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Die Universität Jena bewirtschaftet zahlreiche Liegenschaften mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Bei der digitalen Abbildung sollten nicht nur die reinen Gebäudedaten erhoben werden. Zu einem zeitgemäßen Facility Management gehört selbstverständlich auch das Raummanagement, Sicherheitsmanagement, Umweltmanagement, Energiemanagement sowie die Organisation und Koordination von Dienstleistungen (Reinigung, Sicherheit, Landschaftspflege etc.).

Zur effizienten Verwaltung von Immobilien, Mietverträgen und Zugangsberechtigungen stellt das Universitätsrechenzentrum JULIfm (Jenaer Universitäts-Liegenschafts- und Facility Management) zur Verfügung.

Zugang

  • Der Dienst steht namentlich benannten Mitarbeitenden der Universität zur Verfügung gestellt. Eine Anmeldung erfolgt mit den Login-Daten Ihres Uni-Accounts.

  • Bei der Anmeldung an JULIfm wird dem Nutzer eine Basisrolle zugeordnet, mit der Einsicht in wesentliche nicht dem Datenschutz unterliegende Daten des Facility Management möglich sind.
  • zur Zur Anmeldung:   JULIfm - Login
  • Nutzer, die spezielle Aufgaben in bestimmten Modulen zu erledigen haben, müssen erweiterte Rechte durch die/den Vorgesetzte/n für die/den betreffende/n Nutzer/in im URZ-Service Desk (Nutzerverwaltung)  beantragen.


Anwendungsszenarien

  • Digitale Abbildung von Immobilien / Gebäudedaten, Mietverhältnissen, Vertragsverwaltung, Schlüsselverwaltung und Baumverwaltung
  • Verwaltung von Zugangsberechtigungen
  • Steuerung der Prozesse rund um das Facility Management

Verantwortlichkeiten

Wir bieten Ihnen:

  • Webzugang zu JULIfm
  • Systemkonfiguration entsprechend der Anforderungen der Fachabteilungen 
  • Support bei Fragen und Problemen
  • Updates, Backups und Wartung zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs

Bitte beachten Sie:

  • Nutzende sind für Ihre eingestellten Inhalte und die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Regelungen (Urheberrecht, Datenschutz, etc.) sowie der jeweiligen Nutzungs- und Lizenzbedingungen verantwortlich

Nutzerdaten

Sicherung und Wiederherstellung

  • Die Sicherung der Datenbank erfolgt täglich mittels erzeugten Kopie. Die Backup-Datei wird daher täglich überschrieben.
  • Um im Bedarfsfall auf historische Daten zugreifen zu können, gibt es darüber hinaus noch eine vierteljährliche und jährliche Sicherung.
  • Auf Antrag Nutzender können Daten wiederhergestellt werden, dies können Nutzende nicht selbst durchführen, sondern lediglich beantragen. 

Datenschutz und Informationssicherheit

Die Daten liegen auf Servern des Universitätsrechenzentrums der Friedrich-Schiller-Universität Jena und sind ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen durch die Nutzenden abrufbar.

Lebenszyklus von Inhalten

  • Wird eine angelegtes Objekt grundsätzlich nicht mehr benötigt, kann dieses gelöscht werden. Dies ist nur mit entsprechender Berechtigung möglich und sofern keine offenen Meldungen oder Maßnahmen am Objekt vorhanden sind. 

Hinweise zur Nutzung und Konfiguration

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Hilfe und Support

Onlineanfragen: Hier geht's zum  URZ Service Desk

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Betriebs- und Servicezeiten

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Titel: "JuliFM - Facility Management"

Stand: 10.06.2025