungen freihalten!

Publikationen

• kein Bestellauftrag für Publikationen, sondern online-Beauftragung beim Verlag
• Rechnung mit Rechnungsadresse der FSU Jena anfordern
• auf der Rechnung muss der Bezug zum IAP erkennbar sein (z.B. in Bemerkungen „Name, IAP“)
• die Rechnung ist entweder direkt durch den Verlag oder durch die Mitarbeiter an rechnungseingang@uni-jena.de zu schicken
• wenn die Rechnung dann das IAP erreicht, fragen die Bearbeiter nach, aus welcher Kostenstelle die Finanzierung erfolgt

Promovierende

Alle Mitarbeiter*Innen mit Promotionsabsicht erhalten in einer Onboarding-Veranstaltung (dazu wird persönlich eingeladen) weitergehende Informationen zu den Themen: Promotionsverlauf, Anforderungen, nächste Schritte, etc… Diese Informationen sind auch unter \shared\6_PhD students nachzulesen.

Es wird jedoch gebeten, sich umgehend im doc-in registrieren, auch wenn noch keine Betreuungsvereinbarung vorliegt.

Das doc-in ist das Promovierendenportal der FSU Jena und bietet:

• Hilfestellung bei den Anträgen zur Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand und zur Immatrikulation
• die Dokumentation Ihres Status als Doktorand*In und damit Zugang zu Angeboten der Universität für Promovierende
• eine aktuelle Übersicht über den Stand Ihres Promotionsverfahrens
• bei Interesse: Regelmäßige Informationen der Universität für Promovierende und zu Angeboten der Graduierten-Akademie

Rechentechnik am IAP

Kontakt: IT.IAP

Alle Belange bzgl. Hard- und Software, Zugangsdaten, Eintragung in interne Mailinglisten mit B. Martin / P. Kabis absprechen.

Reinraumzugang

Kontakt: ?

• Zugang IPHT-Reinraum
  • Erklärung zur Notwendigkeit des Zuganges bei U. Zeitner
  • Ausfüllen des Formulars, alle relevanten Dokumente dazu sind hier nachlesbar
  • Sicherheitsunterweisung und Transponder durch IPHT: Wolfgang Morgenroth, bitte zusätzlich ausfüllen: Nutzungsvereinbarung
• Zugang IOF-Reinraum:
  • Anträge zur Aufenthaltsgenehmigung am IOF werden grundsätzlich über die AG-Leitung gestellt, die das weitere Vorgehen erklärt

Stundennachweise

Kontakt: Sekretariat.IAP

Stundennachweise müssen geführt werden durch:

• alle Mitarbeiter mit geringfügiger Beschäftigung (< 450 Euro)
• alle technischen Mitarbeiter (Umsetzung in Absprache mit dem direkten Vorgesetzen)
• wissenschaftliche Mitarbeiter, deren Finanzierung aus Projekten der EU, des Landes Thüringen des BMWI der Auftragsforschung erfolgt

Thoska-Card

Kontakt: Thoska Büro der FSU

Multifunktionskarte für Mitarbeiter*Innen und Studierende, z.B.

• Mitarbeiterausweis der FSU Jena
• Nutzung in den Mensen und Bibliotheken der FSU
• Nutzung von Kopier- und Druckgeräten der FSU
• zum Teil Zugangstransponder von Universitätseinrichtungen (z.B. Parkplätze)

Beantragung erfolgt persönlich (nicht mehr automatisch), Formular und Informationen hier.

Transponder

Kontakt: IT.IAP (ACP)

Ausgabe bei B. Martin bzw. R. Freyberg nach Anmeldung durch den Betreuer und mit Anmeldeformular.

Bei Arbeitsvertragsende bitte Transponder wieder dort abgeben!

Umfragen/ Doodle

Sollen betriebsinterne Umfragen durchgeführt werden, bitte aus Gründen Datenschutzes anstatt Doodle das Tool des Deutschen Forschungsnetzes DFN benutzen.

Unfallmeldung

Kontakt: Sekretariat.IAP

Formular: zentrales elektronisches Verbandbuch der FSU Jena

Bei Arbeits-, Wege- und Dienstunfällen muss unbedingt eine Unfallmeldung erfolgen, die eigenständig in das elektronische Verbandsbuch einzutragen ist!

Urlaub

Kontakt: Sekretariat.IAP

Formulare: Urlaubsscheine im Sekretariat

Urlaubsschein mindestens 14 Tage vor dem Urlaub ausfüllen und vom AG-Leiter unterschreiben lassen, Abgabe und Aufbewahrung im Sekretariat.

Videokonferenzen

Neben den browserbasierten Systemlösungen, die seitens des IAP genutzt werden (Microsoft Teams, Zoom..), bietet das Multimediazentrum der FSU Jena weitere Konferenzlösungen an. à Weiterführende Informationen

Vorlagen

• HanFRIED, das digitale Handbuch der FSU Jena für Formulare, Rechtliches, Informationen, Einrichtungen und Dokumente: https://www.hanfried.uni-jena.de/, Anmeldung mit UNI-Login
• IAP: Briefe, Faxe, Poster, Vortragsfolien, Stellenausschreibung, Lageplan, offizielle Logos: \shared\2_Vorlagen

Webseiten

Kontakt: Ira Winkler

• Eintragung von Mitarbeitern mit Telefon-, Raumnummer und E-Mailadresse (Anmeldebogen), allg. Infos das Institut betreffend (Publikationen, News, Preise, etc.)

Bitte auch spätere Änderungen z.B. bei Raum- und Telefonnummern mitteilen!

Weiterbildung

Kontakt: Ira Winkler

Grundsätzlich sind Weiterbildungen von Mitarbeitern gewünscht und werden gefördert.

• Informationen und Angebote für alle --> hier
• Angebote für Lehrende bei Lehrelernen
• Angebote für Promovierende und Postdocs über Graduierten Akademie (GA)
• Bei darüber hinaus gehendem Bedarf bitte an I. Winkler wenden.
• Weiterbildungen müssen mit dem AG-Leiter abgesprochen werden, Anmeldung mittels Fortbildungsantrag

3 Fälle werden unterschieden:

• Dienstlich veranlasste Fortbildung sowie Fortbildung im dienstlichen Interesse

• Dienststelle übernimmt die Kosten der Fortbildung und die anfallenden Reisekosten nach Maßgabe des Thüringer Reisekostengesetzes (siehe Dienstreisen)
• Teilnahme an der Fortbildungsmaßnahme gilt als Arbeitszeit
  • Fortbildung mit teilweise dienstlichem Interesse
• teilweise zeitliche und finanzielle Eigenbeteiligung des Teilnehmenden
• über Grad des dienstlichen Interesses entscheidet der Vorgesetzte
  • Fortbildung ohne dienstliches Interesse
• Teilnehmer trägt Kosten und zeitlichen Aufwand selbst

Weiterbildungsurlaub/ Bildungsfreistellung:

Beschäftigte haben Anspruch auf Bildungsfreistellung (bis 5 Tage/Jahr). Das Arbeitsentgelt wird weitergezahlt, die Kosten trägt der/die Beschäftigte. Ein Eintrag auf Urlaubsschein im Sekretariat ist notwendig.

Zu beachten:

• 6 Monate an der FSU beschäftigt
• Antrag auf Bildungsfreistellung  Stellungnahme des Fachvorgesetzten; mindestens 8 Wochen vor Beginn der Bildungsveranstaltung beantragen
• eine Bescheinigung über die Anerkennung der Bildungsveranstaltung (der Träger der Bildungsveranstaltung hat dem/der Beschäftigten das Vorliegen der Anerkennung zu bescheinigen)
• Beschreibung/weiterführende Informationen zu der Bildungsveranstaltung

Werkstattaufträge

Kontakt: Sekretariat.IAP

Formulare: \shared\1_Formulare\Beschaffung\Formulare\04_Werkstattauftraege

• Ausfüllen der entsprechenden Vorlage der Werkstätten, dabei unbedingt die vollständige Kostenstelle beim Projektleiter erfragen und eintragen
• als Anhang an iap@uni-jena.de schicken, wo dann alles weitere erledigt wird

Personenverzeichnis

alle Mitarbeiter des IAP auf Webseite
Verwaltung des IAP auf der Website

Rechnungsanschrift FSU Jena

Friedrich-Schiller-Universität Jena
Dezernat Finanzen und Beschaffung
Leutragraben 1
07743 Jena

rechnungseingang@uni-jena.de

Bezug zum IAP z.Bsp. in Bemerkungen „Name, IAP“

Hausmeisterdienste

Aus dem Dezernat 2:

Herr Steffen Kurowski
steffen.kurowski@uni-jena.de
0151 42224721