Die Abkürzung steht für Material Management und betrifft alles, was mit Bestandsführung und Einkauf zu tun hat.
Die Abkürzung BANF steht für Bestellanforderung, die elektronisch in der SAP-Web-Anwendung (FioriApp) erstellt werden kann und von da in den elektronischen Genehmigungsworkflow gegeben wird.
Die BANF ist genehmigt und in eine Bestellung umgewandelt: In Abhängigkeit von den Wertgrenzen (Direktbestellung, auch Katalogbestellung, oder Einzelabrufe aus RV) haben Sie als Bedarfsanforder:in die automatisch generierte E-Mail mit dem PDF vom Bestellformular mit der Bitte um Versand an den Lieferanten erhalten bzw. die Katalogbestellung wurde ausgelöst. Dann kann man auf die Lieferung warten bzw den Rechnungseingang.
Gleichzeitig kann „Folgebeleg erstellt“ bedeuten, dass die Freigabe im Dezernat 2 / Vergabestelle Dezernat 4 (bzw. Freigabe AL, Dezernent, Kanzler) noch aussteht, bzw. das Vergabeverfahren gestartet wird. Dann wird die Bestellung bearbeitet, aber natürlicherweise noch nicht ausgelöst. Der/die Bedarfsanforderer erhalten also keine E-Mail.
Allgemeine Fragen
Alle zu bearbeitenden Genehmigungaufgaben finden Sie in ihrer Inbox in der Fiori App.
Das System ist standardmäßig so konfiguriert, dass Sie für diese Aufgabn / Workitems auch jeweils eine E-Mail Benachrichtigung erhalten. Sollten Sie die E-Mail Benachrichtigungen nicht wünschen, dann empfehlen wir eine entsprechende Regel in ihrem E-Mail-Programm einzurichten.
Bei zu genehmigenden Dienstreiseanträgen erhalten die Genehmiger je Genehmigungsanforderung eine E-Mail mit entsprechendem Link zum Dientsreiseantrag in SAP.
Bei Bedarfsanforderungen oder Rechnungsprüfungen wird von SAP täglich am frühen Morgen eine E-Mail versandt mit dem Hinweis, dass neue Vorgänge in der Inbox des Nutzers eingetroffen sind.
Aufgaben / Workitems, zu denen Sie bereits E-Mailbenachrichtungen erhalten haben und die Sie noch nicht abschließend bearbeitet haben, erhalten Sie weiterhin einmal täglich eine E-Mailbenachrichtigung zu der offenen Aufgabe, bis die Aufgabe bearbeitet wurde.
Nachdem im Genehmigungsprozess alle Freigaben erteilt wurden und die Aufgabe / Workitems zur Bearbeitung in die Buchhaltung geleitet wurden und durch die Kreditorenbuchhaltung vervollständigt und in den Zahllauf gegeben werden, erhalten Sie keine Benachrichtigungen mehr.
Nach Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) sollten Sie als Anwendung auf der Startseite die Kachel "Bestellanforderungen anlegen" sehen und durch Linksklicken aufrufen können.
Das Formular zur internen Leistungsverrechnung (ILV) wurde aktualisiert. Sie können dieses mit einer digitalen Unterschrift versehen und über das Ticketsystem Dezernat 2 hochladen. Dazu sollte die aktuelle Kalkulation der Leistung im Dezernat 2 vorliegen.
Interne Einkäufe im Uni-Shop wurden bisher als Umbuchungen abgebildet (Steuer korrigiert). Zum Umgang damit unter SAP steht eine finale Abstimmung noch aus. Bis dahin verfahren Sie wie gewohnt. Eine vorherige Bedarfsanforderung (BANF) ist nicht notwendig.
In diesen Fällen schicken Sie bitte die Unterlagen an die Rechnungseingangsadresse des Dezernats 2, damit die Einmal-Auszahlung erfolgen kann.
Direktbestellungen bis 1.000 EUR (netto) können Sie grundsätzlich ohne Einbeziehung des Dezernat 2/Abteilung Einkauf auslösen. Die Bedarfsanforderung (BANF) wird in der SAP-Web-Anwendung durch den Bedarfsanforderer angelegt.
Bitte beachten Sie, dass Sie unbedingt einen Lieferanten pflegen, bei Direktbestellungen als "fester Lieferant". Die Bestllung kann nicht verarbeitet werden, ohne dass der Lieferant ausgewählt wird
In einem elektronischen Workflow genehmigen der Feststellungsbefugte und der Anordnungsbefugte die BANF. Bei einigen Drittmittelprojekten ist zusätzlich eine Freigabe durch das Dezernat 2 (Sachgebiet Drittmittel) notwendig. Nach den Genehigungsschritten wird die BANF zur Bestellung umgewandelt. Der Bedarfsanforderer erhält hierzu eine E-Mail mit dem fertig ausgefüllten Formular des Auftrags/der Bestellung. Sie als Bedarfsanforderer versenden den Auftrag dann vorzugsweise per E-Mail an den Lieferanten.
Hinweis: Sollten Sie die E-Mail mit dem Bestellformular als PDF nicht erhalten haben, kontrollieren Sie bitte Ihren Spamordner. Manchmal sortiert Outlook diese E-Mails leider in den Spam.
Ausgenommen von diesem Prozess sind Bestellungen von Software und Möbel. Der Prozess sieht hier immer eine Auslösung der Bestellung über das Dezernats 2/Abteilung Einkauf bzw. das Rechenzentrum vor.
Bestellungen mit einem Auftragswert über 1.000 EUR (netto) werden durch das Dezernat 2/Abteilung Einkauf ausgelöst. Nachdem die BANF in der SAP-Web-Anwendung angelegt worden ist, erfolgt die Genehmigung durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten. Im weiteren elektronischen Genehmigungsworkflow wird die BANF/Bestellung an das Dezernat 2/Abteilung Einkauf zur Bearbeitung weitergeleitet.
Als Referenznummer soll die im SAP-System generierte Bestellnummer angegeben werden. Diese wird automatisch von SAP erzeugt und bei der generierten Bestellung auch auf dem Bestellformular ausgegeben.
Wenn bereits eine Ware oder Leistung beim Lieferanten bestellt wurde und die Bestellanforderung nachträglich in SAP erfasst werden soll, finden Sie die Anleitung in dem E-Learning / Handout hier in Zeile 3: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw. Es handelt sich damit um sogenannte „nachträgliche Bestellungen", die nachträglich als Bestellanforderung (BANF) in SAP erfasst werden müssen.
Hinweis: Dies ist ein Ausnahmeprozess und sollte nur in Fällen angewandt werden, wo eine vorgelagerte Anlage der Bestellanforderung in SAP nicht möglich ist. Im Dezernat 4 betreffen nachträgliche Bestellungen zum Beispiel Beschaffungsfälle, die wegen "Gefahr im Verzug" unverzüglich, ohne vorherige Bestellung über SAP, durchzuführen sind.
Beachten Sie weiterhin, dass die Genehmigungs- und Freigabeprozesse für die entsprechenden Warengruppen und Wertgrenzen trotzdem durchlaufen werden müssen und es somit auch zu einer Ablehnung der Bestellanforderung kommen kann.
Das ökonomische Risiko der Kostenübernahme durch die Universität Jena obliegt somit bei nachträglichen Erfassungen ausschließlich beim Bedarfsanforderer.
Nein, Bestellung über Marketplaces wie z.B. amazon, ebay aber auch Kaufland.de, Otto.de sind nicht gestattet.
Hintergründe:
Einhaltung von Sozialstandards, deren Beachtung die Uni Jena als öffentlicher Auftraggeber verpflichtet ist sicherzustellen, ist nicht gewährleistet (z.B. Zahlung von (vergabespezifischem) Mindestlohn, Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen – Vereinigungsfreiheit, Beseitigung der Zwangsarbeit; Abschaffung der Kinderarbeit, Arbeitsschutz/ Arbeitssicherung etc.)
ggf. zusätzliche zollrechtliche Anforderungen, welche nicht berücksichtigt werden können
Ausnahmen:
Bestellungen über Webshops etablierter Lieferanten (z. B. VWR; Carl Roth; Fisher Scientific; Sigma/Merck). Eine direkte Anbindung über eine Schnittstelle an SAP ist mittelfristig geplant. Im Zweifel kontaktieren Sie bitte das Dezernat 2/Abteilung Einkauf unter: dez2@uni-jena.de
Wenn Sie eine Ware oder Leistung bei einem Lieferanten über dessen Katalog bestellen möchten/müssen und der Katalog noch nicht direkt an SAP angebunden ist, finden Sie eine Kurzanleitung "Bestellung in externen Lieferantenkatalogen" hier: https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw in der Zeile 4.
Gehen Sie in der Fiori App im Launchpad auf "Meine Bestellanforderungen".
In der Übersichtsliste sehen Sie alle BANF sowie den dazugehörigen Status.
Im Launchpad der Firori App gelangen Sie über einen Rechtsklick auf die Kachel "Status Genehmigungen BANF" in die Übersicht zu allen von Ihnen als Bedarfsanforder:in gestellten BANF und dem aktuellen Staus in der Bearbeitung der Genehmigungen, vor allem welche Person im Workflow die nächste Aufgabe übernehmen muss.
Die Anleitung zu der Abfrage der Status von BANF finden Sie hier in dem Handout "Übersichten zu Bestellanforderungen " (Zeile 7): https://wiki.uni-jena.de/x/ioAtBw
Auswertung Status der Genehmigungen BANF
Hier sind alle Informationen zum Genehmigungs- und Bearbeitungsstatus der ausgewählten BANF in einer Übersicht zu sehen.
Hinweis: Flag (mehrere Spalten!) und Kreuzchen in der Spalte steht für "Im Workflow bearbeitet", es ist gleichzeitig keine Aussage zum Status bzw. ob die Genehmigung schon erfolgt ist. Das "Kreuzchen" kennzeichnet wer Genehmiger ist oder wo die Bearbeitung zurzeit erfolgt.
Grundsätzlich sollen BANFen nicht gelöscht werden. Es gibt zwar die Funktion für die Nutzer:innen, so dass man BANFen löschen kann. Gleichzeitig verschwinden die BANFen nur aus dem persönlichen Arbeitsvorrat. Der (Bestell-) Vorgang bleibt dennoch bestehen. Bei der Löschfunktion handelt es sich um den SAP-Standard und kann nicht deaktiviert werden.
Bei Fehlern in der Bestellanforderung ist es besser, die Genehmiger zu informieren, dass die BANF abgelehnt werden muss.
Der Genehmiger hat die BANF abgelehnt und im Mussfeld eine Begründung hinzugefügt. Sie können sich BANF aufrufen und sich die Begründung ansehen.
Falls nur eine Änderung in der Bedarfsanforderung vorzunehmen sein sollte, können Sie die abgelehnte BANF kopieren, und eine neue BANF mit den gewünschten Änderungen anlegen.
Wenn die BANF aus anderen Gründen abgelehnt wurde, löschen Sie die BANF nicht, sondern belassen Sie den Vorgang bitte im System.
Auf dem Kassenbon sollte der Kunde, also die FSU Jena stehen. Des Weiteren sollen Sie bitte das PSP-Element auf den Bon schreiben und diesen unterschreiben und in Druckschrift am besten dann nochmal Ihren Nachnamen hinschreiben, so dass für die Kolleg:innen aus dem Dezernat 2 ersichtlich ist, wer den Bon unterschrieben hat.
Bei Rechnungen mit Bestellbezug schicken Sie bitte den papierhaften Beleg (auch Kassenzettel) an das Dezernat 2. Bitte fügen Sie den Beleg mit dem Begleitzettel mit Bezug zu der Bestellung mit Bestellnummer, und vermerken Sie unbedingt das PSP-Element, zu Lasten dessen die Rechnung bezahlt werden soll. Der Begleitzettel ist ohne Unterschrift gültig.
Den Begleitschein finden Sie im HanFRIED des Dezernat 2.
Sie können sich alle offenen Bestellungen im Budcon in der Spalte "Obligo" ansehen und auswerten. Sie können hier nach dem Fonds/PSP-Elementen selektieren.
Der Positionstext wird bei der Auslösung der Bestellung und Übermittlung an den Lieferanten in dem Bestellformular mit angedruckt. Sie können hier beispielsweise Artikelnummern pflegen, weitere Details wie Etage/Raumnummer/Anlieferuhrzeiten dem Lieferanten mitgeben.
Die Positionsnotiz ist eine interne Nachricht, die nur Sie, die Genehmiger und der Einkauf sehen können. Hier können Sie weitere Informationen an den Einkauf weitergeben, beispielsweise weitere Spezifikationen zu einer Bestellung über € 1.000, die vergaberechtlich wichtig ist, oder andere eventuell bereits besprochene Details festhalten.
Die letzten beiden Ziffern sowohl in der BANF-Nummer als auch der Bestellung sind identisch, also gemappt.
Statt sich Ihre BANF in "Meine Bestellanforderungen" anzeigen zu lassen, gehen Sie besser über die Kachel "BANF-Liste" in die Übersicht.
Hier können Sie neben der Suche nach "Kurztext", kurzfristig programmiert, auch nach PSP-Elementen suchen.
Das Layout der Liste ist anpassbar: Sie können über den Spaltenvorrat, Spalten hinzufügen / die Reihenfolge neu sortieren. Je Spalte können Sie nach BANF-Nummer suchen, Kurztext usw.
Je BANF werden alle Positionen mit Kurztext angezeigt, kurzfristig wird die Spalte PSP-Element auch aufrufbar sein. Hier können Sie dann nach PSP-elementen filtern und so eine Übersicht über alle PSP-Elemente und die Bestllungen auswerten.
Von Absenden der BANF und Freigabe der BANF bis Eingang der Benachrichtigungs E-Mail mit der Bestellung und dem Bestellformular im Anhang sollten nicht mehr als 10 Minuten vergehen. Das System aktualisiert alle 4 Minuten.
Zur Zeit heißt der E-Mailabsender noch RZSHOP MM. Bitte kontrollieren Sie Ihren Spamordner auf eventuell eingegangene E-Mails mit dem genannten Absender. Die E-Mailadresse in der Namensgebung befindet sich zur zeit in Prüfung.
Das ist richtig.
Sie können den Ablehnungsgrund in der Ablehnung selbst einsehen. In dem Feld Kommentar (Symbol "Text") einsehen.
Oder sie finden der Ablehnungsgrund in dem (Genhemigungs-)Workflow als Workitem und ist dann im Protokoll mit Notizen sichtbar: Die Notiz ist hier einsehbar, da die Ablehnung einer BANF immer mit Begründung erfolgen muss. Die Ablehnungsnotiz ist als ein Pflichtfeld angepasst worden.
Wenn es sich bei der Bestellung um die Bestellung einer Anlage handelt, ist es möglich, dass die Anlagenbuchhaltung den Vorgang noch nicht bearbeitet hat und auf das richtige PSP-Element gebucht hat.
Solange die Anlagenbuchhaltung bei der Bearbeitung noch nicht den Häkchen / die Freigabe für die Wareneingangsbuchung gegeben hat, können Sie weder den Wareneingang buchen, noch die Rechnung entsprechend in den Genehmigerworkflow bringen. Solange das Häkchen noch nicht von der Anlagenbuchhaltung gesetzt wurde, können Sie die BANF nicht sehen.
Sie können die Anlagenbuchhaltung hierzu kontatieren.
In der BANF-Maske wird unter Genehmigung in roter Schrift diese Fehlermeldung angezeigt.
Dies ist kein Fehler und Sie können die Meldung ignorieren. Diese Meldung ist leider nicht "wegprogrammierbar".
Dieser Prozess wird in SAP so ausgeführt, wenn die Rechnungen vor der Lieferung/Wareneingangsbuchung eingehen und bereits im System erfasst werden.
Generell gilt: Wenn der Rechnungseingang (wie bei Weinrich) vor der Wareneingangsbestätigung im System erfasst wird, dann bekommt der Anforderer immer die von Ihnen dargestellte Meldung der "MM Preis-/Mengensperre", weil es eben eine Abweichung zwischen der in Rechnung gestellten Menge und dem im System erfassten Wareneingang zu diesem Zeitpunkt gibt. Im System steht die Mengenangabe noch auf "Null 0", in der Rechnung die Teillieferungs- oder Gesamtlieferungsmenge!
Diese Meldung ist vom Dezernat 2 bewußt gewünscht, um auf Unterschiede hinzuweisen und ggf. auch tatsächliche Abweichungen, die nicht toleriert werden können, aufzudecken.
Bitte bestätigen Sie den Wareneingang erst dann in SAP, sobald die Ware (in ordnungsgemäßem Zustand und der richtigen Menge) gekommen ist und gehen Sie danach in die Inbox. Dort gehen Sie dann auf die Aufgabe mit der "MM Preis-/Mengensperre", haken die Zeile an, deren Wareneingang Sie bestätigt haben und drücken anschließend den grünen Haken für freigegeben/genehmigt.
Wenn es Ihnen möglich ist, können Sie auch in der Workflow-Aufgabe in der Zeile, die Sie freigeben wollen, die Menge von 0 auf die im Wareneingang bestätigte Menge anpassen. Dann müssen das die Kolleg:innen in der Kreditorenbuchhaltung anschließend nicht manuell machen.
Stand im System zum 29.1.2024
Es können die Positionen in einer BANF unterschiedlich "genehmigt" und "abgelehnt" werden. Der Status der Genehmigung ist auch für jede Position von einander unabhängig.
Ist bei einer BANF mit 2 Positionen und mehr, mind. eine Position genehmigt und eine abgelehnt, so entsteht folgendes Systemverhalten:
a) In der Fiori App "Meine Bestellanforderungen" wird wird in rot gezeigt, dass eine oder mehrere Positionen abgelehnt wurden:
b) Der Status in der BANF ist für jede Position unterschiedlich: z.B. 1. Position in Status (08- abgelehnt), 2. Position in Status (05- Freigabe abgeschlossen).
c) Die BANF kann nicht direkt bestellt werden, sondern geht in den Einkauf bzw. Vergabestelle zur Bearbeitung/Prüfung.
Sollten Sie die Mahnung dezentral und digital erhalten, senden Sie die Mahnung bitte an die Funktions E-Mail rechnungseingang@uni-jena.de. Bitte geben Sie in der Mail zu der Mahnung mit Bestellbezug die Bestellnummer und das PSP-Element an, bei Mahnungen ohne Bestellbezug bitte das PSP-Element (sofern die Informationen nicht auf der Mahnung als Referenz benannt sind).
Sollten Sie die Mahnung dezentral per Post in Papierform erhalten, senden Sie die Mahnung bitte per Hauspost an das Dezernat 2. Bitte geben Sie genauso bei Bestellbezug, die Bestellnummer an und das PSP-Element, ohne Bestellbezug bitte das PSP-Element (sofern auf der Mahnung nicht als Referenz angegeben).
Sofern Sie Ihren Lieferanten über die Einführung des neuen Systems an der Uni Jena informieren möchten und auf die damit einhergehenden Verzögerungen in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen hinweisen möchten, ist hier der nachfolgende Standardtext anzuwenden:
"Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir bitten Sie um Entschuldigung, dass wir Ihre Rechnung nicht fristgerecht begleichen konnten. Aufgrund einer Systemumstellung führen fehlende Angaben (Bestellnummern bzw. PSP-Element-Nummer) auf einem Teil der Rechnungen sowie neue Abläufe in der Rechnungsfreigabe leider zu verlängerten Bearbeitungszeiten. Sie können dennoch sicher sein, dass wir auch durch personelle Verstärkung alles daran setzen, Rechnungen so schnell wie möglich zu bearbeiten und bezahlen. Wir sind fest davon überzeugt, dass wir nach der Überwindung der Anlaufschwierigkeiten im neuen System in den nächsten Wochen Zahlungen wieder pünktlich leisten können. Viele Grüße"
Bestellanforderungen anlegen
Am besten legen Sie sich folgende Informationen bereit:
In dem Feld Materialnummer müssen Sie keine Informationen hinterlegen oder Materialnummern pflegen. Sie können die Ware / Dienstleistung in dem nächsten Feld, im Kurztext, beschreiben.
Sollten Sie die Artikelnummer des Lieferanten pflegen wollen, geben Sie diese bitte im Positionstext ein, da der Positionstext mit der Bestellung an den Lieferanten übermittelt wird.
Bitte tragen Sie die Artikelnummer ausschließlich im Feld "Positionstext" ein.
In dem Feld "vollständiger Name" in der Maske sollten Sie neben dem vollständigen Namen des Ansprechpartners auch das dazugehörige Institut (auch Abkürzungen) pflegen.
In dem Positionstext (geht mit der Bestellung an den Lieferanten, "Anliefertext") der BANF können zusätzliche Hinweise an den Lieferanten mitgegeben werden, wie z.B. Hinweise zur Lieferzeit (z.B. Mo-Fr, 09-12) , Angabe der Etage und Raumnummer.
Die Vorbelegung von zusätzlichen Informationen, also eine Änderung der Maske, ist im SAP Standard nicht möglich. Bitte pflegen Sie die Zusatzinformationen zur Anlieferung wie oben beschrieben.
Sie können für Kolleg:innen eine BANF anlegen. Über die Funktion "Stellvertreter" können Sie in der BANF über ein Drop-Down Menü einen anderen Anforderer suchen, eingeben und bestätigen.
Für einen schnellen Überblick, können Sie sich in dem E-Learning/Handout "BANF anlegen" ab Folie 41 die Klickanleitung ansehen: E-Learning Übersicht Beschaffung
Bei Inlandsbestellungen geben Sie immer den Nettopreis an. Bei Auslandsbestellungen immer den Bruttopreis.
Den Bruttopreis selbst können Sie in der BANF nicht sehen, aber in der Auswertung "BANF-Liste". Hier sehen Sie auch eine Spalte mit den Bruttopreisen.
Im dem Budgetbericht Budcon wird eine BANF, solange diese noch nicht genehmigt ist und in eine Bestellung umgewandelt ist, immer mit dem Nettobestellwert angezeigt. Mit Umwandlung in eine Bestellung zeigt die Obligospalte den Bruttobestellwert.
Ja, Sie müssen die Nettopreise bei der Anlage einer BANF in der Bestellanforderung angeben und so die Bruttopreise bitte umrechnen.
Mit Hornbach haben wir Art Rahmenvertrag vereinbart. Die Kundenkarte ist über die Abt. Einkauf ausgebbar. Bitte nehmen Sie direkt Kontakt zu Dezernat 2/Abteilung Einkauf zur Ausgabe der Kundenkarte auf.
Im Fall von Bestellungen, für die gar keine MwSt. erhoben werden soll (z.B. Nettosummen bei Gastvorträgen) ist der Nettopreis anzugeben. Das System wird in diesem Fall zunächst trotzdem die MwSt. aufschlagen und den Bruttobetrag als Obligo binden, wenn die Bestellung angelegt ist. So ist auch im Budgetbericht Budcon zwischenzeitlich der Bruttowert als Obligo ausgegeben. Beim Eingang der konkreten Rechnung zur Bestellung wird dies korrigiert, es wird netto abgerechnet. Der abgerechnete Wert im Budcon ist zu diesem Zeitpunkt dann ebenfalls korrekt (=Nettowert der Bestellung).
Sollte die Lieferung Ihrer Bestellung mit Kosten (auch Transportkosten/Frachtkosten/Lieferkosten) einhergehen, legen Sie diese (insofern vorher bekannt) bitte als eine weitere Position in der BANF an. Hierfür wählen Sie die Warengruppe 08026 aus und wählen als Menge LE aus.
Bitte legen Sie eine weitere Position in der BANF an und wählen Sie immer als Menge LE, um die nachfolgende Abrechnung flexibler handhaben zu können.
Bitte legen Sie für die Gasflaschenrückgabe eine eigene BANF an. Beim Rechnungseingang kann damit ein Bestellbezug hergestellt werden und die Vorerfassung im Zentralen Rechnungseingang einfacher erledigt werden.
Als Warengruppe wählen Sie bitte 05009 Techn Gase Flaschen aus.
Der Rückholschein des Lieferanten wird entsprechend als "Lieferschein" bewertet und muss bei der Rechnungsfreigabe vom Feststellungsbefugten im XSuite-System hochgeladen werden.
Geschäftspartner werden ausschließlich im Dezernat 2 angelegt.
Bitte hängen Sie an das SD-Ticket unbedingt das aktuelle Angebot mit an, so dass Dezernat 2 bei der Anlage alle Lieferantendaten bei der Geschäftspartneranlage aus dem Angebot übernehmen kann und keine fehlerhaften Daten an einem neuen Geschäftspartner gepflegt werden!
Alle im vergangenen Jahr häufig genutzte Lieferanten sind zum 01.01.2024 in SAP hinterlegt worden. Insgesamt haben wir 4.500 Lieferantenkontakte angelegt. Sollte Ihr Wunschlieferant als sogenannter Geschäftspartner noch nicht in SAP angelegt sein, gehen Sie bitte wie beschrieben vor.
Beachten Sie, dass für jede BANF ein Lieferant angegeben werden sollte. Fehlt der Lieferant wird die BANF zunächst per Workflow über die Abt. Einkauf geleitet, was zu längeren Bearbeitungszeiten im Einkauf und einer Verzögerung der BANF führen kann.
Online-Shops wie Amazon EU S.à.r.l. u. a. Webshops sind nicht bereit, die Eignungskriterien, die ein öffentlicher Wettbewerb erfordert, nachzuweisen. Aus diesem Grunde ist ein Einkauf für dienstliche Zwecke in diesen Shops nicht gestattet.
Online-Plattformen wie z.B. AMAZON erfüllen nicht die Anforderungen an öffentliche Auftraggeber (z.B. Einhaltung Mindestlohn, Lieferkettensorgfaltsgesetz, Zahlungsbedingungen).
Ja, bitte beantragen Sie immer, auch in einem solchen (einmaligen) Falle (Einmal-Zahlungspartner), die Anlage eine neuen Geschäftspartners bei Dezernat 2.
Ja, Sie können je Position, die Sie im Einkaufswagen anlegen, ein anderes PSP-Element als Kontierung hinterlegen. Eine Anleitung finden Sie im E-Learning zur Anlage einer Bedarfsanforderung: E-Learning Übersicht Beschaffung
Wenn Sie mehrere Positionen anlegen und nur die erste Position mit einer Kontierung belegen, wird beim Speichern aller Positionen das einmal eingegebene PSP-Element auf alle Positionen "vererbt" und so die gesamte Bedarfsanforderung zu Lasten eines ausgewählten PSP-Elementes als Mittelbindung im Obligo gebucht und mit Zahlung der Rechnung dem PSP-Element belastet.
Nein. Bitte befüllen Sie den Warenkorb immer nur mit Positionen in einer Bestellung bei dem selben Lieferanten. Erst wenn diese Bestellung abgeschlossen ist, können Sie den Warenkorb / Einkaufswagen wieder für eine neue Bestellung bei einem anderen Lieferanten befüllen. Das Gleiche gilt auch bei Katalogbestellungen, so dass Sie je Katalogbestellung eine eigene BANF anlegen müssen.
Die nächste Genehmigerstufe ist der Feststellungsbefugte, der in der BANF vor Freigabe die Eingaben noch ändern kann. Entweder Sie informieren den Genehmigenden, dass er/sie noch Änderungen vornehmen soll. Oder Sie bitten den Genehmigenden, die BANF abzulehnen, dann können Sie die BANF über die Kopierfunktion neu erstellen und Änderungen / Korrekturen vornehmen.
Der Anordnungsbefugte kann hingegen keine Änderungen mehr vornehmen. Sollte die BANF also bereits von dem Feststellungsbefugten genehmigt sein, kann nur noch der Einkauf Änderungen in der BANF vornehmen.
Wenn Sie beim Anlegen einer BANF den Prozess nicht beenden können, weil beispielsweise immer 3 Punkte sichtbar sind, sollten Sie einmal im Browser den Cache leeren.
Sie können bereits angelegte BANFen kopieren. Für einen schnellen Überblick können Sie in dem Handout "BANF anlegen" sich die Klickanleitung ab Folie 55 ansehen.
Sie können neben einem PDF, auch Worddokumente oder Exceldateien mit Spezifikationen zu der Bestellung hinzufügen.
Nein, das sind systemseitige Hinweise, was Sie im Zweifel noch prüfen können. Beispielsweise liegt das ausgewählte Lieferdatum an einem Feiertag, so dass SAP Sie darauf hinweist und Sie das Lieferdatum anpassen können.
Sie finden die Hinweise unten links zum Klicken in dem blauen Feld (6 Hinweise).
Fehlermeldungen sind ein roter Kreis mit einem "x". Diese Meldung können Sie beispielsweise ignorieren und mit der Bestellung fortfahren.
Wenn Sie "nur" als Warengruppe "01" ausgewählt haben, können Sie folgendermaßen vorgehen:
Diese zweistelligen Warengruppen sind nur Überschriften und können daher nicht verwendet werden. Sie laufen damit immer auf einen Fehler, dass kein Kontierungstyp gezogen werden kann.
Bitte wählen Sie eine der Warengruppen aus, die unter 01 aufgelistet sind, z.B. beim Kabel 01008 (IT-Material) oder 04010 (Sonstiges Material). Beide sind nicht anlagenrelevant und können direkt als Verbrauch gebucht werden.
Wenn Sie eine der beiden Warengruppen ausgewählt haben, dann steht automatisch "P - Projekt" im Kontierungstyp und Sie können weiter arbeiten und im Folgebildschirm dann unter Kontierung auch das PSP-Element eingeben.
Rahmenverträge und Kataloganbindungen
Nein, nicht für alle an SAP angebundenen Kataloge bestehen mit den Lieferanten Rahmenverträge. In der Fiori App sind die Rahmenvertragskataloge zusätzlich gekennzeichnet mit "RV" (RV = Rahmenvertrag).
Derzeit (Stand 24.04.2024) betrifft dies folgenden Lieferanten:
Bechtle,
König+Neurath,
Sedus Stoll,
Think About It,
Weinrich
Nachdem Sie die Kachel "Bestellanforderung anlegen" mit Linksklick ausgewählt haben, erscheint in der nächsten Maske unter anderem "Einen externen Katalog" starten. Hier können Sie den Lieferanten zu einem Katalog auswählen.
Nein, da das aus dem System erstellte Bestellformular zur Beauftragung an den Lieferanten gesendet wird. Bitte grundsätzlich je Bestellanforderung (BANF) nur Bestellungen auslösen, die an einen einzigen Lieferanten gehen. Grundsätzlich können Sie eine BANF aus einem Katalog anlegen, aber nie eine Kombination aus mehreren Katalogen bzw. Katalogbestellungen mit Freitextanforderungen kombinieren.
Rahmenverträge sind das Ergebnis von öffentlichen Ausschreibungsverfahren. Die Uni Jena unterliegt als öffentlicher Auftraggeber im vollen Umfang den Anforderungen aus dem Vergaberecht (GWB, VGV, UVgO und Thüringer Vergabegesetz). Am Beispiel des Bürobedarfes wird deutlich, dass es sich um eine vergleichbare Leistung im Sinne des Vergaberechtes mit einem jährlichen Volumen von ca. 900 T Euro p.a. für die gesamte Uni Jena handelt. Eine Direktvergabe ist somit nicht zulässig. Eine Europaweite Ausschreibung ist zwingend erforderlich und wurde entsprechend durchgeführt. Die Firma Weinrich ist der Gewinner des Verfahren und daher unser Vertragspartner. Somit sind Bestellungen für Bürobedarf über die Firma Weinrich zu veranlassen. Der Service ist gegenüber dem Mitbewerber deutlich besser, da hier die Belieferung z.B. bis an den jeweiligen Arbeitsplatz mit unternehmenseigener Logistik erfolgt. Der Mitbewerber organisiert die Belieferung über Paketdienste und es ist keine persönliche Übergabe der Ware sichergestellt.
Grundsätzlich sollten Sie vorrangig die bestehenden Kataloganbindungen und Rahmenverträge mit Lieferanten nutzen. Sukzessive werden weitere Kataloge von Lieferanten an SAP angebunden.
Bitte legen Sie eigenständig keine Nutzerkonten/Kundenkonten im Namen der Uni Jena bei Lieferanten an.
Die Bedarfsanforderung (BANF) wird in der SAP-Web-Anwendung durch den Bedarfsanforderer angelegt. In einem elektronischen Workflow genehmigen der Feststellungsbefugte und der Anordnungsbefugte die BANF. Bei einigen Drittmittelprojekten ist zusätzlich eine Freigabe durch das Dezernat 2 (Sachgebiet Projektverwaltung / Drittmittel) notwendig.
Vertretungen sind i.d.R. relevant bei Genehmigungsaufgaben von Feststellungs- und Anordnungsbefugten. Sie können Ihre Vertretungen in der Inbox der Fiori App pflegen, in dem Sie oben rechts auf ihr Profil klicken und in dem Dropdown Menü den Listeneintrag "Meine Vertreterinnen auswählen" anklicken.
In der SAP-Web-Anwendung (SAP Fiori-App) können sie in ihren Profileinstellungen Vertreter:innen einrichten. Hierbei können Sie die Vertretung für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft einstellen, in geplanten Zeiträumen und ungeplanten Zeiträumen. Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir die dauerhafte Einrichtung eines oder mehrerer Vertretungen.
Die geplanten Vertretungen können auch ohne Enddatum eingestellt werden und sind, sofern das Startdatum nicht in der Zukunft liegt, sofort aktiv.
Die ungeplanten Vertretungen sollten grundsätzlich gepflegt sein, um sicherzustellen, dass Ihre Aufgaben in Abwesenheit nicht unbearbeitet bleiben. Ungeplante Vertretungen sind Informationen, die im System hinterlegt werden und bei Bedarf aktiviert werden können. Im Falle von überraschender Abwesenheit oder Krankheit muss dann die Vertretung durch die vorher gepflegten Vertreter:innen aktiviert werden (Annahme der Vertretung für im System!).
Verantwortlicher und Vertreter:in bekommen die Aufgaben in ihre Inbox
Aufgaben verschwinden immer aus der persönlichen Inbox, wenn von der eingestellten (aktivierten) Vertretung die Aufgabe bearbeitet wurde
Hinweis: Bei der Einrichtung von Vertretungen immer den Aufgabentyp "Alles" auswählen, da nur die Selektion im SAP-System aktiviert ist.
Nein, dies betrifft nur PSP-Elemente mit den Projektprofilen/Kennbuchstaben S, A, D, Z, I, S und R.
Nach Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) sollten Sie als Genehmiger auf der Startseite die Kachel "Meine Inbox" sehen und durch Linksklicken aufrufen können.
In "Meine Inbox" werden Ihnen alle ihre Aufgaben und Informationen angezeigt.
Die Zahlen auf der Kachel der Inbox geben die Anzahl der Aufgaben an, die Sie erledigen müssen.
Im Beispiel: Sie haben keine Genehmigungsaufgaben/Workitems in Ihrer Inbox. Auf der Kachel Meine Outbox können Sie alle Genehmigungen bzw. Ablehnungen sehen, die Sie bisher getätigt haben. Sie haben im Moment ein durchgeführtes/erledigtes Workitem in Ihrer Outbox.
Klicken Sie auf das "Kleinerzeichen <" neben dem SAP-Logo.
Das Genehmigungsverfahren repräsentiert das 4-Augen-Prinzip.
In diesem Sinn ist es notwendig, dass der Beleg/BANF "formal" geprüft und genehmigt wird. Ein Überspringen des Schritts bzw. Gleichsetzen "Anforderer = Genehmiger = automatisch genehmigt", würde diesem Prozess nicht gerecht werden und kann im SAP-System auch leider nicht abgebildet werden.
Auch wenn es im Einzelfall etwas zeitaufwändig ist, müssen Sie die formale Genehmigung auch in diesen Fällen vornehmen. Nur so ist die Genehmigung im System entsprechend der Regelungen dokumentiert.
Wenn Sie auf der Startseite in der Inbox sind, werden links in der Spalte alle Aufgaben angezeigt und und ganz unten rechts auf dem Bildschirm finden Sie die Reiter "Genehmigen" / "Ablehnen" usw.
Haben Sie bereits die Begründung für Ihre Ablehnung in das Notizfeld eingegeben? Bei Ablehnungen müssen Sie das Notizfeld mit der Begründung für Ihre Ablehnung als Pflichtangabe ausfüllen. Sie können hier eine Erklärung für den Bedarfsanforderer hinzufügen, damit die BANF neu erstellt werden kann unter Berücksichtigung Ihrer Begründung.
Nein, es gibt die Funktion in den Schaltflächen oben "Mehrfachauswahl".
Die Fehlermeldung kann ignoriert werden, so dass Sie mit den nächsten Schritten in der Genehmigung einfach fortfahren können.
Ja, als Feststellungsbefugte dürfen Sie die Kontierung, also das PSP-Element ändern, oder die Warengruppe.
Anhand der Nummer der Rechnung können Sie erkennen, ob es einen Bestellbezug gibt. Eine „51“ zu Beginn der Nummer bedeutet, dass ein Bestellbezug vorliegt. In der Regel ist diese Rechnungsnummer auch kürzer. Bei einer „2“ zu Beginn der Nummer liegt kein Bestellbezug vor. Ebenso können Sie den Zusammenhang zwischen Bestellung und Rechnung anhand der Aufgabenarten in Ihrer Inbox erkennen. Liegt eine Aufgabe „MM-Kontrolle“ vor, besteht ein Bestellbezug. Sehen Sie stattdessen eine Aufgabe „FI-Kontrolle“, liegt kein Bestellbezug vor. Beachten Sie, dass diesen Nummern zwei führende Nullen (z.B. 002...) vorangestellt sind, wenn die Nummern in den Texten der Inboxnachrichten angezeigt werden.
Nutzen Sie hierfür bitte folgende Kurzanleitung zum "Aufruf der Anhänge im BANF-Genehmigungsverfahren" unter: E-Learning Übersicht Beschaffung
geschickt werden. Den Begleitschein für Dauerbuchungen finden Sie im Hanfried: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/dezernat-2-finanzen-und-beschaffung/ausgangsrechnungsbearbeitung/buchungsbegleitschein-dauerbuchung.pdf
Bitte hängen Sie an das SD-Ticket unbedingt das aktuelle Angebot mit an, so dass Dezernat 2 bei der Anlage alle Lieferantendaten bei der Geschäftspartneranlage aus dem Angebot übernehmen kann und keine fehlerhaften Daten an einem neuen Geschäftspartner gepflegt werden!
