Vor Beginn der Arbeit am Institut für Angewandte Physik sind ein paar organisatorische Dinge zu erledigen. Diese Anmeldung umfasst die Erfassung der Daten neuer Mitarbeiter von neuen Mitarbeitenden für die Anmeldung zur Sicherheitsbelehrung, Ausstellung eines Transponders (Schlüssel), der IT-Zugänge, die Registrierung auf der IAP Webseite sowie auf internen Listen (z.B. Telefonliste ...).

1. Für die Anmeldung sind durch den die neuen Mitarbeiter Mitarbeitenden selbst und den Betreuer dieses Formular auszufüllen und durch den Arbeitsgruppenleiter gegenzuzeichnen.
2. Das vom Arbeitsgruppenleiter unterschriebene Formular ist über den ServiceDesk hier einzureichen. Die Einreichung sollte durch den die neuen Mitarbeiter Mitarbeitenden selbst erfolgen. Für die Anmeldung ist ein URZ-Login notwendig. Sollten Sie noch kein URZ-Login besitzen, lesen Sie bitte hier.

Die nachfolgenden Punkte werden im Rahmen der Anmeldung bearbeitet:

1. Anmeldung zu den Sicherheitsbelehrungen
   • Termine zu nächsten Belehrung finden Sie hier: Appointments Safety briefings
2. Ausgabe des Transponders
   • Eine Ausgabe des Transponders ist erst nach abgeschlossener Sicherheitsbelehrung möglich
3. Ausgabe IT-Zugangsdaten für das IAP
   • Ausgabe der IT-Zugangsdaten ist nur mit einer gültigen Berechtigung für die IT-Infrastruktur zur Friedrich-Schiller-Universität Jena möglich
4. Mitarbeitererfassung
   • Es werden Daten wie Büronummer, Bürotelefonnummer, E-Mail usw. für die IAP-Webseite erfasst

Der Anmeldeprozess startet mit Absenden der Anmeldung und erfolgt automatisch und kann einige Tage dauern. Gegebenenfalls werden Sie zu Rückfragen per E-Mail auf Ihre Universitätsadresse informiert.

Falls sich Ihre Daten geändert haben oder Sie die Arbeitsgruppe innerhalb des IAPs wechseln, nutzen Sie bitte ebenfalls diese Anmeldeformular. Die Schritte werden nach Bedarf wie oben beschrieben für Sie bearbeitet.

Formulare

• Anmeldeformular IAP (pdf)
• Fotoerlaubnis nach DSGVO (pdf)

Der Arbeits- oder Praktikumsvertrag der FSU läuft aus, aber es wird noch IAP-Zugang (Zutritt zu den Räumlichkeiten / Zugriff auf Daten) benötigt.

1. Ablaufdatum überprüfen:

1.1 Das tatsächliche Ablaufdatum von Konten der FSU/Instituten kann von Vertragsdaten abweichen (Beispiele: FSU-Konten von PhD werden automatisch ein halbes Jahr verlängert).
Das IAP-Personal (IT & Verwaltung) erhält diese Informationen nicht automatisiert. Bitte informieren Sie das IAP-Personal über Verlängerungen auf der Grundlage der Daten von:
https://portal.uni-jena.de

1.2 Screenshot ans Ticketsystem senden  → https://iap.uni-jena.de/ticketist über den ServiceDesk hier einzureichen. Die Einreichung sollte durch die Mitarbeitenden selbst erfolgen. Für die Anmeldung ist ein URZ-Login notwendig.

2. Verlängerung IAP-Account

2.1. Wenn der FSU-Vertrag ausgelaufen ist, muss der Gruppenleiter ein Gastkonto an der Universität beantragen (= FSU-Kontoverlängerung):
https://www.uni-jena.de/gastkennzeichen

2.2. Anschließend kann Ihr Gruppenleiter mit dem IAP-Anmeldeformular Ihren IAP-Account verlängern (= Verlängerung IAP-Konto / Zutritt zu den Räumlichkeiten).

3. IOF-Beschäftigte:

Employment or internship contract with FSU expires, but access to IAP data / buildings is still required.

1. check expiration date:

1.1 The actual expiration date of FSU/institute(s) accounts may differ from contract dates (examples: FSU PhD accounts are automatically extended for half a year).
IAP staff (IT & Administration) does not receive this information automatically. Please inform IAP staff of renewals based on data from:
https://portal.uni-jena.de

1.2 Send Take a screenshot to ticket system → https://iap.uni-jena.de/ticketand submit to the ServiceDesk here. The submission should be made by the employee. A URZ login is required for registration.

2. extension IAP account

2.1 When FSU account is expired the group leader must apply for a guest account at the university (= FSU account extension):
https://www.uni-jena.de/gastkennzeichen

2.2 Then your group leader can use the IAP registration form to extend your IAP account (= extension IAP account / access to buildings).

3. IOF Employees: