MANF steht für "Maßnahmenanforderung". Das Sachgebiet Projektverwaltung / Drittmittel erstellt in SAP eine Maßnahmenanforderung bei Bewilligung eines neuen Drittmittels. Die MANF ersetzt den Projektbegleitschein. Die Vervollständigung der Projektinformationen werden im System durchgeführt und in einem elektronischen Workflow genehmigt. Die Projektleitung genehmigt in dem ersten Schritt die Angaben und ergänzt die Angaben zu dem Feststellungs- und anordnungsbefugten.

Das E-Learning Maßnahmenanforderung (MANF) genehmigen fnden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_G139WT

Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning finden Sie zum Nachlesen hier in der Zeile 5: https://wiki.uni-jena.de/x/joAtBw

Alle zu bearbeitenden Genehmigungausfgaben finden Sie in ihrer Inbox in der Fiori App.

Das System ist standardmäßig so konfiguriert, dass Sie für diese Aufgaben / Workitems auch jeweils eine E-Mail Benachrichtigung erhalten. Sollten Sie die E-Mail Benachrichtigungen nicht wünschen, dann empfehlen wir eine entsprechende Regel in ihrem E-Mail-Programm einzurichten.

• Bei zu genehmigenden Dienstreiseanträgen erhalten die Genehmiger je Genehmigungsanforderung eine E-Mail mit entsprechendem Link zum Dientsreiseantrag in SAP.
• Bei Bedarfsanforderungen oder Rechnungsprüfungen wird von SAP täglich am frühen Morgen eine E-Mail versandt mit dem Hinweis, dass neue Vorgänge in der Inbox des Nutzers eingetroffen sind.
• Aufgaben / Workitems, zu denen Sie bereits  E-Mailbenachrichtungen erhalten haben und die Sie noch nicht abschließend bearbeitet haben, erhalten Sie weiterhin einmal täglich eine E-Mailbenachrichtigung zu der offenen Aufgabe, bis die Aufgabe bearbeitet wurde.
• Nachdem im Genehmigungsprozess alle Freigaben erteilt wurden und die Aufgabe / Workitems zur Bearbeitung in die Buchhaltung geleitet wurden und durch die Kreditorenbuchhaltung vervollständigt und in den Zahllauf gegeben werden, erhalten Sie keine Benachrichtigungen mehr.

Ja! Bei der Maßnahmenanforderung (MANF) muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die Anordnungs- und Feststellungsbefugten im Bearbeitungsprozess ausgewählt, gepflegt und benannt werden. Als Projektleiter:in erhalten Sie im Genehmigungsworkflow explizit die Aufgabe, die Genehmiger zu pflegen, und nicht nur die sonstigen Projektinformationen zu prüfen.

Die Rollen sind in SAP im Rahmen der Bearbeitung der MANF vom Projektleiter:in personenscharf auswählbar

Im entsprechenden E-Learning sind die Schritte zur korrekten Auswahl beschrieben in Zeile 5: E-Learning Übersicht Haushalt & Drittmittel

Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen findet sich an gleicher Stelle.

Bitte beachten Sie, dass die MANF zwar aktuell ohne die Angabe der Anordnungs- und Feststellungsbefugten von dem Projektleiter zur weiteren Bearbeitung und Vervollständigung abgeschickt werden kann, die Angebane gleichzeitig jedoch zur Einrichtung der Maßnahme obligatorisch sind.

Ohne die durchgeführte Einrichtung der Genehmigerrollen im Projekt, kann das bewilligte Drittmittelprojekt, u.a. Anlage des PSP-Elementes, nicht abschließend von der Drittmittelverwaltung eingerichtet werden und freigegeben werden. Sie vermeiden Rückfragen und eine verlängerte Bearbeitungsdauer, wenn Sie die Rollen in der MANF korrekt an konkrete Personen vergeben.

Nein, eine systemseitige Nachricht wird nicht generiert. Die Drittmittelverwaltung schickt Ihnen geleichzeitig eine E-Mail, in der Sie neben der Rückmeldung zur Freigabe der MANF alle wichtigen Projektinformationen (PSP-Element u.a.) zur Bewirtschaftung erhalten.

Bei der Einrichtung Ihres Projektes werden mit der Bewilligung für die genannten Ausgabearten zusätzliche / entsprechende Projekt-PSP-Elements werden anhand des Bewilligungsschreibens/Zuwendungsbescheids etc. für folgende Kosten zusätzliche PSP-Elemente eingerichtet. Hier wird darauf geachtet, dass je Budgetposten "Gleichstellungsmittel" ein seperates PSP-Element angelegt wird. Die gleiche Verfahrensweise erfolgt bei dem Budgetposten "Workshops", um mit dem PSP-Element auch Dienstreisen abrechnen zu können, die nur im Bezug zu einzelnen Workshops geplant und durchgeführt werden.

Sollten Sie sich gleichzeitig in Ihrem Projekt beispielsweise für die bewilligten Workshopmittel die Flexibilität erhalten wollen, zwischen den Ausgabearten im Verlaufe des Projektes Budget zugunsten einer anderen Ausgabeart aus Workshops verschieben wollen, so müsste bei Einrichtung des Projektes darauf geachtet werden, dass die Drittmittelsachbearbeitung im Vorfeld darüber in Kenntnis gesetzt werden. Hier kann dann für Sie speziell eine Fondsgruppe angelegt werden, um die Zugehörigkeit der bewilligten Gleichstellungsmittel und Workshopmittel zu dem Projekt eindeutig festzulegen.

Kosten für:

• Chancengleichheits-/Gleichstellungsmaßnahmen,
• Workshop/Kolloquien,
• Koordination,
• Gastwissenschaftler,
• Öffentlichkeitsarbeit
• Audits

Hintergrund: in diesen Kategorien können Kosten für unterschiedliche Warengruppen/Finanzpositionen anfallen => Die Kategorien sind somit ein „Sammeltopf“ verschiedener Warengruppen/Finanzpositionen

Bspw. würden Honorarkosten für einen Workshop-Vortrag der Kategorie Aufträge zugeordnet, obwohl diese gem. Nachweisformular der Kategorie „Workshop“ zuzuordnen ist. Gleichfalls würden Reisekosten im Rahmen eines Audits unter „Reisekosten“ gebucht werden, obwohl diese gem. Nachweisformular der Kategorie „Audit“ zuzuordnen sind.

Um die Abgrenzung der „Sammeltopf-Kategorien“ nachweisformular-konform vornehmen zu können, werden für o.g. Kosten zusätzliche PSP-Elemente eingerichtet.

Über das zusätzlich eingerichtete Workshop-PSP-Element können dann u.a. Dienstreisen, Honorare und andere Kosten abgerechnet werden, die Workshopbezug haben; also der Kategorie „Workshop“ zuzuordnen sind.

Daher ist bereits bei einer BANF auf die Angabe des korrekten PSP-Elements zu achten.

Die Benachrichtigung Die E-Mailbenachrichtigung zu der Einrichtung eines Projekts umfasst auch diese PSP-Elemente / Fondsgruppen, so dass Sie das Projekt und dessen PSP-Element(e) entsprechend bewirtschaften können.