Before beginning work at the Institute for Applied Physics, a few organizational tasks must be completed. This registration includes the collection of data for new employees to register for the safety briefing, issuing a transponder (key), IT access, registration on the IAP website and on internal lists (e.g. telephone list ...).

To register, the new employee and the supervisor must fill out this form and countersign it with the work group leader.
The form signed by the working group leader must be submitted to the ServiceDesk here. The submission should be made by the new employee. A URZ login is required for registration. If you do not yet have a URZ login, please read here.

The following points are processed as part of the registration:

1. Registration for the safety instructions
   • Dates for the next briefing can be found here: Appointments Safety briefings
2. Output of the transponder
   • The transponder can only be issued after the safety briefing has been completed
3. Output of IT access data for the IAP
   • The IT access data is only issued with a valid authorization for the IT infrastructure of the Friedrich Schiller University Jena
4. employee registration
   • Data such as office number, office phone number, e-mail, etc. are collected for the IAP web page

The registration process starts when the registration is sent and is automatic and can take a few days. If necessary, you will be informed of any queries by e-mail to your university address.

If your data has changed or you are changing the working group within the IAP, please also use this registration form. The steps will be processed for you as needed as described above.

Forms

• Registration form IAP (pdf)
• Photo permission for website according to GDPR (pdf)

Der Arbeits- oder Praktikumsvertrag der FSU läuft aus, aber es wird noch IAP-Zugang (Zutritt zu den Räumlichkeiten / Zugriff auf Daten) benötigt.

Falls sich Ihre Daten geändert haben oder Sie die Arbeitsgruppe innerhalb des IAPs wechseln, durchlaufen sie bitte die Registration erneut. Die Schritte werden nach Bedarf wie oben beschrieben für Sie bearbeitet.

1. Verlängerung IAP-Account mit FSU-Account:

1.1 Das tatsächliche Ablaufdatum von Konten der FSU/Instituten kann von Vertragsdaten abweichen (Beispiele: FSU-Konten von PhD werden automatisch ein halbes Jahr verlängert).
Das IAP-Personal (IT & Verwaltung) erhält diese Informationen nicht automatisiert. Bitte informieren Sie das IAP-Personal über Verlängerungen auf der Grundlage der Daten ihres FSU-Accounts von:
https://portal.uni-jena.de

1.2 Screenshot ist über den ServiceDesk hier einzureichen. Die Einreichung sollte durch die Mitarbeitenden selbst erfolgen. Für die Einreichung im ServiceDesk ist ein URZ-Login notwendig.

2. Verlängerung IAP-Account ohne FSU-Account

2.1. Wenn der FSU-Vertrag ausgelaufen ist, muss der Gruppenleiter ein Gastkonto an der Universität beantragen (= FSU-Kontoverlängerung):
https://www.uni-jena.de/gastkennzeichen

2.2. Anschließend kann Ihr Gruppenleiter mit dem IAP-Anmeldeformular Ihren IAP-Account verlängern (= Verlängerung IAP-Konto / Zutritt zu den Räumlichkeiten).
Das unterschriebene Formular ist über den ServiceDesk hier einzureichen, beides muss durch den Gruppenleiter erfolgen. Für die Einreichung im ServiceDesk ist ein URZ-Login notwendig.

3. Verlängerung IAP-Account von IOF-Beschäftigten

Formulare

• Anmeldeformular IAP (pdf)
• Fotoerlaubnis für Webseite nach DSGVO (pdf)