Anmeldung /Arbeitsbeginn am IAP

Ausgabe eines Anmeldeformulars mit Angaben und Unterschrift durch den Gruppenleiter. Auf dem Formular ist vermerkt, wohin sich zu wenden und in welcher Reihenfolge die Anmeldetour zu absolvieren ist. Den fertig ausgefüllten Anmeldebogen im Sekretariat zum Verbleib in der Personalakte abgeben.

Personen mit Promotionsabsicht melden sich bitte umgehend im doc-in Portal für Promovierende der FSU Jena an; weitere Informationen unter doc-in

Abmeldung / Beschäftigungsende am IAP

Meldung im Sekretariat (S. Rockstroh), Ausfüllen des Abmeldebogens. Wichtig ist dies z.B. für mögliche mögliche Postnachsendungen, Alumnuskontakt, aber auch Rückgabe von Transponder, Büchern und THOSKA-Leistungen.

Arbeitsplatz

… wird durch den Gruppenleiter zugewiesen

Arbeitsvertrag

Kontakt: Sabine RockstrohSekretariat.IAP

• Tarifbeschäftigte unterschreiben Arbeitsvertrag vor Aufnahme Ihrer Tätigkeit im Hauptgebäude der Friedrich-Schiller-Universität im Personaldezernat
• das Personaldezernat informiert via E-Mail, wann der Vertrag zur Unterschrift vorliegt
• über benötigte Unterlagen zum Vertragsabschluss informiert das Personaldezernat; die Unterlagen sind aber auch unter Formulare dort abrufbar

Aktuell: im Lockdown werden die Arbeitsverträge zugeschickt. Der Vertrag muss dann vor Arbeitsbeginn per Post unterschrieben zurückgeschickt werden oder in den Fristenbriefkasten am Universitätshauptgebäude (Leutragraben) eingeworfen werden.

Arztbesuche

Kontakt: Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP

Grundsatz: Arztbesuche und medizinische Behandlungen (z.B: Physiotherapie) während der Arbeitszeit bedürfen der vorherigen Zustimmung des Vorgesetzten.

Ausleihen von Geräten

Kontakt: Bodo Martin

Bestellungen und Beschaffungen

Kontakt: Carola SteinbergSekretariat.IAP

• ausführliche Informationen: \shared\1_Formulare/Beschaffung/Infos_Regeln/Beschaffungsregeln FSU.pdf
• Bestellformulare: \shared\1_Formulare\Beschaffung\
• alle Lieferscheine bitte sofort im Sekretariat abgeben oder in den Briefkasten am Postschrank des IAP im Foyer einwerfen: darauf Datum, lesbaren Namen und Unterschrift vermerken!!

Bestellungen < 1.000€ netto: Direktkauf

(werden durch Sekretariat IAP ausgelöst)

• Bestellformular ausfüllen
  • Lieferant / Firma, E-Mail Adresse
  • Bearbeiter, Telefon, e-mail; Arbeitsgruppe (Zuordnung der Lieferung !!!)
  • Artikelliste und Einkaufsbedingungen (Rabatt, MwSt., Skonto, Versandkosten etc.)
  • Kostenträger und Ausgabeart
• zusammen mit 1 Angebot per E-Mail an mailto:sekretariat.iap@uni-jena.de senden

Ausnahme: Bestellungen ins nicht-EU-Ausland müssen über das Dezernat Finanzen und Beschaffung der FSU ausgelöst werden (siehe Bestellungen 1.000€ bis 20.000€ netto: Verhandlungsvergabe)

Bestellungen 1.000€ bis 20.000€ netto: Verhandlungsvergabe

(werden zentral durch Dezernat Finanzen und Beschaffung der FSU ausgelöst)

• Bestellformular ausfüllen
  • Lieferant / Firma
  • Empfängername bei Lieferadresse (z.Hd.)
  • Bearbeiter, Telefon, E-Mail Adresse
  • Fachbereich / Projekt (entspricht Kostenträger)
  • Institut / Ausgabeart
  • bei Geräten: falls Neuanschaffung, Anlagenklassifikation angeben, falls Werterhöhung zu oder Reparatur von bestehendem Gerät, dessen Inventarnummer
  • Artikelliste und Einkaufsbedingungen (Rabatt, MwSt., Skonto, Versandkosten etc.)
• zusammen mit mindestens 3 Vergleichsangeboten per E-Mail an iap@uni-jena.de senden
• Fehlangebote (Absagen) und Anfragen ohne Antwort nach angemessener Wartezeit mit Terminsetzung zählen als Angebot, entsprechende Belege (z.B. E-Mails) sind beizulegen
• falls weniger als 3 Angebote beschaffbar oder sinnvoll, ist eine belastbare und belegte Begründung erforderlich (z.B. Kompatibilität zu bestehenden Geräten / Prozessen), die in Bemerkungen / Anlagen eingetragen werden kann
• falls Begründung mehr Platz benötigt als auf Formular vorhanden, dann Erklärung mit Briefkopf des jeweiligen AG Leiters und dessen Unterschrift
• bei Bestellungen ins nicht-EU-Ausland ist unter email-Adresse zusätzlich zoll@uni-jena anzugeben

Bestellungen > 20.000€ netto: Ausschreibung

• Ausschreibung erforderlich
• direkte Absprache des Vorgehens mit dem Dezernat Finanzen und Beschaffung der FSU
• nach Ausschreibungsende und Zuschlagserteilung Vorgehen wie bei Verhandlungsvergabe, aber ohne Vergleichsangebote mit Vermerk auf die Ausschreibung

Sonderfälle

IT-Technik, Software: Bestellung über IT- Verantwortlichen (B. Martin)

Büro- und Geschäftsbedarf: Bestellung über Sekretariat (SKontakt: Sekretariat. RockstrohIAP)

Raumausstattung, Möbel: Bestellung über Technische Leitung (B. Martin Kontakt: Sekretariat.IAP)

Chemikalien: Bestellung über autorisierte Personen (IAP: B. Martin, S. Abbe, IPHT-Reinraum: D. SchelleKontakt: ?)

Literatur: Bestellauftrag an Sekretariat à Beschaffung über THULB à Formular verwenden

Werkstattaufträge FSU Jena: siehe Werkstattaufträge

Keine Bestellungen über Amazon u.ä. möglich!

Betriebsausflug

Allgemeine Informationen

• zuständigen Vorgesetzten rechtzeitig informieren
• zur Erhaltung des Unfallschutzes: hinreichend großer Teilnehmerkreis (Charakter einer Gemeinschaftsveranstaltung), Veranstaltung wird durch den betreffenden Leiter erkennbar getragen, Ausflug mit der gesamten jeweiligen Organisationseinheit
• Universitätsbetrieb darf nicht beeinträchtigt werden

Bibliothek am IAP

Kontakt: Carola SteinbergSekretariat.IAP

Institutsbibliothek befindet sich im 3. OG des Institutshauptgebäudes im Druckerraum. Eine Liste aller am IAP ausleihbaren Bücher befindet sich unter shared/7_Bibliothek. Ausgeliehene Literatur wird in eine elektronische Leihliste durch C. Steinberg eingetragen.

Büro- und Laborbeschriftung

Kontakt: Ira Winkler / ACP-Gebäude: Rebeca Freyberg

• Verantwortung liegt bei den Arbeitsgruppen
• Beschriftungsvorlagen für Türen und Labore
• Beschilderung im ACP mit R. Freyberg abstimmen

Büromaterialausgabe

Kontakt: Carola Steinberg / Sabine RockstrohSekretariat.IAP

Ausgabe täglich von 10-12 Uhr im Sekretariat Raum 308, 3. OG oder auf Anfrage telefonisch / via E-Mail.

Dienstgang (innerhalb des Dienstortes)

Kontakt: Sabine RockstrohSekretariat.IAP

Beginn und Ende sind dem Vorgesetzten mitzuteilen und im Dienstgangbuch im Sekretariat einzutragen (Wegeunfallversicherung!)

Dienstreisen

Kontakt: Anja KlugeSekretariat.IAP

Formulare: \shared\1_Formulare\Dienstreisen

Allg. Informationen: https://www4.uni-jena.de/reisekosten

Anträge

• Antragsstellung mit Formular mindestens 14 Tage vor Reisebeginn, bei Auslandsreisen wegen Flugbuchungen mind. 3 Monate
• Unterschrift vom Gruppenleiter mit Angabe der Finanzierung
• Mietwagen und Privat PKW müssen im Dienstreiseantrag begründet werden (bitte Namen der Mitfahrer angeben und prüfen ob evtl. Bahnfahrten mit Sparpreisen günstiger sind)
• Auf Auslandsdienstreisen hat jeder Mitarbeiter eine Entsendebescheinigung (A1-Bescheinigung) mitzuführen; ansonsten drohen hohe Bußgelder von mehreren 1.000 Euro, die der Reisende selbst trägt.
• Im Falle dringender kurzfristiger Reisen muss nachgewiesen werden, dass die rechtzeitige Beantragung nicht möglich war. Dies sollte im Vorfeld mit der Reisekostenstelle der FSU abgeklärt werden

Abrechnung

• Abgabe des Abrechnungsformular spätestens 2 Monate nach Reiseende bei A. Kluge (Drei-Monatsfrist beachten, d.h. die Abrechnung inkl. aller Belege muss 3 Monate nach Reiseende bei der Reisekostenstelle vorliegen; ansonsten keine Erstattung)
• Abgabe aller Originalbelege (persönliche Einzelbelege, keine Sammelrechnungen)
• Abrechnung auch, wenn keine eigenen Kosten entstanden sind, aber die Uni in Vorkasse gegangen ist (Flug, Bahn ö.ä.)

Tickets

Bahntickets: selbstständig buchen; private Bahncards werden nicht erstattet; Business BahnCards können bei der Reisekostenstelle beantragt werden

Flugtickets: werden vorrangig über vertraglich gebundene Reisebüros der FSU Jena mit Firmenkreditkarte durch A. Kluge gebucht. In Ausnahmefällen (vorherige Absprache mit A. Kluge) können diese mit Vorkasse selbstständig gebucht werden (ggf. Dienstreiseantrag mit Kostenvorschuss beantragen).

Tagessätze / Übernachtung

Maximale Tagessätze für In- und Ausland sowie max. Kosten pro Übernachtung beachten:
https://www4.uni-jena.de/Gesetze.html

Übernachtungskosten, welche Höchstbeträge überschreiten, sind nur erstattungsfähig, wenn von der Reisekostenstelle vor Dienstreisebeginn triftige Gründe anerkannt wurden (Begründung per E-mail an die Reisekostenstelle: reisekosten@uni-jena.de, Genehmigung zusammen mit der Abrechnung einreichen).

Vorschuss

• Vorschussanträge bitte gleich mit Dienstreiseantrag stellen
• Reisekosten-Vorschuss mit Formular beantragen, Abgabe bei A. Kluge
• wissenschaftliche Hilfskräfte beantragen Vorschuss über den betreuenden Hochschullehrer (ab 50 EUR möglich)

E-Mail Account, dienstlich (FSU)

Kontakt:portal.uni-jena.de

Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages im Dezernat für Personalangelegenheiten muss sich der/die neue Mitarbeiter*In entweder persönlich oder online beim Universitätsrechenzentrum (URZ) anmelden.

Eine Universitätsemailadresse ist für die Handlungsfähigkeit unbedingt erforderlich (auch für Kolleg*Innen, die hauptsächlich am IOF arbeiten, jedoch über die FSU eingestellt sind), z.B. für

• Benachrichtigungen der Dezernate der FSU (z.B. zum Arbeitsvertrag)
• Zugang zum Intranet der FSU Jena
• Zugriff auf Fachdatenbanken im Universitätsnetz (z.B. Literaturrecherche)
• WLAN Zugang über Eduroam an vielen Universitätsstandorten
• Zugang zu Software über das URZ (Endnote, Sophos …)
• Berechtigung, für Studenten- bzw. Lehrlizenzen zur Privatnutzung
• Zugang zu Rechnerpools

Einweisung/ Sicherheitsunterweisung

Kontakt: Bodo Martin / Daniel FüßelSicherheit.IAP

Die erstmalige Sicherheitsunterweisungen sind über die e-Mailadresse: sicherheit_iap@uni-jena.de anzumelden. Die Transponderausgabe erfolgt erst NACH der Sicherheitsunterweisung.

• jährliche Wiederholungsunterweisung erforderlich; Angebot von 2 Terminen pro Jahr
• Laboreinweisung / spez. Belehrung nach Absprache

Honorar- bzw. Werksverträge / Dienstleistungen

• Abwicklung über Beschaffungspozess
• Anzuwenden auf natürliche selbständig tätige Person (Auftragnehmer), die verpflichtet werden soll, eine Dienst-, Werk- oder andere Leistung zu erbringen, die nicht Gegenstand eines Arbeitsverhältnisses mit der FSU ist
• Bitte ca. 4 Wochen vor Leistungstermin Beschaffungsprozess initiieren
• Hilfestellung: Merkblatt „Werk- und Honorarvertrag“

Jobticket

Kontakt/Informationen: Dezernat 5, Reisekostenstelle

Es besteht die Möglichkeit, ermäßigte Streckenzeitkarten (Rabattstufe 10 %) des „Verbundtarifs Mittelthüringen (VMT)“ zu erwerben. Möglich sind Jahreskarten mit Einmalzahlung oder Jahreskarten mit monatlicher Zahlungsweise. Monatskarten sind nicht möglich. Mit dem „Citytarif Jena“ sind auch Jahreskarten für das Stadtgebiet Jena (Bus/ Straßenbahn) möglich.

Krankmeldung

Kontakt: Sabine RockstrohSekretariat.IAP

• unverzügliche Mitteilung an AG-Leitung und an das Sekretariat des IAP (E-Mail an uni-jena.de, Telefon: 9-47800) mit der voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit
• Dauer >3Tage: ärztliche Bescheinigung muss innerhalb der ersten 3 Arbeitstage im Sekretariat vorliegen
• Wiederaufnahme der Tätigkeit dem Sekretariat per E-Mail mitteilen

Online Konferenzen

Kontakt: Anja KlugeSekretariat.IAP

Zustimmung und Projektnummer vom Vorgesetzten vor Registrierung einholen (vorzugsweise per E-mail), dies zusammen mit folgenden Unterlagen beim Sekretariat (per E-mail an sekretariat.iap@uni-jena.de) einreichen:

• Rechnung (Rechnungsadresse der FSU angeben),
• Registrierungsnachweis, Teilnahmenachweis (z.B. bei Präsentation)
• wenn Zahlung nur über Kreditkarte, PayPal o.ä. möglich, wird ein Zahlungsnachweis (Kreditkartenauszug, Kontoauszug o.ä.) sowie Rechnung an Mitarbeiter erforderlich

Post / Lieferungen

Kontakt: Sabine Rockstroh, Carola SteinbergSekretariat.IAP

• Abgabe von dienstlicher Ausgangspost im Sekretariat
• Formular für Sendungen mit TNT/UPS usw.: \shared\1_Formulare\
• Lieferungen im Eingang des Institutes unverzüglich auspacken und leere Behälter entsorgen (Kontakt: Martin)
• Lieferung umgehend prüfen, Vollständigkeit auf Lieferschein mit Datum, lesbarem Namen und Unterschrift vermerken und bitte sofort im Sekretariat abgeben oder in den Sekretariats-Briefkasten im Foyer einwerfen.
• Postschrank (Zugang Postfahrer) sowie Eingang des IAP (Fluchtweg) von Sendungen freihalten!

Publikationen

• kein Bestellauftrag für Publikationen, sondern online-Beauftragung beim Verlag
• Rechnung mit Rechnungsadresse der FSU Jena anfordern
• auf der Rechnung muss der Bezug zum IAP erkennbar sein (z.B. in Bemerkungen „Name, IAP“)
• die Rechnung ist entweder direkt durch den Verlag oder durch die Mitarbeiter an rechnungseingang@uni-jena.de zu schicken
• wenn die Rechnung dann das IAP erreicht, fragen die Bearbeiter nach, aus welcher Kostenstelle die Finanzierung erfolgt

Promovierende

Alle Mitarbeiter*Innen mit Promotionsabsicht erhalten in einer Onboarding-Veranstaltung (dazu wird persönlich eingeladen) weitergehende Informationen zu den Themen: Promotionsverlauf, Anforderungen, nächste Schritte, etc… Diese Informationen sind auch unter \shared\6_PhD students nachzulesen.

Es wird jedoch gebeten, sich umgehend im doc-in registrieren, auch wenn noch keine Betreuungsvereinbarung vorliegt.

Das doc-in ist das Promovierendenportal der FSU Jena und bietet:

• Hilfestellung bei den Anträgen zur Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand und zur Immatrikulation
• die Dokumentation Ihres Status als Doktorand*In und damit Zugang zu Angeboten der Universität für Promovierende
• eine aktuelle Übersicht über den Stand Ihres Promotionsverfahrens
• bei Interesse: Regelmäßige Informationen der Universität für Promovierende und zu Angeboten der Graduierten-Akademie

Rechentechnik am IAP

Kontakt: Patrick Kabis, Bodo MartinIT.IAP

Alle Belange bzgl. Hard- und Software, Zugangsdaten, Eintragung in interne Mailinglisten mit B. Martin / P. Kabis absprechen.

Reinraumzugang

Kontakt: Uwe Zeitner ?

• Zugang IPHT-Reinraum
  • Erklärung zur Notwendigkeit des Zuganges bei U. Zeitner
  • Ausfüllen des Formulars, alle relevanten Dokumente dazu sind hier nachlesbar
  • Sicherheitsunterweisung und Transponder durch IPHT: Wolfgang Morgenroth, bitte zusätzlich ausfüllen: Nutzungsvereinbarung
• Zugang IOF-Reinraum:
  • Anträge zur Aufenthaltsgenehmigung am IOF werden grundsätzlich über die AG-Leitung gestellt, die das weitere Vorgehen erklärt

Stundennachweise

Kontakt: Sabine RockstrohSekretariat.IAP

Stundennachweise müssen geführt werden durch:

• alle Mitarbeiter mit geringfügiger Beschäftigung (< 450 Euro)
• alle technischen Mitarbeiter (Umsetzung in Absprache mit dem direkten Vorgesetzen)
• wissenschaftliche Mitarbeiter, deren Finanzierung aus Projekten der EU, des Landes Thüringen des BMWI der Auftragsforschung erfolgt

Thoska-Card

Kontakt: Thoska Büro der FSU

Multifunktionskarte für Mitarbeiter*Innen und Studierende, z.B.

• Mitarbeiterausweis der FSU Jena
• Nutzung in den Mensen und Bibliotheken der FSU
• Nutzung von Kopier- und Druckgeräten der FSU
• zum Teil Zugangstransponder von Universitätseinrichtungen (z.B. Parkplätze)

Beantragung erfolgt persönlich (nicht mehr automatisch), Formular und Informationen hier.

Transponder

Kontakt: Bodo Martin (IAP) / Rebeca Freyberg IT.IAP (ACP)

Ausgabe bei B. Martin bzw. R. Freyberg nach Anmeldung durch den Betreuer und mit Anmeldeformular.

Bei Arbeitsvertragsende bitte Transponder wieder dort abgeben!

Umfragen/ Doodle

Sollen betriebsinterne Umfragen durchgeführt werden, bitte aus Gründen Datenschutzes anstatt Doodle das Tool des Deutschen Forschungsnetzes DFN benutzen.

Unfallmeldung

Kontakt bei Fragen: Sabine Rockstroh, Carola Steinberg: Sekretariat.IAP

Formular: zentraleselektronisches Verbandbuch der FSU Jena

Bei Arbeits-, Wege- und Dienstunfällen muss unbedingt eine Unfallmeldung erfolgen, die eigenständig in das elektronische Verbandsbuch einzutragen ist!

Urlaub

Kontakt: Sabine RockstrohSekretariat.IAP

Formulare: Urlaubsscheine im Sekretariat

Urlaubsschein mindestens 14 Tage vor dem Urlaub ausfüllen und vom AG-Leiter unterschreiben lassen, Abgabe und Aufbewahrung im Sekretariat.

Videokonferenzen

Kontakt: Bodo Martin, Patrick Kabis

Neben den browserbasierten Systemlösungen, die seitens des IAP genutzt werden (Microsoft Teams, Zoom..), bietet das Multimediazentrum der FSU Jena weitere Konferenzlösungen an. à Weiterführende Informationen

Vorlagen

• HanFRIED, das digitale Handbuch der FSU Jena für Formulare, Rechtliches, Informationen, Einrichtungen und Dokumente: https://www.hanfried.uni-jena.de/, Anmeldung mit UNI-Login
• IAP: Briefe, Faxe, Poster, Vortragsfolien, Stellenausschreibung, Lageplan, offizielle Logos: \shared\2_Vorlagen

Webseiten

Kontakt: Ira Winkler

• Eintragung von Mitarbeitern mit Telefon-, Raumnummer und E-Mailadresse (Anmeldebogen), allg. Infos das Institut betreffend (Publikationen, News, Preise, etc.)

Bitte auch spätere Änderungen z.B. bei Raum- und Telefonnummern mitteilen!

Weiterbildung

Kontakt: Ira Winkler

Grundsätzlich sind Weiterbildungen von Mitarbeitern gewünscht und werden gefördert.

• Informationen und Angebote für alle --> hier
• Angebote für Lehrende bei Lehrelernen
• Angebote für Promovierende und Postdocs über Graduierten Akademie (GA)
• Bei darüber hinaus gehendem Bedarf bitte an I. Winkler wenden.
• Weiterbildungen müssen mit dem AG-Leiter abgesprochen werden, Anmeldung mittels Fortbildungsantrag

3 Fälle werden unterschieden:

• Dienstlich veranlasste Fortbildung sowie Fortbildung im dienstlichen Interesse

• Dienststelle übernimmt die Kosten der Fortbildung und die anfallenden Reisekosten nach Maßgabe des Thüringer Reisekostengesetzes (siehe Dienstreisen)
• Teilnahme an der Fortbildungsmaßnahme gilt als Arbeitszeit
  • Fortbildung mit teilweise dienstlichem Interesse
• teilweise zeitliche und finanzielle Eigenbeteiligung des Teilnehmenden
• über Grad des dienstlichen Interesses entscheidet der Vorgesetzte
  • Fortbildung ohne dienstliches Interesse
• Teilnehmer trägt Kosten und zeitlichen Aufwand selbst

Weiterbildungsurlaub/ Bildungsfreistellung:

Beschäftigte haben Anspruch auf Bildungsfreistellung (bis 5 Tage/Jahr). Das Arbeitsentgelt wird weitergezahlt, die Kosten trägt der/die Beschäftigte. Ein Eintrag auf Urlaubsschein im Sekretariat ist notwendig.

Zu beachten:

• 6 Monate an der FSU beschäftigt
• Antrag auf Bildungsfreistellung  Stellungnahme des Fachvorgesetzten; mindestens 8 Wochen vor Beginn der Bildungsveranstaltung beantragen
• eine Bescheinigung über die Anerkennung der Bildungsveranstaltung (der Träger der Bildungsveranstaltung hat dem/der Beschäftigten das Vorliegen der Anerkennung zu bescheinigen)
• Beschreibung/weiterführende Informationen zu der Bildungsveranstaltung

Werkstattaufträge

Kontakt: Carola Steinberg / Katrin TischnerSekretariat.IAP

Formulare: \shared\1_Formulare\Beschaffung\Formulare\04_Werkstattauftraege

• Ausfüllen der entsprechenden Vorlage der Werkstätten, dabei unbedingt die vollständige Kostenstelle beim Projektleiter erfragen und eintragen
• als Anhang an iap@uni-jena.de schicken, wo dann alles weitere erledigt wird

Registration – before starting work

You will get a registration form from your supervisor at the first day. The form indicates which data we need and whom to contact in order in which the registration tour is to be completed. Return the completed registration form to the secretary's office to be kept in the personnel file.

Persons intending to do a doctorate should register immediately in the doc-in portal for doctoral students of the FSU Jena; further information under doc-in

Sign-out / End of employment

Contact: Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP
Notification at the secretary's office, completion of the IAP Abmeldeformular. This is important e.g. for possible post refunds, alumni contact, return of transponder, Books and THOSKA-Services.

Accident report

Contact for questions: Sabine Rockstroh, Carola Steinberg Sekretariat.IAP

Form: Central electronic first-aid book (German: Verbandbuch)

An accident report must be submitted by everyone in the event of accidents at work or on the way to work!

Assembling shop orders

Contact:Carola Steinberg/Katrin Tischner Sekretariat.IAP

Forms: \shared\1_Formulare\Beschaffung\Formulare\04 Werkstattauftraege

• fill in templates of the appropriate workshops, in doing so fill in the entire cost unit number desperately; to enquire at the project leader (e.g. 079010/501)
• send it as an attachment to iap@uni-jena.de, anything else will be done by the secretary´s office

Briefing / safety briefing

Contact: Bodo Martin / Daniel FüßelSicherheit.IAP

The first safety briefings must be registered via the e-mail address: sicherheit_iap@uni-jena.de. Transponders will be given only AFTER the safety briefing.

• annual refresher training required; offer of 2 dates per year.
• Laboratory instruction/special instruction by arrangement

Business absence (within the place of employment - FSU)

Contact: Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP

Start and end must be communicated to the supervisor and be written into a book at the secretary´s office (travel accident insurance!).

Business E-Mail Account (FSU)

Contact: portal.uni-jena.de

After signing the employment contract in the Personnel Department, the new employee must register either in person or online with the University Computer Centre (URZ).

An university email address is indispensable (also for colleagues who mainly work at the IOF, but are employed by the FSU), as important information is disseminated about it and only so that an inscription can be made on the FSU web pages. Further advantages:   

• external access to databases in the university network
• WLAN access via Eduroam at many university locations
• Access to software via the URZ (Endnote, Sophos …)
• authorization for student or teaching licenses for private use
• access to computer pools

Business trips

Contact:Anja Kluge Sekretariat.IAP

Forms: \shared\1_Formulare\Dienstreisen

General information: https://www4.uni-jena.de/reisekosten

Applications

• application for permit at least 14 days prior to departure, at least 3 months for trips abroad due to flight bookings
• signature of the group leader with indication of funding
• Rental cars and private cars must be justified in the business trip application (please state the names of the passengers and check whether rail travel with economy fares is cheaper).
• On international business trips, every employee must carry a secondment certificate (A1 certificate); otherwise there is a risk of high penalties of several 1,000 euros, which the traveler himself must pay if he does not follow the rules.
• In case of urgent short-term travel, it must be proven that the timely application was not possible. This should be clarified in advance with the FSU Travel Expense Centre.

Accounting

• submission of the Invoicing Form no later than 2 months after the end of the trip to A. Kluge (please note the 3-month deadline, which means that the invoice including all receipts must be submitted at the travel cost centre 3 months after the end of the trip, otherwise no refund)
• delivery of all original documents (personal individual receipts, no collective invoices)
• accounting, even if no own costs have arisen, but the university has gone into prepayment (flight, train, etc.)

Tickets

Train tickets: book by yourself; private BahnCards will not be reimbursed; Business BahnCards can be applied for at the Travel Cost Center

Airline tickets: are primarily booked by A. Kluge through contractually bound travel agencies of the FSU Jena with company credit card. In exceptional cases (prior consultation with A. Kluge), these can be booked independently with advance payment (if necessary, apply for business trip application with advance payment of costs).

Daily rates / overnight stay

Note maximal costs per night for home and abroad: https://www4.uni-jena.de/Gesetze.html

Accommodation costs that exceed maximum amounts are eligible only if the Travel Cost Center has accepted your valid reasons before travel start (explanation of the exceeded costs by e-mail to the Travel Cost Center: reisekosten@uni-jena.de, submit authorization together with the invoice later)

Expense advance for travel

-     please asks for advances immediately when you submit your travel application

-     request travel advance with form, submit to A. Kluge

-     research assistants apply for advance at their supervising professor (start form 50 EUR possible)

Cleanroom access

Contact: Uwe Zeitner ?

Access IPHT clean room

• Declaration of the necessity of access to U. Zeitner
• Filling in the form, all relevant documents can be read here
• Security briefing and transponder by IPHT: Wolfgang Morgenroth, please fill in additionally: User agreement

Access IOF clean room:

• Requests for permission to stay at the IOF are basically made through the supervisor, who will explain the further procedure.

Computer technology at the IAP

Contact: Patrick Kabis, Bodo Martin IT.IAP

All matters concerning hard- and software, access data, registration in internal mailing lists have to be discussed with B. Martin / P. Kabis.

Doc-in

//doc-in.uni-jena.de

... is the doctoral portal of the FSU Jena and offers:

• assistance with applications for acceptance as a doctoral student and matriculation
• the documentation of your status as a doctoral student and thus access to the university's offers for doctoral students
• a current overview of the status of your doctoral procedure
• on interest: Regular information from the University for doctoral students and on offers from the Graduate Academy

Please register immediately all employees who intend to do a doctorate in the doc-in, even if there is no support agreement yet. This is important for a comprehensive survey of all doctoral candidates. The portal can then differentiate between different statuses (interested party/applicant/approved).

Doctor visits

Contact:Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP

General principle: Even in the case of medical treatment, the employee may only be absent from work with the prior consent of the supervisor.

Employment contract

Contact: Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP

• before starting work, funded employees have to sign their contract in the main building of the FSU at Personaldezernat (Department of Human Resources)
• The department will inform you by e-mail when the contract is available for signature.
• The department will inform you also about the documents required for the conclusion of the contract; the documents are also available there under forms.

Currently: in the lockdown, the employment contracts are sent. The contract must then be signed and placed in the locker mailbox at the main university building (Leutragraben).

Equipment lending

Contact: Bodo MartinIT.IAP

It is possible to borrow laptops and beamers from the IAP against a loan bill. If technical equipment leaves the IAP (e.g. also to the IOF), this must also be reported to B. Martin and to be documented there.

Honorary or work contracts / services

• Processing via order - procurement process
• To be applied to natural self-employed persons (contractors) who are to be obligated to provide a service, work or other performance that is not the subject of an employment relationship with the FSU.
• Please initiate the procurement process approx. 4 weeks before the date of performance.
• Help: Leaflet „Werk- und Honorarvertrag“

Job ticket

Contact/Information: Department 5, Travel Cost Center

It is possible to purchase reduced route time tickets (discount level 10%) of the "Verbundtarif Mit-telthüringen (VMT)”. Possible are annual tickets with one-time payment or annual tickets with monthly payment. Monthly tickets are not possible. With the "Citytarif Jena" annual tickets for the city of Jena (bus/tram) are also possible.

Library at the IAP

Contact:Carola Steinberg Sekretariat.IAP

The institute`s library is located on the 3rd floor of the main institute building in the printer room.

Borrowed literature will be registered in an electronic loan list by C. Steinberg

In addition, there are so-called handsets in the working groups - please ask the respective working group leader for more information.

Loan of technical equipment

Contact: Bodo Martin

It is possible to borrow laptops and beamers from the IAP. If technical equipment leaves the IAP (e.g. also to the IOF), this must also be reported to B. Martin and to be documented there.

Mail / Deliveries

Contact: Sabine Rockstroh, Carola Steinberg Sekretariat.IAP

• delivery of outgoing business mail in the secretray´s office
• form for shipments with TNT/UPS etc.: \shared\1_Formulare\
• deliveries in the entrance area of the Institute have to unpack immediately and empty boxes to dispose also immediately (Contact: Bodo Martin)
• Check delivery immediately, note completeness on delivery bill with date, legible name and signature and please hand in immediately at the secretary's office or put it in the secretary's mailbox in the foyer.
• Keep the mailbox (access for postal drivers) and the entrance to the IAP (escape route) free of items!

Office and laboratory labeling

Contact: Ira Winkler / ACP Building: Rebeca Freyberg

• responsibility lies with the workgroups
• templates for office doors and laboratories at the institute`s main building
• coordinate labeling in the ACP building with R. Freyberg

Online Conferences

Contact: Anja Kluge Sekretariat.IAP

Request permission and project number from supervisor prior to registration (preferably by e-mail), submit this to the Secretariat (by e-mail to sekretariat.iap@uni-jena.de) along with the following documents:

Invoice (specify FSU billing address)

• proof of registration, proof of participation (e.g. in case of presentation)
• if payment is only possible via credit card, PayPal or similar, proof of payment (credit card statement, bank statement or similar) and invoice to staff member is required

Orders and procurements

Contact: Carola Steinberg Sekretariat.IAP

detailed under  \shared\1_Formulare/Beschaffung\Infos_Regeln

purchase order forms: \shared\1_Formulare\Beschaffung\Formulare

submit all delivery notes always immediately at the secretary`s office. Note: date, readable name and signature on it!

Orders < 1000€ net: direct purchase

(will be prompted by the secretary`s office)

• fill out the purchase order form
  • Distributor (provider) / company, E-mail
  • recipient, phone number, e-mail and Research Group (correlation to the delivery!!!)
  • item list and purchasing conditions (discount, VAT, cash discount, shipping costs, etc.)
  • cost unit and issue type

send this together with 1 offer via e-mail to sekretariat.iap@uni-jena.de

Exception: Orders to non-EU countries must be initiated via the FSU Finance and Procurement Department (see Orders 1.000€ to 20.000€ net: Negotiation).

Orders 1000€ < 20.000€ netto: Limited tendering

(are initiated centrally by the Department of Finance and Procurement of the FSU)

• fill out the purchase order form
• distributor (provider) / company
• recipient`s name at the delivery address (for attention of …)
• arranger (revisor), phone number, e-mail
• department / project (corresponds to cost unit)
• institute / issue type
• in case of devices: if new acquisition, indicate the facility classification, if it is an increase in value of an existing device indicate the inventory number
• item list and conditions of purchase (discount, VAT, delivery charges etc.)

• send it along with at least 3 comparative offers by e-mail to iap@uni-jena.de
• faulty offers (cancellation) and requests remain unanswered after a reasonable waiting period count as an offer, supporting documents (e.g. e-mail) must be enclosed
• if less than 3 deals procurable or useful, a robust and documented justification is required (e.g. compatibility with existing equipment / processes), which may be registered in remarks / attachments
• if explanations need more space than available in the form, please write the argumentation on piece with letterhead of you group leader and let them sign it
• for orders to non-EU countries, the email address zoll@uni-jena.de must also be specified

Orders > 20.000€ netto: Tendering

• call for tenders required
• direct consultation with the Department 2 about the procedure
• after the end of the tender and the winning bid, the procedure is the same as for a negotiated award, but without comparative bids with a reference to the tender

Special cases

IT-Technology, Software: order via IT- manager (B. Martin).IAP

office and business needs: order via secretary´s office (SSekretariat. RockstrohIAP)

interiors, furniture: order via Technical Management (BSekretariat. MartinIAP)

chemicals: Ordering via authorized persons (IAP: BSekretariat. MartinIAP, S. Abbe, IPHT clean room: D. Schelle?)

literature: purchase order to the secretary´s office à procurement via THULB à use form

Workshop orders: inform here              No orders over Amazon etc. are possible any more!

PhD students

All employees who intend to do a doctorate will receive further information on the topics of the doctoral process, requirements, next steps, etc. at an onboarding event (to which you will be personally invited). This information can also be found at \shared\6_PhD students.

However, it is requested to register immediately in the doc-in, even if there is no supervision agreement yet.

The doc-in is the doctoral portal of the FSU Jena and offers:

• assistance with the applications for acceptance as a doctoral candidate and for enrolment
• documentation of your status as a doctoral candidate and access to the university's services for doctoral candidates
• an up-to-date overview of the status of your doctoral process
• if you are interested: Regular information from the university for doctoral students and on offers from the Graduate Academy

Publications

• no order for publications, but online order from the publisher
• request invoice with billing address of FSU Jena
• the reference to the IAP must be recognizable on the invoice (e.g. in remarks "Name, IAP")
• the invoice is to be sent either directly by the publisher or by the staff to rechnungseingang@uni-jena.de
• if the invoice then reaches the IAP, the staff will ask from which cost unit the funding comes from

Sick note

Contact: Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP

• Immediate notification to the supervisor and the secretary's office of the IAP (e-mail to uni-jena.de, phone: 9-47800) with the expected duration of the inability to work.
• Duration >3 days: medical certificate must be sent to the secretary's office within the first 3 business days.
• Notify the secretary's office of the return to work by e-mail.

Staff excursion

General information

• please inform the responsible supervisor in good time
• to maintain accident protection: a sufficiently large group of participants (character of a joint event), the event will be worn recognisably by the supervisor, excursion with the entire organizational unit
• ensure that university operations are not adversely affected

Stationery (office supplies)

Contact:Carola Steinberg / Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP

Disbursal daily from 10 -12 a.m. at the secretary´s office, room 308, 3rd floor, or on request by phone / via e-mail.

Surveys/ Doodle

If in-house surveys are to be carried out, please use the tool of the German Research Network DFN instead of Doodle.

Templates

• HanFRIED, the FSU Jena's digital handbook for forms, legal information, facilities and documents: https://www.hanfried.uni-jena.de/, UNI-Login needed
• IAP: letters, faxes, poster, slide show, official logos: \shared\2_Vorlagen

Thoska- Card

Contact: Thoska Office of the FSU Jena

Multifunctional card for employees and students, e.g.

• employee card of the FSU Jena
• use in the FSU cafeterias and libraries
• use of copying and printing devices of the FSU
• partly access transponders of university facilities (e.g. parking lots)
• application is personal (no longer automatic), form and information here.

Time sheets

Contact: Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP

Hourly records must be submitted by:

• all employees with marginal employment (< 450 Euro)
• all technical employees (realization in consultation with the direct supervisor)
• scientific employees who are financed by projects of the EU, the BMWI, State of Thuringia or by contract research

Training courses

Contact: Ira Winkler

In principle, further training of employees is desired and must be discussed and encouraged.

• information and offers for all >>> here
• offers for lecturers “Lehrelernen”
• offers for Doctoral Students and Postdocs on Graduate Academy (GA)

Please contact I. Winkler if you have any further requirements.

Further training must be agreed upon with the supervisor, registration by filling in the application for the training.

3 cases are distinguished:

o Further training for official reasons and further training in the interest of the job

• The department covers the costs of the training and the travel expenses arising in accordance with the Thuringian Travel Expenses Act (see Business Travel).
• Participation in the training is treated as working time.

o Training with partial business interest

• Partial time and financial contribution of the participant
• The supervisor decides on the degree of official interest.

o Training without job-related interest

• Participant pays costs and time expenditure himself/herself

Training leave/ educational time off:

Employees are entitled to training leave (up to 5 days/year). Salary will continue to be paid and the employee will be responsible for the costs. An entry on vacation form in the secretary's office is necessary. To be noted:

• employed at FSU for at least 6 months
• Application for training leave, including a statement from the employee's supervisor; apply at least 8 weeks prior to the start of the training event.
• A certificate of accreditation of the educational event (the sponsor of the educational event must certify to the employee that the event has been accredited).
• Description/further information on the training event

Transponder (Keys)

Contact: Bodo Martin ( IT.IAP ) / Rebeca Freyberg (ACP)

Distribution through B. Martin / R. Freyberg after application by the supervisor (application)

Please return the transponder at the end of the employment contract!

Vacations

Contact: Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP

Forms: vacation forms at the secretary´s office

Fill out vacation permit 14 days before the holiday and let it sign by the supervisor, submit it to the secretary´s office, safe-keeping of the permits there!

Video conferences

Contact: Bodo Martin, Patrick Kabis IT.IAP

In addition to the browser-based system solutions used by the IAP (Microsoft Teams, Zoom..), the Multimedia Center of the University offers other conferencing solutions. Further information

Work performance record

Contact: Sabine Rockstroh Sekretariat.IAP

Work performance records have to be recorded by:

• all employees with marginal employment (<450 €)
• all technical staff (implementation in consultation with the direct supervisor)
• academic staff, financed by the EU, the BMWI and contract research projects

Workstation

… will be allocated by the group leader / supervisor

Websites

Contact: Ira Winkler

• registration of contact information of new employees (phone, room number, e-mail address, academic degree, portrait photography) – see also at the registration form
• general and current information concerning the Institute (news, publications, awards, etc.)

Please also inform us about later changes, e.g. room and telephone numbers!