Sofern sie die Dienstreise in Papierform beantragt und genehmigt bekommen haben, behalten Sie den Ihnen bekannten Abrechnungsmodus bei und reichen Ihre Dienstreiseabrechnung bitte in der Reisekostenstelle in Papierform ein. Eine nachträgliche Eingabe in SAP ist nicht notwendig.

Nach Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) sollten Sie als Anwendung auf der Startseite die Kachel "Meine Dienstreiseabrechnung" sehen und durch Linksklicken aufrufen können.

Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP

Das E-Learning "Dienstreiseabrechnung" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_Y9W1PK

Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 3: https://wiki.uni-jena.de/x/b4AtBw

Ja, auch Dienstreisen ohne Kosten sollen abgerechnet werden und in den Abrechnungsworkflow gegeben werden (Kosten = 0).

Zum 01.01.2024 wird es diese systemseitige Funktion nicht geben. Ein Drei-Monats-Alarm soll später programmiert werden. Bitte achten Sie weiterhin selbstständig auf die Einhaltung der Fristen.

Der Umgang mit der Abrechnung für Reiseaufwendungen für Gäste einschließlich Stipendiaten ist im Rundschreiben Nr. 11/2024 - Abrechnung von Reiseaufwand für Gäste (einschließlich Stipendiaten) geregelt. Dieses Rundschreiben finden Sie im Hanfried unter: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/29381/2024-11-abrechnung-reiseaufwand-fuer-gaeste.pdf

Reiseaufwendungen für Gäste können mit dem im Hanfried zu Verfügung gestellten Rechnungsformblatt abgerechnet werden. Bitte senden Sie das ausgefüllte Rechnungsformblatt mit den buchungsbegründenden Reisebelegen der Gäste (in einem pfd-Dokument) an rechnungseingang@uni-jena.de

Der Vorgang wird dann über den regulären Genehmigungsprozess durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten freigegeben (elektronisch).

Im HanFRIED finden sie entsprechende Formulare:

1. Einladungsschreiben für Gäste: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/vizepraesidium-fuer-wissenschaftlichen-nachwuchs-gleichstellung-und-diversitaet/graduierten-akademie/muster-einladungsschreiben-muster-dt-en.pdf
2. Rechnungsformblatt auf Deutsch: https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/dezernat-2-finanzen-und-beschaffung/beschaffung/werk-und-dienstleistungen/musterrechnungen/kostenabrechnung-dienstleistungshonorar.pdf  bzw. auf Englisch https://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/dezernat-2-finanzen-und-beschaffung/beschaffung/werk-und-dienstleistungen/musterrechnungen/kostenabrechnung-dienstleistungshonorar-englisch.pdf

Das System verwendet dynamische Formulare, bei denen Daten erst dann abgefragt werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Beispielsweise wird ein Textfeld für Auslandsentsendungen erst angezeigt, wenn das System erkennt, dass es sich um eine Auslandsreise handelt. Diese Vorgehensweise soll die Benutzerfreundlichkeit verbessern und die Datensparsamkeit fördern.

In dem Fall bittet die Reisekostenstelle darum, dass Sie entweder über ein Ticket oder in den direkten Kontakt mit den Kolleg:innen treten. Da die ehemaligen Kolleg:innen nicht mehr im SAP als Mitarbeitende geführt werden, kann die Reise nicht direkt von Ihnen im System bearbeitet werden. In dringenden Fällen können Sie auch telefonischen Kontakt mit der Reisekostenstelle aufnehmen.

Ja, Sie können eine Reiseassistenz im SAP-System einrichten, so dass Ihre Abrechnung für Sie erstellt werden kann.

Die Vorgehensweise und Anleitung "Reiseassistenz einrichten" finden Sie im E-Learning/Handout unter: E-Learning Übersicht Dienstreisen

   Alle Reisenden müssen die Reiseassistenz persönlich einrichten.

Die Übergabe an die Nachfolger:in kann nur durch die Reisenden selber erfolgen, indem diese die Reiseassistenzen einrichten. Die Reisenden löschen also die bisherige Reiseassistenz und geben die Nachfolger:in als neue Reiseassistenz zu dem vereinbarten Stichtag ein.

In dieser Übersicht finden Sie alle eingereichten Dienstreiseabrechnungen.
Folgende Status sind möglich "Eingereicht", "Genehmigt" und "Abgerechnet/Erstattet".

 Wenn Sie in der Kachel "Meine Dienstreiseabrechnungen" sind, müssen Sie rechts auf das Pluszeichen klicken und das entsprechende Reiseschema auswählen. Anschließend ist in der zweiten Auswahlzeile die Reise sichtbar, welche Sie als Abrechnung anlegen können.

Ja, bei Streik wird immer die große Wegstrecke angesetzt. Bitte vergessen Sie die Begründung bei der Abrechnung nicht.

Grundsätzlich handelt es sich um einen Dienstgang, der nicht in SAP gepflegt werden muss. Ein Dienstgang (per Definition) ist grundsätzlich nur mündlich zu genehmigen.

Unsere Empfehlung ist, insbesondere, wenn Ihnen Kosten bei der Teilnahme entstehen können, die Reise in SAP trotzdem zu pflegen.

Sollten Ihnen also Kosten zu der Konferenz entstehen, dann empfiehlt es sich, die Reise nebst Dienstreiseantrag in SAP zu pflegen, um beispielsweise auch einen Vorschuss für die Konferenzgebühren beantragen zu können und diese im Nachgang auch einfach abrechnen zu können.

Vorgänge die noch im alten System (QIS-RKA) beantragt werden, müssen auch weiterhin im QIS-RKA bearbeitet und abgerechnet werden.

Neue Dienstreiseanträge (ab 02.01.2024) müssen in SAP gestellt werden.

Sie können, genauso wie vor Einführung von SAP, ein Ticket unter Angabe der Reisenummer erstellen mit dem Hinweis, dass es sich um eine Reise ohne Kosten handelt und dass diese geschlossen werden kann.

Grundsätzlich ergibt die Bereinigung der Daten Sinn, so dass Sie über das Ticketsystem diese veranlassen sollten.

Nein, Sie können aus der Liste aller genehmigten Reisen, die abzurechnende Reise auswählen. Sämtliche Inhalte aus diesem Dienstreiseantrag werden übernommen, so dass Sie nur weitere Daten ergänzen müssen, wie zum Beispiel Abreisedatum, Uhrzeit, Beginn Dienstgeschäft usw..

Das E-Learning "Dienstreiseabrechnung" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_Y9W1PK

Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 3: https://wiki.uni-jena.de/x/b4AtBw

Sie geben bei der Abrechnung im System an, ob Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen angesetzt werden sollen (die Berechnung kann also an- bzw. ausgeschalten werden).
Die Höhe der Pauschalen ist abhängig vom Reiseschema, vom Zielort und von den Reisezeiten.

Sie müssen wie gewohnt, erhaltene Mahlzeiten als "Abzüge" zu den Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen eingeben. Damit werden diese Mahlzeiten in Abzug gebracht.
Dazu wählen Sie alle entsprechenden Mahlzeiten ab (weißer Hintergrund), die Ihnen von Amts wegen gestellt wurden, oder die in den Kosten anderer Kostenbelege enthalten sind (z.B. Frühstück im Hotelpreis, Dinner in der Tagungsgebühr, Mahlzeit im Flugzeug).
Jede erhaltene Mahlzeit verringert die betreffende Tagegeldpauschale.

Sie geben ausschließlich die Fahrtstrecken an, die Sie mit einem privaten PKW zurückgelegt haben (kein Dienst-KFZ oder Mietwagen).

Liegen Ihnen die Beträge in den Dienstreisebelegen nicht in Euro vor, dann müssen Sie diese vor Eingabe in die Dienstreiseabrechnung umrechnen. Achten Sie bitte darauf, dass Sie zur Umrechnung den jeweiligen tagesaktuellen Umrechnungskurs verwenden. Unterstützung hierfür bietet die Webseite: https://www.oanda.com/currency-converter/de

Derzeit ist dies im System leider nicht möglich. 

Folgende Vorgehensweise ist in der Übergangsphase seitens der Reisekostenstelle gewünscht: Bitte reichen Sie die bei der Abrechnung nicht eingereichten und nicht abgerechneten Belege als Ticket zu einer Reisenummer nach.  Alternativ kann die Reisekosten-Stelle die Abrechnung ablehnen und die Abrechnung kann korrigiert werden 

Sofern Sie Zuwendungen durch Dritte, wie einen finanziellen Zuschuss (z. B. finanzieller Zuschuss, Reisekostenerstattung, Travel Grant, Reisestipendium, Vortrags-Honorar) erhalten haben, müssen Sie diese mit Betrag und Erläuterung bei der Abrechnung im SAP-System angeben.

Sie können alle Belege bequem als Scans (Format: pdf oder jpg) von Ihrem Computer hochladen. Sollten Sie mehrere Beleg hochladen wollen, ergibt es Sinn, diese in ein PDF zusammenzufassen (Dateigröße auf 3 MB begrenzt). Originalbelege werden für die Abrechnung nicht mehr benötigt.
  Es sind keine ZIP-Dateien hochladbar.

  Die Originalbelege sollen bitte in der Einrichtung aufbewahrt werden. Eine Übersendung an die Reisekostenstelle oder das Dezernat 2 ist nicht notwendig.

Für die Abrechnung der Dienstreisekosten sind die eingescannten Unterlagen ausreichend.

Die Originalbelege sollen bitte in der Einrichtung aufbewahrt werden. Eine Übersendung an die Reisekostenstelle oder das Dezernat 2 ist nicht notwendig.

Bitte geben Sie bei Rechnungsfreigabe unbedingt die Dienstreiseantragsnummer in dem Textfeld ein, damit eine Zuordnung zu einer bestimmten Reise / Gastaufenthalt erfolgen kann.

Hintergrund: Anhand der Rechnung ist nicht final erkennbar, ob diese für einen Mitarbeitenden oder einen Gast abzurechnen ist.

Sollte der Rechnungseingang einer Hotelrechnung die Reisekosten eines Gastes betreffen, bitte hängen Sie unbedingt das Einladungsschreiben als begleitendes Rechnungsdokument bei der Freigabe an.