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Deutsch
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Zusammenfassung

Eine digitale Signatur ist nicht mit einer Nachrichtensignatur gleichzusetzen. Eine Nachrichtensignatur ist eine anpassbare Grußformel. Mit einer digitalen Signatur wird der Nachricht hingegen ein eindeutiger Code hinzugefügt, der nur aus der digitalen Signatur im Besitz des wahren Absenders stammen kann. (Quelle: Mircosoft.com)

Mit einem digitalen Zertifikat kann eine Nachricht vor Manipulation geschützt und für noch mehr Datenschutz auch Ende-zu-Ende verschlüsselt werden.

Ein digitales Zertifikat, auch als digitale Signatur bezeichnet, ist vergleichbar mit einem Personalausweis und trägt dazu bei, die Identität im Internet nachzuweisen.

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Diese Anleitung richtet sich besonders an folgende Zielgruppen:

  • Mitarbeitende
  • Mitarbeitende der Universitätsverwaltung
  • Studierende
  • IVV und AV
  • Sekretariate

Nach der Beantragung Ihres persönlichen S/MIME- Zertifikats bei HARICA (Mail/PDF) folgt die Installation des Zertifikats: HARICA Zertifikat Installation (Windows). Die Schritte zur Installation Einbindung des Zertifikats in Outlook können Sie anhand der Anleitung auf dieser Seite nachvollziehen. 

Diese Form von Zertifikat eignet sich ausschließlich für einfache Signaturen für E-Mails.

Warnung

Führen Sie diese Schritte nicht mehrfach aus!

Ein Zertifikat ist nicht austauschbar. Mails, welche mit einem Zertifikat verschlüsselt worden sind, können nur mit diesem wieder entschlüsselt werden. Verlieren Sie Ihr zuvor verwendetes Zertifikat, können Signaturen nicht mehr verifiziert und verschlüsselte Elemente nicht mehr entschlüsselt werden. Sichern Sie es daher auf Ihrem Home-Laufwerk oder auf einem verschlüsselten USB-Stick. Merken Sie sich Ihr vergebenes Passwort für das Zertifikat oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf.

1. Herunterladen des Zertifikats ( S/MIME-Zertifikats bei HARICA)

Um ein S/MIME-Zertifikat herunterladen und installieren zu können, muss dieses zunächst über die Webseite von HARICA beantragt werden.
Detaillierte Informationen zur Beantragung finden Sie auf folgender Seite: persönlichen S/MIME-Zertifikats bei HARICA beantragen.

Nach erfolgreicher Beantragung können Sie das Zertifikat über den Button „Download“ herunterladen und anschließend installieren.


Beachte: Für Die Einbindung des Zertifikats in Outlook müssen sie es vorher installiert haben. Folgen Sie hierzu folgender Anleitung: HARICA Zertifikat Installation (Windows)

Einbindung des Zertifikats in Outlook

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf "Datei".

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Wählen Sie nun links in der Leiste "Optionen" aus.

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Klicken Sie in dem neuen Fenster "Trust Center" an und dann "Einstellungen für das Trustcenter..."

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Jetzt kann das heruntergeladene Zertifikat entweder – wie im Bild dargestellt – über den Download-Pfeil oben rechts direkt per Klick geöffnet werden, oder Sie öffnen es manuell über den Datei-Explorer im Ordner „Downloads“ per Doppelklick.


Im Trust-Center klicken Sie links in der Tabelle auf die Option "E-Mail-Sicherheit" und dann bei "Standardeinstellung:" auf den Button "Einstellungen...", wie im Bild dargestellt.

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Wählen Sie in dem neuen Fenster im Drop-Down-Menü die Option mit Ihrer Mail-Adresse und "Meine S/MIME-Einstellungen" aus und drücken anschließend auf "OK".

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2. Installation des Zertifikats

Im ersten Schritt der Installation können Sie festlegen, ob das Zertifikat für den aktuellen Benutzer oder für den lokalen Computer installiert werden soll. Wählen Sie den gewünschten Speicherort aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Weiter".

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Info
titleMehrere installierte Zertifikate

Es kann sein, dass Sie aus verschiedenen Gründen auf Ihren PC mehrere Zertifikate installiert haben. Sollte dies der Fall sein, stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Zertifikat in Outlook einbinden.


Klicken Sie hierfür auf "Einstellungen..." neben dem Drop-Down-Menü.

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In der nächsten Abfrage können Sie festlegen, wo genau das Zertifikat gespeichert werden soll. Über die Schaltfläche "Durchsuchen" haben Sie die Möglichkeit, den Speicherort manuell auszuwählen. Sobald Sie den gewünschten Speicherort angegeben haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Weiter".

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Nun wird Ihnen ein neues Fenster angezeigt. Klicken Sie als erstes auf den Button "Auswählen..." in der Zeile "Signaturzertifikat:" und wählen das richtige Zertifikat aus. Info: Wenn Sie das richtige Zertifikat ausgewählt haben, wiederholen Sie den Vorgang mit dem Button in der Zeile "Verschlüsselungszertifikat:".

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In der folgenden Abfrage das zum Zertifikat zugehörige Kennwort/Passphrase, welches Sie bei der Beantragung verwendet haben eingeben und achten Sie darauf den Harken bei "Alle erweitereten Eigenschaften mit einbeziehen" zu setzen. 

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Zum Anzeigen der verfügbaren Zertifikate klicken Sie auf "Weitere Optionen".

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3. Fertigstellen des Zertifikats

In diesem Schritt werden Ihnen die Einstellungen angezeigt, die Sie in den vorherigen Schritten vorgenommen haben. Um das Zertifikat abzuschließen, klicken Sie auf "Fertig stellen". Sollten die Angaben nicht korrekt sein, wählen Sie "Abbrechen" und wiederholen Sie den Vorgang.

Nun können Sie das Zertifikat, welches Sie benutzen wollen auswählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch "OK". Beachten Sie, diesen Vorgang für "Signaturzertifikat:" und "Verschlüsselungszertifikat" durchzuführen. Klicken Sie anschließend wieder auf "OK" und fahren mit der Anleitung weiter fort.

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Setzen Sie nun im Fenster ein Häkchen bei "Ausgehende Nachrichten digitale Signatur hinzufügen" und gehen Sie sicher, dass unter "Standardeinstellung:" Ihre Mail-Adresse vermerkt ist. Drücken Sie anschließend auf "OK" und schließen Sie das Fenster.

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Wenn Sie alle Schritte erfolgreich durchgeführt haben und die Meldung "Der Importvorgang war erfolgreich" erscheint, wurde das Zertifikat erfolgreich installiert. Das heruntergeladene Zertifikat kann nun verwendet werden und steht Ihnen zur Verfügung.nun in Outlook eine Mail formulieren, können Sie diese digital Signieren. Wenn die Option "Signieren" ,wie im Bild zu sehen, im Fenster grau hinterlegt ist, wird die jeweilige Mail signiert. Mit einem Klick, lässt sich dies auch deaktivieren.

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Englisch
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Summary 

A digital signature is not the same as a message signature. A message signature is a customizable closing phrase. A digital signature, on the other hand, adds a unique code to the message that can only originate from the digital signature in the possession of the true sender (Source: Microsoft.com).

A digital certificate can protect a message from tampering and, for even greater data protection, can also enable end-to-end encryption.

A digital certificate, also referred to as digital signature, is comparable to an ID card and helps prove one’s identity on the internet.

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This guide is aimed at the following target groups:

  • Students
  • Employees
  • Employees of the university administration
  • IT responsible person of an institution
  • Secretaries

After applying for your personal S/MIME- Certificate from HARICA (Mail/PDF), you will need to install the certificate. You can follow the installation steps in :HARICA Zertifikat Installation (Windows). After installing you can integrate the certificate into Outlook by following the instructions on this page. 

This type of certificate is only suitable for simple signatures for emails.

Warnung

Do not perform these steps more than once!

A certificate is not interchangeable. Emails that were encrypted with a certificate can only be decrypted using the same certificate. If the certificate is lost, it will no longer be possible to verify signatures, and encrypted content can no longer be accessed. Therefore, make sure to save your certificate on your computer's home drive or on an encrypted USB stick. Also, make sure to remember the certificate password or store it in a safe place.

1. Downloading the Certificate (S/MIME-Certificate at HARICA)

To download and install an S/MIME certificate, you must first apply for it via the HARICA website.
Detailed information on how to apply can be found on the following page: personal S/MIME-Certificate from HARICA.

After successfully applying, you can download the certificate using the “Download” button and then install it.


Please note: To integrate the certificate into Outlook, you must have to install it before. To do this, follow these instructions: HARICA Zertifikat Installation (Windows)


Integrating the Certificate into Outlook


Open Outlook and click on “File” in the top left corner.

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Now select “Options” from the menu on the left.

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In the new window, click on “Trust Center” and then “Trust Center Settings...”

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Now the downloaded certificate can be opened either directly by clicking on the download arrow in the top right-hand cornerIn the Trust Center, click on the “Email Security” option on the left side and then click on the “Settings...” Button under “Default setting:”, as shown in the image or manually by double-clicking on it in the “Downloads” folder in File Explorer.

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2. Installation of the Certificate

In the first step of the installation, you can specify whether the certificate should be installed for the current user or for the local computer. Select the desired storage location and confirm your selection with “Next”.

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In the new window, select the option with your email address and “My S/MIME settings” from the drop-down menu, then click “OK.”

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Info
titleMultible Installed Certificates

If you have multible certficates installed on your Computer it is important that you select your preferred certficate to use in Outlook.


To do this first click on the Button "Settings..." as shown in the picture below.

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In the next step you can specify exactly where the certificate should be saved. Use the “Browse/Durchsuchen” button to manually select the storage location. Once you have specified the desired storage location, confirm your selection by clicking “Next.”

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A new window is going to show up

A new window will now appear. First, click on the “Select...” button in the “Signature certificate:” line and select the correct certificate as described in the steps below. Please note: Once you have selected the correct certificate, repeat the process with the button in the “Encryption certificate:” line.

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In the following window, enter the password/passphrase associated with the certificate that you used when applying, and make sure to check the box next to “Alle erweitereten Eigenschaften mit einbeziehen/Include all advanced properties.”

3. Finalising the Certificate

This step shows you the settings you made in the previous steps. To complete the certificate, click “Finish/Fertig stellen”. If the information is incorrect, select “Cancel” and repeat the process.

To show the list of installed certificates, press “More options”.

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Now you can select the certificate you want to use. Confirm your selection by clicking “OK.” Note that you must perform this process for both the “Signature certificate:” and “Encryption certificate.” Then click “OK” again and continue with the instructions.

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Now check the box “Add digital signature to outgoing messages” in the window and make sure that your email address is listed under “Default setting:”. Then click “OK” and close the window.

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If you have successfully completed all steps and the message “The import process was successful” appears, the certificate has been successfully installed. The downloaded certificate can now be used and is available to you.


When you write an email in Outlook, you can now sign it digitally. If the “Sign” option is grayed out in the window, as shown in the image, the email will be signed. This can also be deactivated with a single click.

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Titel: "HARICA Zertifikat Installation Einbindung in WindowsOutlook"

Stand: 2914.0911.2025