Zunächst muss eine Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App) erfolgen. Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP

Die Genehmigungsaufgaben für den Rechnungseingang können Sie als Anordnungsbefugter oder Feststellungsbefugter in der Inbox  aufrufen.

Rechnungen müssen vom Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten des jeweiligen PSP-Elements genehmigt werden.

Alle Rechnungen werden im Zentralen Rechnungseingang vorerfasst und in den elektronischen Bearbeitungs-Workflow gegeben. Anhand der Zuordnung Ihrer Genehmigerrolle zu dem in der Rechnung benannten PSP-Element erhalten Sie in der Inbox die Aufforderung über offene Vorgänge den Hinweis, dass Sie gemäß Ihrer Rolle die Rechnung bearbeiten können. 

Sollten Sie die Rechnung per E-Mail oder in Papierform erhalten, leiten Sie die Rechnung bitte umgehend zum Zentralen Rechnungseingang weiter, damit diese im System vorerfasst werden kann. Bitte senden Sie die Rechnung via E-Mail an ????? Nach der Vorerfassung werden Sie entsprechend Ihrer Rolle aufgefordert, die Rechnung zu bearbeiten.

Ja, Sie können sich die Rechnung im System als Anhang aufrufen und sich in der Übersichtsmaske zu dem zu prüfenden Beleg alle relevanten Buchungsdaten ansehen.

In bestimmten Situationen kann es erforderlich werden sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen im Sinne einer Massenverarbeitung in SAP anzulegen und zu bearbeiten. Hierfür steht ein excelbasiertes Upload-Programm zur Verfügung, dass folgende Funktionen bietet:

• Massen-Upload von Eingangsrechnungen – Eingangsrechnungen werden über das Upload-Programm immer vorerfasst und müssen nach dem Upload im SAP-Workflowverfahren geprüft und freigegeben werden

Die Anleitung zum Ausfüllen finden Sie hier LINK und die vorprogrammierte Excel-Datei erhalten Sie im Dezernat 2. 

Über die Vertretereinstellungen können Sie die Bearbeitung durch andere Kolleg:innen aktivieren. Das E-Learning LINK respektive Handout LINK "Anlage von Vertreter:innen" erläutert, wie Sie in der Inbox in Ihren Profileinstellungen geplante und ungeplante Vertretungen anlegen können.

Das Steuerkennzeichen wird bereits im zentralen Rechnungseingang vorerfasst und festgelegt.

Die Rollen im Workflow leiten sich aus dem PSP-Element ab. Es kann sein, dass die Rechnung mit einem nicht korrekten PSP-Element erfasst wurde. In dem Fall lehnen Sie die Freigabe mit genau der Begründung ab. Dann kann die Kreditorenbuchhaltung die Kontierung nochmals prüfen.

Der Lieferschein ist entweder bereits bei der Wareneingangsbestätigung hinzugefügt worden, so dass Sie sich bei der Prüfung den Anhang anzeigen lassen können. Oder Sie möchten als Bedarfsanforderer oder Feststellungebefugter die Anlage hinzufügen. Wie Sie hierbei vorgehen, finden Sie im E-Learning bzw. Handout auf den Folien 14ff.

Zukünftig sollte der Lieferant immer die Information erhalten haben, zu Lasten welches PSP-Elementes die Rechnung gebucht wird, so dass neben der Angabe (Uni Jena-Adresse, Abteilung, Name der Ansprechperson am Institut) immer auch das PSP-Element als "Adresszusatz" in der Rechnung aufgeführt sein sollte.