Der FAQ-Bereich bietet Ihnen ad hoc die Möglichkeit Antworten zu Ihren Fragestellungen und Problemen zu finden.

• FAQ-Bereich Finanzen und Beschaffung: Häufig gestellte Fragen - FAQ
• FAQ-Bereich Personal und Reisekosten: Häufig gestellte Fragen - FAQ

Darüber hinaus erhalten Sie technischen und fachlichen Support über den Service Desk der Uni Jena: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk
Im SAP-Kontext relevant sind hier vor allem die Service Desk Bereiche:

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Zudem gibt es in einigen Einrichtungen der Uni Jena SAP-Lots:innen. SAP-Lots:innen sind Kolleg:innen vor Ort, welche Ihnen auf kollegialer Ebene eine erste Hilfestellung geben können. Sollte es in ihrem Bereich ein SAP-Lots:in geben, wurden Sie darüber bereichsintern informiert.

In den ersten Wochen und Monaten werden wir zudem durch das Angebot einer telefonischen Anlaufstelle und Sprechstunden zusätzlichen Support leisten:

• Rufnummer für die telefonische Anlaufstelle: 03641 9 419305
  • Erreichbarkeit: Montag bis Freitag von 09:00 bis 12:00 Uhr
• virtuelle Sprechstunden: Termine finden Sie unter: https://www.uni-jena.de/universitaet/praesidium/kanzler/erp-projekt/erp-meldungen/sap-sprechstunden

Bitte geben Sie ein Ticket auf unter:  https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130?requestGroup=414143

Die Berechtigungen müssen vom Verantwortlichen des PSP-Elements (Kostenstellenverantwortlicher, Projektleiter) beantragt werden. Die Beantragung erfolgt über den Service Desk der Uni Jena unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/130/create/907

Folgende Berechtigungen sind relevant für SAP-Funktionen für die dezentralen Einheiten:

• BUDCON ohne Personalkosten
• BUDCON mit Personalkosten 
  
• Faktura APP (Rechnungsausgang) → noch nicht produktiv, Produktivsetzungstermin wird noch bekannt gegeben
• Bedarfsanforderung/Wareneingang

Hinweis: Die Berchtigung zur Beantragung und Abrechung von Dienstreisen ist eine Standardfunktion und wird jeder Mitarbeiter:in der Uni Jena mit Zugang zum SAP-System eingerichtet.

Für die dezentralen Anwendungen, welche seit 02.01.2024 in SAP zur Verfügung stehen, gibt es E-Learnings (Schritt für Schritt-Anleitungen), die Sie zum Selbstlernen auf der E-Learning Plattform datango aufrufen können. 

Die E-Learning Plattform datango erreichen Sie über folgenden Link: https://datango.uni-jena.de/login.html

Darüber hinaus stehen die Aufzeichnungen und Präsentationen der virtuellen Schulungsveranstaltungen bereit unter https://www.uni-jena.de/universitaet/praesidium/kanzler/erp-projekt/erp-meldungen/virtuelle-schulungsveranstaltungen

Zur Klärung von ihren Fragestellungen im Umgang mit dem neuen SAP System werden wir von Januar bis März 2024 Sprechstunden anbieten. Termine hierzu finden Sie unter: https://www.uni-jena.de/universitaet/praesidium/kanzler/erp-projekt/erp-meldungen/sap-sprechstunden

Ausblick:

Das SAP System wird zukünftig weiterentwickelt und ausgebaut. Das bedeutet, dass auch die Funktionen in den dezentralen Bereichen sukzessive ausgeweitet werden.

In Planung sind beispielsweise:

• Rechnungsausgang/Faktura App
• Pflege von Feststellungsbefugten/Anordungsbefugte an den PSP-Elementen durch Kostenstellenverantwortliche und Projektleiter
• Budgetumbuchungen
• Anlagenbuchhaltung (Umsetzungen/Aussonderungen)
• Personalübersicht für Fakultäten und Einrichtungen
• Personaleinstellung (Beginn mit Pilot: Auszubildende)
• Vertrags- und Dienstverhältnisse anpassen (z.B. Vertragsverlängerungen, Entfristung, Umsetzung, Austritt)
• Stammdatenpflege (z.B. Familienverhältnisse, Bankverbindung, Anschrift)
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankmeldung)
• u. a. digitale Antragsprozesse

Im Vorfeld der Produktivsetzung werden wir Sie hierzu entsprechend befähigen.

Hier finden Sie eine Übersicht aller E-Learnings, die Sie im datango Collaborator aufrufen können, um die Transaktionen in der Fiori App selbstständig zu lernen. Das selbstständige Lernen anhand der E-Learnings können Sie zu jeder Zeit während der Arbeitszeit durchführen. Den Zugang und die Handouts zu den E-Learnings finden Sie unter folgenden Links:

• E-leanrings im Bereich Finanzen und Beschaffung: E-Learnings und Handbücher
• E-leanrings im Bereich Personal und Reisekosten: E-Learnings und Handbücher

Übersicht der E-Learnings:

Zukünftig und nach den ersten Monaten Anlaufzeit grundsätzlich ja. Der primäre Weg sollte aber zukünftig immer über den Service Desk der Uni Jena gehen: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk

Insbesondere direkt nach Produktivstart möchten wir Sie bitten, die Supportstrukturen einzuhalten, da die Kolleg:innen in allen Dezernaten und Instituten gleichermaßen im neuen System Routine erlangen müssen und wenig Zeit haben, über die eigenen Aufagben hinaus, weitere Beratungen durchzuführen. 

In einigen Einrichtungen der Uni Jena gibt es SAP-Lots:innen. SAP-Lots:innen sind Kolleg:innen vor Ort, welche Ihnen auf kollegialer Ebene eine erste Hilfestellung geben können. Sollte es in ihrem Bereich ein SAP-Lots:in geben, wurden Sie darüber bereichsintern informiert.

Zusätzlich können Sie themenspezifisch die FAQs zu Rate ziehen oder die E-Learnings aufrufen, um z.B. durch eine bestimmte Transaktion durchgeführt zu werden.

• E-leanrings und FAQs im Bereich Finanzen und Beschaffung: Knowledgebase Finanzen & Beschaffung
• E-leanrings und FAQs im Bereich Personal und Reisekosten: Knowledgebase Personal & Reisekosten

Ja, die Tansaktionen und die Workflows sind auch im Support bekannt bzw. werden entsprechend an die Expert:innen weitergegeben, so dass sich hier schnelle eine Lösung zu Ihrem Problem finden lassen sollte.

In den ersten Wochen und Monaten werden wir zudem durch das Angebot einer telefonischen Anlaufstelle und Sprechstunden zusätzlichen Support leisten:

• Rufnummer für die telefonische Anlaufstelle: 03641 9 419305
  • Erreichbarkeit: Montag bis Freitag von 09:00 bis 12:00 Uhr
• virtuelle Sprechstunden: Termine hierzu finden Sie unter: https://www.uni-jena.de/universitaet/praesidium/kanzler/erp-projekt/erp-meldungen/sap-sprechstunden

In den ersten Wochen und Monaten werden wir zudem durch das Angebot von virtuellen Sprechstunden zusätzlichen Support leisten.

In den virtuellen Sprechstunden werden Ihnen Expert:innen aus den Fachbereichen der Uni Jena und der SAP-Berater Antworten auf ihre Fragen geben. Sie können in den direkten Austausch mit Spezialisten gehen, welche Ihre konkreten Anliegen beantworten können. Bei Bedarf kann die Anwendung im System über die Bildschirmteilung zeitgleich gezeigt und erklärt werden. 

• virtuelle Sprechstunden: Termine finden Sie unter: https://www.uni-jena.de/universitaet/praesidium/kanzler/erp-projekt/erp-meldungen/sap-sprechstunden

In einigen Einrichtungen der Uni Jena gibt es SAP-Lots:innen. SAP-Lots:innen sind Kolleg:innen vor Ort, welche Ihnen auf kollegialer Ebene eine erste Hilfestellung geben können. Sollte es in ihrem Bereich ein SAP-Lots:in geben, wurden Sie darüber bereichsintern informiert.

Die SAP-Lots:innen sind Ratgeber:innen, die in dem direkten Austausch für die Kolleg:innen in einer Fakutät oder eines Instituts bei grundlegenden Fragen unterstützen können. Sie geben Tipps für die Arbeit in der Fiori App oder verweisen oder leiten Ihre Anfragen an die nächste Stufe im Support  weiter. Es gibt keine zentrale Liste der Namen der SAP-Lots:innen, da die Lots:innen nur sehr niederschwellig, neben Ihren normalen Aufgaben, helfen können.

Ja, den Service Desk (Ticketsystem) nutzen wir im SAP-Kontext.

Sie erreichen den Service Desk unter:  https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk

Im Es gibt einen zentralen SAP-Kontext relevant sind hier vor allem die Service Desk Bereiche:

 https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/

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